Prise en charge des balises de rétention pour le calendrier et les tâches dans Exchange 2010 SP2 RU4

Article d’origine publié le mercredi 15 août 20121

Pour garantir l’adhésion aux stratégies de conformité au sein de l’environnement de messagerie, les données de messagerie doivent être classées et conservées sur des durées qui dépendent du niveau de classification choisi.

Dans Exchange 2003, le Gestionnaire de boîte aux lettres permettait de supprimer des données de messagerie, notamment des objets de calendrier et de tâches. Si les capacités du gestionnaire de boîte aux lettres étaient limitées, il offrait toutefois les avantages suivants :

• Il ignorait sans les supprimer les rendez-vous si ceux-ci étaient balisés comme étant périodiques, quelle que soit la date de fin, la date de début, la date d’envoi ou la date de dernière modification.
• Il ignorait sans les supprimer les tâches qui n’étaient pas marquées comme étant terminées.

Dans Exchange 2007, le Gestionnaire de boîte aux lettres a été remplacé par la Gestion des enregistrements de messagerie (MRM, Messaging Records Management). Les Dossiers gérés, la fonctionnalité MRM dans Exchange 2007, permettaient aux clients non seulement d’appliquer des paramètres de rétention aux dossiers par défaut (Boîte de réception et Éléments supprimés), mais également de déployer des dossiers gérés personnalisés. Ainsi, les utilisateurs trient leurs messages en les plaçant dans différents dossiers gérés, chaque dossier disposant d’un paramètre de rétention différent. Pour ce qui concerne les dossiers de calendrier et de tâches :

• Les éléments de calendrier non périodiquesexpirent en fonction de leur date de fin. Les éléments de calendrier périodiques expirent en fonction de la date de fin de leur dernière occurrence. Les éléments de calendrier périodiques sans date de fin n’expirent pas.
• Tâches non périodiques :
  • Une tâche non périodique expire en fonction de sa date de réception de message, si elle existe.
  • Si une tâche non périodique n’a pas de date de réception de message, elle expire en fonction de sa date de création de message.
  • Si une tâche non périodique n’a ni date de réception de message ni date de création de message, elle n’expire pas.
• Les tâches périodiques expirent en fonction de la date de fin de la dernière occurrence. Si une tâche périodique n’a pas de date de fin, elle n’expire pas. Une tâche de régénération (qui est une tâche périodique qui se régénère dans un délai spécifique suivant la fin de l’instance précédente de la tâche) n’expire pas.

Gestion des enregistrements de messagerie dans Exchange 2010

Exchange 2010 a lancé Messaging Records Management 2.0 et l’infrastructure de stratégies de rétention. Cette infrastructure est composée de balises et de stratégies de rétention. Les balises de rétention sont utilisées pour appliquer des paramètres de rétention aux messages et aux dossiers. Une stratégie de rétention est un groupe de balises de rétention qui peut être appliqué à la boite aux lettres. L’utilisation du terme « rétention » dans la convention d’affection de noms de MRM 2.0 est trompeuse. En effet, les balises de rétention permettent de contrôler non seulement l’expiration des éléments de la boîte aux lettres, mais également leur déplacement vers l’archive.

Dans les versions SP1 et SP2 jusqu’à la version SP2 RU3 d’Exchange 2010 RTM, MRM 2.0 ne permet d’attribuer des balises de rétention ni directement aux éléments de calendrier et de tâches ni aux dossiers de calendrier et de tâches. De nombreux clients, qui souhaitaient pouvoir utiliser cette fonctionnalité, nous ont indiqué considérer cela comme un inconvénient par rapport aux précédentes versions d’Exchange.

Au bout du compte, la conformité doit nécessairement être assurée. L’exclusion des éléments de calendrier et de tâches de l’infrastructure de stratégies de rétention signifie que les clients qui possèdent des stratégies professionnelles et/ou juridiques pour la gestion des données ne sont pas en mesure de garantir la conformité.

Prise en charge du calendrier et des tâches dans Exchange 2010 SP2 RU4 et versions ultérieures

Dans Exchange 2010 SP2 RU4, nous avons ajouté la prise en charge des dossiers Calendrier et Tâches aux stratégies de rétention.

Si vous utilisez actuellement des stratégies de rétention ou si vous prévoyez d’en utiliser, cette prise en charge représente des implications importantes pour votre environnement de messagerie.

1. Dans Exchange 2010 SP2 RU4, les administrateurs peuvent créer des balises de rétention via la ligne de commande pour utiliser les dossiers par défaut Calendrier et Tâches. Les actions de rétention prises en charge sont les suivantes : DeleteAndAllowRecovery, PermantlyDelete, MarkAsPastRetentionLimit et MovetoArchive.
2. Les balises de stratégie par défaut servant à déplacer ou supprimer des éléments ne s’appliquent pas aux dossiers Calendrier et Tâches.

Expiration des éléments Calendrier et Tâches

Les éléments Calendrier et Tâches sont différents des éléments de message. Lorsqu’un élément Calendrier ou Tâche est enregistré, il est horodaté avec ses propriétés spécifiques. Pour faire en sorte qu’aucun conflit ne se produise entre l’Assistant Dossier de boîte aux lettres et l’attribution des propriétés par défaut au cours d’un événement d’enregistrement automatique, l’Assistant Dossier de boîte aux lettres ne traite pas immédiatement les éléments Calendrier et Tâches. Il retarde leur traitement de 2 heures (par rapport à l’heure de la dernière modification de l’élément ou, s’il n’y a pas eu de modification, sur l’heure de sa création).

Contrairement aux éléments de messagerie, les utilisateurs finaux ne peuvent attribuer d’autres balises de rétention ni aux dossiers Calendrier et Tâches ni aux éléments Calendrier et Tâches. En d’autres termes, les balises de rétention de calendrier et de tâches sont uniquement contrôlées par un administrateur.

Voici, ci-dessous, la logique utilisée pour déterminer le date de début de l’expiration ou du déplacement vers l’archive des éléments Calendrier dans le dossier Calendrier :

1. Les éléments Calendrier non périodiques expirent (ou se déplacent vers l’archive) en fonction de leur date de fin.
2. Les éléments Calendrier périodiques expirent (ou se déplacent vers l’archive) en fonction de la date de fin de leur dernière occurrence. Les éléments Calendrier périodiques sans date de fin n’expirent ni ne se déplacent vers l’archive.
3. Si un élément du dossier Calendrier n’a pas un type d’élément propre, il est ignoré (car il est probablement endommagé).

La logique suivante est utilisée pour déterminer la date de début de l’expiration ou du déplacement vers l’archive des éléments Tâches dans le dossier Tâches :

1. Tâches non périodiques :
   1. Une tâche non périodique expire (ou se déplace vers l’archive) en fonction de sa date de réception de message, si elle existe.
   2. Si une tâche non périodique n’a pas de date de réception de message, elle expire (ou se déplace vers l’archive) en fonction de sa date de création de message.
   3. Si une tâche non périodique n’a ni date de réception de message ni date de création de message, elle n’expire ni ne se déplace vers l’archive.
2. Les tâches périodiques expirent (ou se déplacent vers l’archive) en fonction de la date de fin de leur dernière occurrence. Si une tâche périodique n’a pas de date de fin, elle n’expire pas (et ne se déplace pas vers l’archive).
3. Une tâche de régénération(qui est une tâche périodique qui se régénère dans un délai spécifique suivant la fin de l’instance précédente de la tâche) n’expire pas (ou ne se déplace pas vers l’archive).
4. Si un élément du dossier Tâches n’a pas un type d’élément propre, il est ignoré (car il est probablement endommagé).

Avant de déployer Exchange 2010 SP2 RU4

La prise en charge du calendrier et des tâches dans Exchange 2010 SP2 RU4 signifie que vous devez traiter ce correctif cumulatif différemment. Si vous n’utilisez pas de stratégies de rétention ou si cela ne vous ennuie pas que les éléments Calendrier et Tâches soient déplacés vers l’archive ou supprimés automatiquement sur la base des paramètres de balises de stratégie par défaut, vous pouvez ignorer la suite de ce billet.

En revanche, si vous vous sentez concerné par les effets que cette nouvelle fonctionnalité aura sur vos éléments Calendrier et Tâches, vous pouvez mettre en place les solutions de contournement temporaires suivantes :

Si vous souhaitez que les éléments Calendrier et Tâches n’expirent jamais, vous pouvez désactiver la fonctionnalité dans Exchange 2010 SP2 RU4. Ajoutez la clé de registre suivante à vos serveurs de boîtes aux lettres :

• Chemin : HKLM\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\MSExchangeMailboxAssistants\Parameters
• Nom : ELCAssistantCalendarTaskRetentionEnabled
• Type : DWORD
• Valeur : 0= Ne pas traiter les dossiers Calendrier et Tâches
• Valeur : 1 = Traiter (valeurs par défaut pour RU4)

Si vous souhaitez que les dossiers Calendrier et Tâches expirent à un intervalle différent des balises de stratégie par défaut, procédez de la façon suivante :

1. Activez le blocage de rétention pour toutes les boîtes aux lettres
2. Appliquez Exchange 2010 SP2 RU4 à vos serveurs de boîtes aux lettres.
3. Créez des balises de stratégie par défaut pour les dossiers Calendrier et Tâchesen définissant les paramètres de rétention souhaités.
4. Informez les utilisateurs de la modification.
5. Une fois terminé, désactivez le blocage de rétention pour toutes les boîtes aux lettres.

Conclusion

Nous sommes heureux d’avoir réussi à apporter au produit cette fonctionnalité tellement attendue. Si vous avez des questions, faites-nous le savoir.

Ross Smith IV
Responsable principal du programme
Exchange Customer Experience

Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. La version originale est disponible à la page Calendar and Tasks Retention Tag Support in Exchange 2010 SP2 RU4