Telefónica convierte a Microsoft Lync en la pieza central de su estrategia de comunicaciones unificadas
Microsoft
12 de febrero de 2014, 9:00 a. m.
Andrew Dacombe , responsable de Movilidad empresarial, Telefónica
Telefónica S.A. es un proveedor español de banda ancha y telecomunicaciones que ofrece soluciones de comunicaciones, información y entretenimiento a más de 315 millones de clientes de Europa, Estados Unidos y Latinoamérica. Es el quinto mayor proveedor de red móvil del mundo. Andrew Dacombe, responsable de Movilidad empresarial de Telefónica, habla sobre el trayecto de la empresa para desarrollar su visión de comunicaciones unificadas con Microsoft Lync como pieza central.
En una empresa con 140 000 empleados que hablan seis idiomas y trabajan en 26 países, la comunicación es un aspecto fundamental, máxime cuando se trata del mercado de las telecomunicaciones, en constante evolución y con la competitividad como característica principal. En Telefónica, nos hemos marcado el objetivo de implementar una visión de comunicaciones unificadas (Unified Communications, UC) gracias a la cual los empleados puedan colaborar en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
Hace dos años, Telefónica usaba distintas versiones de tecnologías de colaboración de Microsoft (Office Live Communications Server, Office Communications Server y Lync Server) para la mensajería instantánea y las conferencias internas, así como una combinación de herramientas de terceros para las conferencias de audio y las conferencias externas. Así, nos encontrábamos con islas dotadas de fabulosa tecnología, pero desconectadas entre sí. Solo se podía hablar con alguien que estuviera usando la misma tecnología, lo cual suponía un problema para una organización con empleados y socios repartidos por 40 países.
Sabíamos que teníamos que solucionar el problema desde la perspectiva de los empleados, pues no podíamos imponer herramientas a nuestro personal. Por tanto, empezamos con lo que los empleados ya tenían, usaban y conocían: Microsoft Office. Las opciones de Lync están ahí, en las aplicaciones de Office, por lo que decidimos establecer como estándar la última versión de Lync, que pasaría a ser la pieza central de nuestra visión de UC.
Nuestra propuesta de valor con Lync reside en todo lo que hace y hace bien. Si bien ningún producto del mercado es capaz de satisfacer todas las necesidades de cada organización, Lync es un fantástico producto que cumple la mayoría de nuestras necesidades empresariales y es increíblemente polifacético en lo que a funcionalidad se refiere.
Lync nos permite eliminar las "islas tecnológicas" y proporcionar a nuestro personal una mayor libertad y variedad de opciones; de este modo, pueden conciliar fácilmente su vida personal y laboral y conectarse donde, cuando y como quieran: en un concierto con su teléfono móvil, en casa con una tableta o en la oficina con un equipo de sobremesa. Por ejemplo: imagine que inicia una reunión de Lync en la oficina con su equipo de sobremesa. Si tiene que salir para ir a recoger a su hijo, puede unirse a la reunión con Lync Mobile, con un simple toque. La posibilidad de cambiar entre dispositivos es realmente importante para las personas. Como resultado, los empleados están más felices y son más productivos, lo que convierte a Telefónica en un lugar más atractivo en el que trabajar.
¿Podemos deducir de esto un mayor ahorro en cuanto a productividad? Por supuesto que sí. A continuación se presenta un ejemplo de un equipo multinacional de Telefónica. Cuando empezaron las reuniones semanales, todos seleccionaban un servicio de conferencia administrado que costaba aproximadamente un euro por minuto a cada participante. Pronto, estas reuniones empezaron a prolongarse hasta dos horas debido al tiempo que se tardaba en enviar por correo electrónico los documentos y a las distracciones propias de las llamadas telefónicas.
Entonces empezamos a usar Reunión de Lync, que incluye audio, vídeo y uso compartido de contenido. Incluso las llamadas en horario nocturno se redujeron a una hora de duración. Los usuarios podían ver y compartir presentaciones en tiempo real y verse los unos a los otros. Podían ver a los otros miembros del equipo y comprobar si estaban prestando atención. Toda la experiencia era más participativa y animaba a que los usuarios fueran más responsables. Es difícil proporcionar una cifra exacta de lo mucho que ahorramos con esto, pero sin duda es una cantidad considerable, y estamos hablando solo de uno de los entre 300 y 400 equipos de todo el mundo que se reúnen a diario o semanalmente.
Aunque somos conscientes de la oportunidad de obtener un ahorro adicional al eliminar otras tecnologías, como por ejemplo sistemas de conferencias en sala específicos, productos de conferencias de audio y el soporte técnico y la administración de TI que estos conllevan, nos quedamos con las ventajas que este sistema supone para los empleados, que están encantados con la flexibilidad que les brinda Lync. Hemos implementado Lync 2013 para 30 000 empleados de Europa y Latinoamérica, y estamos planeando continuar con la implementación de Lync 2013 o Microsoft Lync Online para el resto de nuestros 140 000 empleados en 2014.
Las personas pierden el interés con mucha facilidad cuando se encuentran ante una herramienta con fallos, así que nos esforzamos para hacernos con nuevas tecnologías desde el principio. Lync satisface las necesidades fundamentales de nuestros empleados al permitirles comunicarse y colaborar a nivel mundial.