Transición de Skype for Business Online a Microsoft Teams – Introducción

Estáis leyendo mi primer artículo en este blog ¡Bienvenidos seáis! Mi nombre es Marta y formo parte del Soporte Comunicaciones Unificadas Premier de Microsoft desde agosto del 2015. Como esto es un comienzo para mi, en esta primera entrada me gustaría hablaros de otro comienzo más: La transición de Skype for Business Online a Microsoft Teams.

Teams está en crecimiento, adquiriendo nuevas características y funcionaliddes mes a mes. Podéis consultar el estado de las actualizaciones en el Roadmap de Office 365 (EN)

¿Qué es Microsoft Teams?

Destacar la cultura de integración y la productividad entre grupos de trabajo que Teams nos ofrece. Podríamos definir Teams como el resultado de la integración de las características de varias aplicaciones de Office 365. Un espacio de trabajo donde un grupo puede iniciar reuniones de audio y/o vídeo, compartir o trabajar en documentos de Office, chatear e incluso enviar pegatinas y memes.

Mejoras respecto a Skype for Business.

Gracias a la integración de la que surge Teams, son muchas las mejoras que podemos mencionar respecto a Skype for Business (Mayor facilidad para compartir información y archivos, posibilidad de trabajar en documentos de Office de manera simultanea, consulta de información, mejor gestión de los grupos, posibilidad de integrar aplicaciones de terceros, bots, etc..)

La experiencia de reuniones también ha sido mejorada haciendo que ahora se pueda conocer, con un simple vistazo, los asistentes confirmados, organizadores, sala, hora, día y la posibilidad de cancelar la reunión.

Buenas prácticas.

La eficiencia de Microsoft Teams se verá incrementada con un buen uso de la misma. Es importante entender como queremos usar la herramienta y que queremos conseguir de ella. Esto nos ayudará a saber que canales debemos crear y que gente debemos añadir a cada uno para mejorar la eficiencia de las comunicaciones y evitar duplicidades.

Organizar los canales por un nombre claro y único.  Puede sonar muy básico pero suele ser el talón de Aquiles a la larga. Una estructura desordenada generará que nuestros usuarios no sepan donde encontrar la información o que la encontremos en varios sitios distintos a la vez, creando la posibilidad de que los hilos crezcan con conversaciones y resoluciones distintas.

Ejemplo simple de organización de equipos de trabajo.

Es muy importante que cuando empecemos a trabajar con Teams tengamos clara la estructura interna de nuestra empresa y su forma de trabajar,  sus proyectos y como puede crecer. De esta forma, cuando en un futuro tengamos que añadir más grupos – o canales dentro de los mismos – lo haremos asegurándonos de no haber duplicidades.

Uso de las @menciones pero no abuses.  Las menciones son una manera muy útil de captar la atención de ese usuario, o grupo de usuarios, que necesitamos en un determinado momento. Como todo, hay que ser responsable con su uso, ya que el abuso de las menciones grupales o de usuarios podría generar el efecto contrario al deseado haciendo que aquellos a quien queremos reclamar atención empiecen a ignorar las notificaciones de Teams.

Organiza las pestañas y los documentos de una manera sencilla.  Al igual que con la creación de grupos y canales, debemos tener mucho cuidado con como organizamos la documentación para evitar duplicados y elementos descatalogados. La información siempre debe estar organizada de la forma más sencilla y amigable para los usuarios finales. Usa nombres amigables y crea diferentes niveles con subcarpetas.

User Voice: Solicita y proporcionafeedback. Microsoft Teams es una herramienta muy joven que le queda camino por recorrer y, por supuesto, cosas que mejorar. En la página Microsoft Teams User Voice podrás solicitar mejoras, cambios o nuevas características. Estas páginas son revisadas por ingenieros que estudian y analizan cada solicitud y, con un sistema público de votos se pueden impulsar nuevas ideas para su estudio.

Un ejemplo es la solicitud de un cliente de Teams para sistemas Linux. Como podéis ver aquí la petición ha sido votada por casi 2800 personas y Grupo de Producto la mantiene en backlog para ser desarrollada en un futuro.

Optimiza tu entorno actual de Skype for Business para funcionar con Microsoft Teams.

Antes de empezar la transición de Skype for Business a Teams es importante asegurarnos de que la calidad de la red es adecuada para el cambio. De esta manera nos evitaremos muchos problemas en el futuro. También es importante conocer las dependencias del entorno. Teams combina múltiples servicios de Office 365, por lo que depende de que estos estén instalados. Por ejemplo, si no tienes pensado implementar SharePoint Online tienes que tener en cuenta que la compartición de archivos en los grupos no funcionará.

Antes de nada, crea un piloto.

Crea un piloto de Teams para poder estudiar cual será el desarrollo cuando llegue el momento. Para ello, redacta la logística que seguirá, quienes serán sus participantes y diseña un plan de pruebas y feedback para su mejora.

Una vez esas bases estén implementadas juega con el entorno, publica publicaciones, anima a los usuarios involucrados a participar lo más posible y estudia los resultados para preparar el plan de acción para la sustitución de Skype for Business por Teams.

Arranca el proyecto: Coexistencia de Teams con Skype for Business.

Opción 1 – Coexistencia total con Skype For Business hasta su degradación.  Con esta opción le daremos a los usuarios la posibilidad de que las dos herramientas convivan durante un periodo de tiempo hasta que finalmente Skype for Business se elimine y únicamente quede Teams.

Opción 2 – Evolución gradual desde Skype for Business a Teams. De las dos opciones esta es la mas recomendable. En este caso iremos introduciendo características de Teams a la par que degradamos sus homólogas en Skype for Business para que los usuarios, de una forma menos agresiva, se vayan familiarizando con la nueva herramienta.

 

Hasta aquí llega la pequeña introducción de como es el camino del cambio de Skype for Business a Teams. Si tenéis cualquier pregunta no dudéis en publicar un comentario.