Las conversaciones en Lync no se guardan en el buzón o lo hacen en el buzón incorrecto

Hoy vamos a mostrar algunos pasos para acotar y solucionar problemas cuando las conversaciones no se están grabando correctamente en la carpeta del buzón de historial de conversaciones o cuando se almacenan las conversaciones en otro buzón compartido en el mismo perfil.

Los factores más comunes que afectan a esta característica suelen ser:

-El uso de una versión de cliente obsoleta.

-Cuando los web services no funcionan correctamente.

-Cuando hay una corrupción en los perfiles de Outlook, delegados y perfiles de Lync.

El primer paso es conocer cuántos usuarios hay afectados por el problema y si ha sido así siempre desde la implementación del entorno o si es algo reciente.

 

El siguiente paso es conocer si las conversaciones están siendo almacenadas en otro buzón, o si no se están grabando en absoluto. Esta diferencia nos permitirá aislar el problema con mayor precisión. Si el problema es que se guardan en un buzón diferente nos centraremos en la máquina afectada y en buzones delegados del usuario que tiene el problema.

-Las conversaciones no se guardan en ningún usuario:

Lo primero es comprobar la versión del cliente Lync. Actualizar la versión a la última disponible. Aquí se encuentran las últimas actualizaciones de Lync:

https://technet.microsoft.com/en-us/lync/gg131945.aspx

En caso de que afecte a todos los usuarios, hay que comprobar los Exchange Web Services. La manera más rápida de comprobarlo es pulsando con el botón derecho del ratón y el botón Control a la vez sobre el icono de Lync en la barra de notificaciones junto a la hora del sistema. En el menú que se abrirá seleccionar “Configuration Information”.

 

Aquí comprobar si las entradas de “EWS Internal URL” , “EWS External URL” y “EWS Information”  contienen valor y/o estado. En el caso de que las URL estén vacías o el estado del EWS no esté OK entonces hay que comprobar los Web Services desde Exchange. Este proceso puede necesitar estar elaborado y no lo trataremos en esta entrada, pero si los Web Services no funcionan correctamente es de esperar no sólo que no funcione el historial de conversación sino otras características como el mensaje de fuera de la oficina, el autodiscover al crear cuentas de Outlook, etc… Otra manera de comprobar si el Autodiscover funciona correctamente es crear un perfil nuevo de Outlook y ver si se autocompleta la información del usuario.

Es también importante conocer si ocurre para usuarios desde dentro del entorno o también para los que están fuera.

Aunque es un tema evidente, hay que comprobar si no hay ninguna política que haya deshabilitado guardar las conversaciones y que estén afectando a los usuarios. Abrir el menú de opciones de Lync y confirmar que el checkbox está habilitado.

 

-Las conversaciones no se guardan en el buzón de un usuario en concreto, pero el resto de la organización funciona correctamente:

Temas a comprobar:

-Determinar el número de carpetas y subcarpetas que tiene en el buzón de correo el usuario afectado. Si se superan las 1.000 carpetas entonces se produce el problema con el historial de conversaciones y habría que evaluar si se incrementa el Exchange Throtling Policy. En este caso cambiar el límite podría solucionar el problema.

-Comprobar adicionalmente si el usuario afectado tiene la dirección SMTP en Directorio Activo.

-Tanto en la máquina afectada, como en otra máquina diferente realizar lo siguiente: Logarse con el usuario de Windows, crear un perfil de Outlook con el mismo usuario de Windows logado en ese momento y abrir Lync con el mismo usuario. Hay que evitar posibles interacciones de usuarios diferentes entre Outlook y Lync. ¿Funciona en la otra máquina? ¿Funciona en la máquina afectada ahora?

-Si todas estas acciones siguen sin solucionar el problema de este usuario, podemos recrear la carpeta de conversaciones en caso de que esté corrupta. Para ello:

Cerrar Lync completamente

Borrar la carpeta de historial de conversaciones previo backup de su contenido en caso de que existan conversaciones anteriores.

Cerrar Outlook

Comprobar que no existen los procesos Outlook.exe, Lync.exe o Communicator.exe

Ejecutar Inicio en Windows y teclear: Outlook /resetfolders

Lanzar Lync e iniciar una conversación y esperar unos minutos para confirmar que el problema se ha solucionado.

 

Si se continúa con el problema, es casi seguro que es un tema relacionado con delegados. En este caso hay que comprobar quien es delegado del usuario afectado, y también a qué usuarios les da acceso como delegados este usuario afectado. La recomendación sería quitar a los delegados, borrar la carpeta de historial de conversación del buzón y crear un nuevo perfil de Outlook. La carpeta debería crearse y almacenar correctamente las conversaciones. Cabe la posibilidad de que no de resultado, en tal caso habría que analizar más en detalle los accesos al buzón.

Probar la siguiente clave de registro y ver si el problema se soluciona:

HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREPoliciesMicrosoftCommunicator

Dword: DisableEmailComparisonCheck = 1

 

-Si el problema es que las conversaciones se guardan en un buzón secundario y no en el primario del perfil de Outlook:

Abrir el Credential Manager (Gestor de Credenciales de Windows) y borrar todas las entradas cacheadas relativas a Outlook y Lync. Reiniciar la máquina y recrear un perfil nuevo de Outlook.

Si el problema persiste con una sola cuenta configurada, comprobar si el problema ocurre en otra máquina para aislar si se trata de un problema de máquina o de perfil de usuario.

Con estas acciones se va a acotar o solucionar el problema con casi toda seguridad. Como comentamos anteriormente, si el problema es de los Web Services, habrá que indagar más profundamente para comprobar por qué no se están cogiendo las URL correctamente.

 

Esperamos que sea de utilidad.