Eine Verteilerliste in Office 365 erstellen, die automatisch alle Mitglieder einer Abteilung enthält

Viele Unternehmen, die von Small Business Server Umgebungen auf Office 365 umstellen, sind es gewohnt, einen Verteiler zu haben, der automatisch an alle Mitglieder des Unternehmens versendet. Aber auch große Unternehmen wollen Verteilerlisten mit bestimmten Kriterien automatisch befüllt haben.

Um dies in Exchange Online abzubilden, benötigt man eine Dynamische Verteilerliste.

 

In der Exchange Administrationskonsole kann man dann bequem eintragen, welche Kriterien die Verteilerliste haben soll und natürlich auch, welche Empfänger ausgewählt werden sollen. Hier kann man dann gleich einschränken, ob nur Mitglieder mit Exchange Postfächern, oder mit externen Mailadressen und vieles mehr selektiert werden sollen. Über Regeln können bereits in der GUI Filter gesetzt werden.

Sobald diese Verteilerliste erstellt ist, funktioniert sie auch. Um jedoch zu sehen, welche Mitglieder in der Verteilerliste enthalten sind, verwende ich PowerShell. Ich habe dazu eine ganz einfache Verteilerliste erstellt, die an alle Benutzer mit Exchange Postfächern versendet, ohne weitere Filterkriterien.

Zunächst verbindet man sich mit der ExchangeShell:

$LiveCred = Get-Credential$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic –AllowRedirectionImport-PSSession $Session

Jetzt fragen wir unsere Verteilerliste ab:

$all=Get-DynamicDistributionGroup "alle" Get-Recipient -RecipientPreviewFilter $all.recipientfilter

Im Ergebnis sehen wir jetzt, dass wir alle UserMailboxen zurück bekommen, also auch Shared Mailboxen bzw. welche, die für Administratoren o.ä. eingesetzt werden. D.h. wir müssen die Dynamische Verteilerliste auf ein weiteres Kriterium einschränken. In meinem Fall habe ich den Firmenname im Feld Department gewählt.

Set-DynamicDistributionGroup –identity alle\@contoso.com -RecipientFilter {(RecipientType -eq 'UserMailbox') -and (Department -like 'Firma*')}

Damit wird der Filter auf jene Personen eingeschränkt, die im Feld Department etwas eingetragen haben.

Ein weiteres Beispiel wäre ein Filter auf alle Direktoren und/oder Manager:

Set-DynamicDistributionGroup –Identitiy Manager\@contoso.com -RecipientFilter {(RecipientType -eq 'UserMailbox') -and (Title -like 'Direktor*' -or Title -like 'Manager*')}

Übrigens, Sie können dynamische Verteilerlisten auch gleich über die Shell erzeugen. In diesem Fall würden Sie diesen Befehl verwenden:

New-DynamicDistributionGroup -Name "Manager" -RecipientFilter {(RecipientType -eq 'UserMailbox') -and (Title -like 'Direktor*' -or Title -like 'Manager*')}

Viel Erfolg bei PowerShell!