Creare un'attività di scadenza dei file
La procedura seguente illustra il processo di creazione di un'attività di gestione file per i file in scadenza. Le attività di scadenza dei file vengono utilizzate per spostare automaticamente tutti i file che corrispondono a determinati criteri a una directory di scadenza specificata, dove un amministratore può quindi eseguire il backup ed eliminarli.
Quando viene eseguita un'attività di scadenza file, viene creata una nuova directory all'interno della directory di scadenza, raggruppata in base al nome del server in cui è stata eseguita l'attività.
Il nome della nuova directory è basato sul nome dell'attività di gestione dei file e sull'ora in cui è stata eseguita. Quando si trova un file scaduto, viene spostato nella nuova directory, preservando la struttura originale della directory.
Creare un'attività di scadenza dei file
Fare clic sul nodo Attività di gestione file.
Fare clic con il pulsante destro del mouse su Attività di gestione file, quindi scegliere Crea attività di gestione file, oppure fare clic su Crea attività di gestione file nel riquadro Azioni. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Crea attività di gestione file.
Nella scheda Generale immettere le informazioni seguenti:
Nome. Immettere un nome per la nuova attività.
Descrizione. Immettere una descrizione facoltativa per l'attività.
Ambito. Aggiungere le directory su cui deve operare questa attività utilizzando il pulsante Aggiungi. Facoltativamente, le directory possono essere rimosse dall'elenco utilizzando il pulsante Rimuovi. L'attività di gestione dei file verrà applicata a tutte le cartelle e alle relative sottocartelle presenti in questo elenco.
Nella scheda Azione, immettere le informazioni seguenti:
Tipo. Selezionare Scadenza file nella casella a discesa.
Directory file in scadenza. Selezionare una directory in cui i file scaduti saranno indirizzati.
Avviso
Non selezionare una directory nell'ambito dell'attività, in base a quanto definito nel passaggio precedente, altrimenti potrebbe verificarsi un ciclo iterativo con il rischio di instabilità del sistema e perdita di dati.
Facoltativamente, nella scheda Notifica fare clic su Aggiungi per inviare notifiche per posta elettronica, registrare un evento o eseguire un comando o uno script per un numero minimo di giorni specificato prima che l'attività esegua un'azione su un file.
Nella casella combinata Numero di giorni prima dell'esecuzione dell'attività per inviare una notifica, digitare o selezionare un valore per specificare il numero minimo di giorni prima dell'esecuzione di un file per il quale verrà inviata una notifica.
Nota
Le notifiche vengono inviate solo quando viene eseguita un'attività. Se il numero minimo specificato di giorni per l'invio di una notifica non coincide con un'attività pianificata, la notifica verrà inviata il giorno dell'attività pianificata precedente.
Per configurare le notifiche tramite posta elettronica, fare clic sulla scheda Messaggio di posta elettronica e immettere le informazioni seguenti:
Per notificare agli amministratori quando viene raggiunta una soglia, selezionare la casella di controllo Invia posta elettronica agli amministratori seguenti, quindi immettere i nomi degli account amministrativi che riceveranno le notifiche. Usare il formato account@dominio e separare più account con un punto e virgola.
Per inviare messaggi di posta elettronica alla persona i cui file stanno per scadere, selezionare la casella di controllo Invia messaggio di posta elettronica all'utente i cui file stanno per scadere.
Per configurare il messaggio, modificare la riga dell'oggetto e il corpo del messaggio predefiniti che vengono forniti. Il testo racchiuso tra parentesi quadre inserisce informazioni variabili sull'evento quota che ha causato la notifica. Ad esempio, la variabile [Source File Owner] inserisce il nome dell'utente il cui file sta per scadere. Per inserire variabili aggiuntive nel testo, fare clic su Inserisci variabile.
Per allegare un elenco dei file che stanno per scadere, fare clic su Allega all'elenco di file per i quali verrà eseguita l'azione e digitare o selezionare un valore per Numero massimo di file nell'elenco.
Per configurare intestazioni aggiuntive (inclusi Da, Cc, Bcc e Rispondi a), fare clic su Intestazioni di posta elettronica aggiuntive.
Per registrare un evento, fare clic sulla scheda Registro eventi e selezionare la casella di controllo Invia avviso al registro eventi, quindi modificare la voce di log predefinita.
Per eseguire un comando o uno script, fare clic sulla scheda Comando e selezionare la casella di controllo Esegui questo comando o script. Digitare quindi il comando oppure fare clic su Sfoglia per cercare il percorso in cui è archiviato lo script. Inoltre, è possibile immettere argomenti di comando, selezionare una directory di lavoro per il comando o lo script oppure modificare l'impostazione di sicurezza del comando.
Facoltativamente, utilizzare la scheda Rapporto per generare uno o più registri o rapporti di archiviazione.
Per generare i log, selezionare la casella di controllo Genera log, quindi selezionare uno o più log disponibili.
Per generare report, selezionare la casella di controllo Genera un report, quindi selezionare uno o più formati di report disponibili.
Per creare i log o i report di archiviazione generati tramite posta elettronica, selezionare la casella di controllo Invia report agli amministratori seguenti e digitare uno o più destinatari di posta elettronica amministrativi utilizzando il formato account@domain. Usare un punto e virgola per separare più indirizzi.
Nota
Il rapporto verrà salvato nel percorso predefinito dei rapporti di operazioni non consentite, che può essere modificato nella finestra di dialogo Opzioni Gestione risorse file server.
Facoltativamente, utilizzare la scheda Condizione per eseguire questa attività solo su file che soddisfano un insieme definito di condizioni. Sono disponibili le impostazioni seguenti:
Condizioni delle proprietà. Fare clic su Aggiungi per creare una nuova condizione basata sulla classificazione del file. Verrà aperta la finestra di dialogo Condizione proprietà, che consente di selezionare una proprietà, un operatore che esegua la proprietà e il valore con cui confrontare la proprietà. Dopo aver fatto clic su OK, è possibile creare condizioni aggiuntive oppure modificare o rimuovere una condizione esistente.
Giorni dall'ultima modifica del file. Fare clic sulla casella di controllo e quindi inserire il numero di giorni nella casella di selezione. Ciò comporterà l'applicazione dell'attività di gestione file solo ai file che non sono stati modificati per più del numero di giorni specificato.
Giorni dall'ultimo accesso al file. Fare clic sulla casella di controllo e quindi inserire il numero di giorni nella casella di selezione. Se il server è configurato per tenere traccia dei timestamp per l'ultimo accesso ai file, l'attività di gestione dei file verrà applicata solo ai file a cui non è stato eseguito l'accesso per più del numero di giorni specificato. Se il server non è configurato per tenere traccia dei tempi di accesso, tale condizione non avrà efficacia.
Giorni dalla creazione del file. Fare clic sulla casella di controllo e quindi inserire il numero di giorni nella casella di selezione. Ciò comporterà l'applicazione dell'attività solo ai file creati almeno il numero di giorni prima specificato.
Inizio effettivo. Impostare una data in cui l'attività di gestione dei file deve avviare l'elaborazione dei file. Questa opzione è utile per ritardare l'attività fino a quando non si ha la possibilità di inviare una notifica agli utenti o di eseguire altre operazioni di preparazione in anticipo.
Nella scheda Pianificazione, fare clic su Crea pianificazione, quindi nella finestra di dialogo Pianificazione fare clic su Nuovo. Viene visualizzata una pianificazione predefinita impostata per le 9:00 del mattino a cadenza quotidiana, ma è possibile modificare tale pianificazione predefinita. Al termine della configurazione della pianificazione, fare clic su OK, quindi nuovamente su OK.