Creare e implementare il piano di implementazione Viva Goals

Si è pronti per implementare Microsoft Viva Goals nell'organizzazione? Un piano di implementazione consente di creare la strategia per introdurre e distribuire Viva Goals. Dopo aver completato il piano di implementazione, è necessario disporre di Viva Goals che operano nell'intera organizzazione ed essere in grado di connettere il lavoro quotidiano di ogni membro del team agli obiettivi aziendali.

Implementare Viva Goals con un progetto pilota utente

Man mano che si passa al modello di maturità OKR illustrato nelle immagini seguenti e alla gestione delle modifiche rispetto all'implementazione Viva Goals, è consigliabile semplificare l'organizzazione nella creazione e nella gestione degli obiettivi e dei risultati chiave implementando un progetto pilota utente.

L'esecuzione di un progetto pilota utente offre due vantaggi principali:

• Si apprenderà rapidamente come funziona una metodologia all'interno della cultura aziendale e si acquisirà informazioni dettagliate sulle sfide e sulle opportunità.
• Il gruppo pilota funge da esempio per il resto dell'organizzazione. Il successo del gruppo pilota nel raggiungimento degli obiettivi serve da motivazione per altri gruppi ad adottare la tecnologia.

Ci sono quattro passaggi principali per condurre un programma pilota Viva Goals. È necessario:

• Selezionare il tipo di progetto pilota da condurre.
• Sviluppare gli obiettivi del programma.
• Configurare il calendario e la tempistica OKR.
• Implementare il programma pilota OKR.

Nota

Si consiglia a tutti gli utenti di seguire il programma di formazione su richiesta okR Leadership Program . Consente di garantire che ogni partecipante pilota si senta autorizzato a educare, coinvolgere e formare altri utenti in metodologia e software OKR.

1. Selezionare lo stile pilota

Considerare attentamente i tre stili che è possibile implementare rispetto al programma pilota, tra cui:

• Stile solo leadership.
• Stile a livello di reparto.
• Stile big bang.

Indipendentemente dal tipo di stile che si decide di usare, è importante eseguire le operazioni migliori per l'organizzazione. Inoltre, sii paziente. Possono essere necessari alcuni trimestri per acquisire familiarità con i cambiamenti. Tuttavia, si stabilirà presto un ritmo solido e il programma OKR crescerà, maturerà e trasformerà l'organizzazione.

Verranno ora illustrati i tipi di stile pilota che è possibile usare.

Implementare un gruppo pilota solo per la leadership

Uno dei modi più diffusi per implementare un programma OKR è dall'alto verso il basso, perché garantisce che la leadership sia completamente dietro il programma e che i tuoi OKR siano allineati correttamente. Ecco un esempio del processo:

1. Il team esecutivo imposta gli OKR nel primo trimestre. Gli OKR sono di natura trasparente, quindi l'intera organizzazione avrà visibilità su di essi. Tuttavia, durante questa fase, si invita solo il team esecutivo ad essere attivo Viva Goals utenti.
2. Si implementa una cadenza settimanale per le archiviazioni durante il primo trimestre. È consigliabile strutturare le agende delle riunioni relative alla misurazione di OKR e check-in.
3. Si mettono a bordo i team manager dopo un primo trimestre di successo. Quando si inizia a formare i team manager, svilupperanno okR in linea con quelli del team dirigenziale senior.
4. Si includono singoli membri del team dopo un altro trimestre. A questo punto si è pronti per iniziare a formare i singoli membri del team, che espanderanno i risultati chiave sviluppando OKR che allineano la struttura dei report.

Implementare un gruppo pilota a livello di reparto

Un altro metodo di implementazione comune consiste nel fatto che un singolo reparto o gruppo conduca un'implementazione top-to-bottom che includa team manager e dipendenti. Ad esempio, il marketing, l'IT o un team di progettazione del prodotto potrebbe eseguire questa operazione. Ecco un esempio del processo:

• Il reparto adotta una cadenza di check-in settimanale, con il supporto della direzione superiore (formale o informale). Il gruppo esegue questa operazione per uno o due trimestri ed esegue esperimenti su ciò che funziona e su come apportare modifiche agili. Durante questo periodo, i team manager segnalano al management i successi, le sfide e le raccomandazioni.
• Una volta che il singolo reparto e la gestione hanno un comodo ritmo di check-in OKR, si sviluppa un piano di formazione per implementare gli OKR per l'intera organizzazione. Questo piano deve incorporare le lezioni apprese e le procedure consigliate del gruppo pilota iniziale. Ciò consente di rendere il processo di implementazione il più semplice possibile per l'intera organizzazione.

Implementare un progetto pilota big bang

L'approccio pilota crawl-walk-run che implementa le implementazioni ai dirigenti o ai reparti è una buona opzione per la maggior parte delle aziende. Tuttavia, le aziende mature che hanno una leadership in grado di guidare l'organizzazione in modo efficiente ed efficace attraverso il cambiamento potrebbero voler lanciare okR a livello di organizzazione, tutto in una volta. Questo è noto come un approccio big bang .

Il vantaggio dell'approccio big bang è che le aziende possono applicare lo slancio di un avvio iniziale per ottenere i vantaggi degli OKR più rapidamente nell'intera organizzazione.

2. Sviluppare gli obiettivi del programma

Gli obiettivi definiscono i risultati desiderati e consentono di misurare il successo dell'implementazione Viva Goals. È fondamentale avere una partecipazione completa degli stakeholder quando si definiscono gli OKR, in modo che si senta un senso di proprietà. Consente inoltre di garantire che le attività del progetto siano allineate agli OKR dell'organizzazione.

Gli OKR devono includere una combinazione di successi tecnici e incentrati sull'utente. Pertanto, prima di iniziare a creare i Viva Goals OKR, è necessario tempo per riflettere su diverse domande, tra cui:

• Perché stai implementando questo programma? Si vuole garantire una maggiore trasparenza all'interno dell'organizzazione? Aumentare il coinvolgimento dei dipendenti? Avviare un nuovo lancio del prodotto? Prestare attenzione a respingere un concorrente? È importante essere chiari sul motivo per cui è possibile galvanizzare i dipendenti e costruire e mantenere lo slancio.
• Che aspetto ha il successo per questo programma? Chiediti come saprai, tra un anno, se hai raggiunto i tuoi obiettivi.
• Qual è il piano di comunicazione per comunicare al team il programma OKR e l'implementazione Viva Goals? Qual è il piano di comunicazione per l'inizio dell'implementazione per le archiviazioni a metà ciclo fino al momento in cui si chiudono gli OKR e si riflette sul processo e su ciò che si è appreso?

Porre le domande precedenti consente di sviluppare OKR utilizzabili e chiari. Ad esempio, si supponga di implementare un programma OKR. La tabella seguente illustra un OKR per l'implementazione di un programma OKR Viva Goals:

3. Determinare il calendario e la tempistica OKR

Quando si considera il calendario OKR e la cadenza per gli archivi, è necessario decidere se si desidera stabilire okr per un periodo di un anno o per trimestre. È anche necessario determinare il ritmo di check-in che si vuole applicare.

Tempi annuali

La maggior parte delle aziende inizia con tre o cinque obiettivi di alto livello per l'anno. Ad esempio, se è dicembre 2024, imposteranno gli obiettivi per il 2025. Alcune aziende faranno un passo avanti e avranno un piano multiennale su cui lavorare.

Intervallo trimestrale

La maggior parte delle aziende pianifica okR trimestralmente usando la frequenza seguente:

• Trimestre 1 (primo trimestre): gennaio, febbraio e marzo
• Trimestre 2 (secondo trimestre): aprile, maggio e giugno
• Trimestre 3 (terzo trimestre): luglio, agosto e settembre
• Trimestre 4 (quarto trimestre): ottobre, novembre e dicembre

Nota

Se l'azienda usa una pianificazione trimestrale diversa, è possibile modificarla nel portale di amministrazione Viva Goals in periodi di tempo Amministrazione>.

Frequenza di archiviazione

Come procedura consigliata, i membri del team devono archiviare e aggiornare i propri OKR su base settimanale. Viva Goals dispone di notifiche predefinite tramite integrazioni di app e posta elettronica per garantire una cadenza regolare.

Nota

È possibile modificare i giorni e gli orari dei promemoria nella porta di amministrazione Viva Goals in Amministrazione>Notifications.

Alcune società configurano le archiviazioni impostate per l'esecuzione bisettimanale o anche mensile. Tuttavia, è consigliabile eseguire una procedura consigliata settimanale .

4. Implementare gli OKR nell'intera organizzazione

Una volta che la leadership e il gruppo pilota hanno familiarità con il funzionamento di OKR e Viva Goals, è il momento di creare un piano di formazione in modo da poter implementare gli OKR nell'intera organizzazione.

È importante classificare gli utenti in base alla maturità di persona e OKR quando si compila una strategia di training. Ogni persona ha attività specifiche che deve eseguire e probabilmente sarà necessario un training diverso per completare le attività. Nel piano di formazione è necessario:

• Concentrarsi sul perché. Assicurarsi che i dipendenti comprendano perché il cambiamento si sta verificando, perché ne trae vantaggio e perché viene loro chiesto di cambiare.
• Usare scenari di lavoro reali. Usare attività o processi familiari agli utenti per acquisire familiarità con l'apprendimento di come usare Viva Goals.
• Usare più formati. La formazione per gli utenti deve assumere più forme in modo da soddisfare diversi stili di apprendimento, norme geografiche e vincoli di risorse.
• Potenziamento. Usare le opzioni di rinforzo per rendere il bastone di training per gli utenti. È possibile usare sessioni di formazione su richiesta, pranzo e apprendimento e opzioni di formazione per i nuovi dipendenti.

Per altre informazioni su come guidare correttamente OKR e Viva Goals adozione nell'organizzazione, vedere Viva Goals Adoption Guide.For more information on how to successfully drive OKR and Viva Goals adoption in your organization, refer to Viva Goals Adoption Guide.

Importante

L'obiettivo finale è trovare un processo OKR che funzioni meglio per l'organizzazione. Viva Goals è progettato per essere flessibile e soddisfare le esigenze specifiche dell'organizzazione. La strategia e la quantità di utenti che acquistano nel programma OKR si evolveranno man mano che il team si adatta al processo. Assicurati di darti un quarto o due per stabilire un ritmo solido e quindi watch l'esperienza dei dipendenti e i risultati aziendali diventano più forti e i tuoi obiettivi diventano realtà.