Preparare e caricare i dati dell'organizzazione.

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I dati dell'organizzazione forniscono un contesto alle analisi create da Workplace Analytics per Viva Insights. Caricando i dati dell'organizzazione nell'app Web Workplace Analytics, le analisi possono usare i dati aggregati dei dipendenti per un'analisi più completa. Workplace Analytics può quindi mappare questi dati con i dati di collaborazione di Microsoft 365.

I dati dell'organizzazione supportano le analisi di Workplace Analytics in molti modi, inclusi i seguenti:

Raggruppare e filtrare i risultati di collaborazione in base agli attributi del dipendente rilevanti.
Creare metriche di collaborazione personalizzate.
Comprendere l'assegnazione del tempo per gruppi di dipendenti.
Confronta i dati di collaborazione con i risultati aziendali.

Le categorie di dati dell'organizzazione rappresentativi includono:

Background: per esempio, il tipo di dipendente, lo stato a tempo pieno o part-time, e la durata del contratto.
Posizione: ad esempio, area geografica, paese, città e edificio
Organizzazione: per esempio, business unit, centro di costo, divisione e dipartimento
Ruolo: per esempio, funzione, famiglia di lavoro, livello e grado
Risultati: ad esempio, punteggio di coinvolgimento, valutazione delle prestazioni e raggiungimento della quota di vendita

I dati dell'organizzazione (HR) vengono caricati in Workplace Analytics come .csv file.

Attributi dati necessari

Gli attributi di dati seguenti sono necessari come parte del caricamento del file di dati dell'organizzazione in Workplace Analytics.

PersonId - L'indirizzo di posta elettronica SMTP primario del dipendente. Quando i dati sono caricati, il campo viene sottoposto a hashing e anonimizzato per proteggere la privacy dei dipendenti.
EffectiveDate– La data è uno "snapshot" per il momento in cui la riga del descrittore dell'organizzazione è valida. Aiuta gli analisti a capire i cambiamenti delle risorse umane, come le promozioni di lavoro, i trasferimenti e i cambiamenti nella gestione, e come potrebbero influenzare i modelli di collaborazione dei dipendenti. Il formato supportato è mm/gg/aaaa.

Il primo file di dati organizzativi caricato su Workplace Analytics dovrebbe includere più righe per i dipendenti che catturano i cambiamenti nel tempo. Ogni riga del file dei dati dell'organizzazione ha un valore EffectiveDate differente, che rappresenta uno snapshot di un punto temporale specifico. Per esempio, nella tabella dopo questa lista, Ann era un Senior IC (collaboratore individuale) a maggio e giugno, ma è stata promossa a Manager prima di luglio. Se sei in grado di fornire solo una riga di dati per ogni dipendente, usa l'ultimo descrittore organizzativo, ma sappi che EffectiveDate è sovrascritto ad almeno 13 mesi prima per mappare i dati storici disponibili. Ad esempio, se stai creando un file di caricamento dell'organizzazione per gennaio 2022, imposta EffectiveDate su Dicembre 2020 per ogni descrittore dell'organizzazione. Facoltativamente, se il valore EffectiveDate viene lasciato vuoto, Workplace Analytics aggiungerà automaticamente la data di caricamento per tutti i valori EffectiveDate durante l'elaborazione dei dati appena caricati.
ManagerId: indirizzo di posta elettronica SMTP principale di un manager. Workplace Analytics utilizza questi dati per misurare quanto tempo un dipendente trascorre con il suo manager diretto, che è anche hash e deidentificato per mantenere la privacy del dipendente.
Organizzazione: tra l'altro, questi dati vengono utilizzati per calcolare l'ampiezza della rete, il numero di organizzazioni in cui un dipendente ha avuto interazioni significative negli ultimi 28 giorni. Le organizzazioni che sono definite in modo ampio, come le Finanze e le Risorse Umane, risultano in un minor numero di interazioni tra le organizzazioni e in una minore ampiezza della rete. Organizzazioni definite in modo ristretto, come Pianificazione finanziaria e Finanza Regione 1, Finanza Regione 2, risultano in più interazioni tra le organizzazioni e una maggiore ampiezza della rete.
LevelDesignation: facoltativo, ma necessario per alcune delle analisi più avanzate disponibili in Workplace Analytics, ad esempio la collaborazione tra manager e team. Questo definisce il livello di un individuo rappresentato da Executive, VP, Director, Manager, IC e così via. Ad esempio, LevelDesignation e Organization insieme vengono utilizzati per calcolare le Ore riunione ridondanti (ore di riunione in cui sono presenti partecipanti di 3+ livelli nella stessa organizzazione).

Per i seguenti attributi, ogni riga del file deve avere un valore non vuoto. Se i dati non sono disponibili, è possibile lasciare vuoto EffectiveDate o, per gli altri campi, inserire un valore fittizio come "Missing" o "NoManager@contoso.com" per mantenere i dati validi per il caricamento.

PersonId	EffectiveDate	ManagerId	Organizzazione	LevelDesignation
ann@contoso.com	05/01/2020	jered@contoso.com	Marketing	IC senior
ann@contoso.com	06/01/2020	jered@contoso.com	Marketing	IC senior
ann@contoso.com	07/01/2020	carolina@contoso.com	Marketing	Manager

Quali dipendenti includere

Tutti i dipendenti devono essere inclusi nel file di dati dell'organizzazione, indipendentemente dal fatto che siano o meno assegnati a Workplace Analytics o a Viva Insights licenze. Questo permette di misurare come i dipendenti della popolazione di analisi lavorano con altri dipendenti in tutta l'organizzazione.

Attributi dati aggiuntivi

La prima volta in cui Workplace Analytics viene attivato, bisogna inserire solo i cinque attributi necessari. Sono disponibili più di 100 attributi facoltativi che possono essere usati a seconda dell'analisi che devi svolgere e di come vuoi raggruppare i dati. La tabella seguente mostra alcuni esempi di questi attributi. Gli attributi dati aggiuntivi sono facoltativi e possono essere aggiunti ai file dell'organizzazione in qualsiasi momento.

Tipo	Descrizione	Attributi di esempio
Background	Tipo, stato e storia lavorativa. Usato frequentemente per predisporre le analisi.	- Posizione - Tipo di dipendente (regolare, contingente, interno) - Con retribuzione oraria, Esente/non esente
Posizione	La posizione geografica dei dipendenti	- Regione, stato, città - Campus - Edificio
Livello	Posizione del dipendente nella struttura gerarchica dell'organizzazione	- Area funzionale - Divisione, reparto, centro di costo - Livello, grado, estensione - Responsibile di riferimento
Ruolo	Le abilità, la funzione e le responsabilità del dipendente	- Funzione, titolo - Contrassegno manager - Livello di carriera - Designazione livello
Risultati	Include le misure che sono determinate dal modo in cui il dipendente lavora e contribuisce ai risultati commerciali complessivi	- Valutazione prestazioni, sondaggio per i dipendenti - Quota di vendita raggiunta - Punteggio di efficacia del manager - Orari e partecipazione

Procedure consigliate per creare e aggiornare il file dei dati dell'organizzazione

Ci sono numerose considerazioni da tenere a mente, sia per la prima volta in cui il file dei dati dell'organizzazione viene creato che per il suo aggiornamento, come illustrato nella tabella:

Area	Procedura consigliata
Ambito	- Il file iniziale deve includere uno snapshot per ognuno dei 13 mesi precedenti, al fine di eseguire la mappatura del carico iniziale di dati storici sulla collaborazione. - Includi dati descrittivi per tutti i dipendenti dell'organizzazione, anche se non sono inclusi nella popolazione di analisi, per arricchire le metriche sulla collaborazione.
Aggiornamenti	- Includi una istantanea per ogni mese trascorso e in futuro, per riflettere le modifiche degli attributi dei dipendenti. - Carica file che includono i nuovi dipendenti netti, le date di efficacia e le colonne usando l'opzione Aggiungi. Verificare che non vi siano valori mancanti o che tutti i valori siano lasciati vuoti per EffectiveDate. - Evita colonne mancanti.
Qualità	Evita le colonne: - Troppi valori mancanti - Troppo ampio o dettagliato per essere utile per il raggruppamento e il filtro (ad esempio, il codice aziendale o la posizione professionale) - Attributi ridondanti (ad esempio il nome del reparto o il codice) - Dati dirty (ad esempio più ortografie di un valore, come "Mktg" e "Marketing")
Formattazione	- Verificare che i campi siano formattati correttamente per il tipo di dati che contengono (date, stringhe di testo o numeri). - Assicurati che ciascuna origine dati o il campo abbia un identificatore univoco. - Per i campi facoltativi, se i valori non sono disponibili, lasciarli vuoti o vuoti. (La sostituzione con lo "0" condiziona i vaori medi.)
Privacy	Per garantire la privacy, non includere i nomi dei dipendenti o gli ID nel file.

Ora sei pronto per caricare il file di dati dell'organizzazione (.csv) in Workplace Analytics.

Scenario di esempio

Nel gruppo di lavoro, tu e Taylor ricevete input dagli analisti di Workplace Analytics su quali dati organizzativi hanno bisogno e su come strutturarli al meglio per raggiungere i loro obiettivi. In particolare, gli analisti vogliono che la valutazione delle prestazioni trimestrali dell'anno precedente sia codificata come un valore numerico (da 1 a 5) per ogni dipendente. Questo significa anche che Taylor ha bisogno di più istantanee dei dati organizzativi per ogni trimestre per riflettere la composizione di Contoso e le valutazioni delle prestazioni basate sui valori della Data di entrata in vigore.