Procedure consigliate per iniziare a usare OKR e Viva Goals
Anche se il framework OKR e la relativa implementazione sono relativamente semplici, l'apprendimento di un nuovo framework di impostazione degli obiettivi e del software richiede di modificare il modo di lavorare.
L'introduzione del cambiamento richiede più di un approccio tattico, soprattutto quando implica ritmi di lavoro e aspettative. I dipendenti hanno bisogno di tempo e formazione per adattarsi. Riconoscere questo processo e dare tempo e spazio per questo aumenta l'adozione e il successo a lungo termine. Se si è un campione o un leader OKR nell'organizzazione, vedere la guida all'adozione di Viva Goals.
Questa unità descrive cosa aspettarsi mentre si passa al cambiamento nei ritmi di lavoro giornalieri e offre le procedure consigliate per iniziare con successo con un nuovo programma OKR usando Viva Goals.
Cinque procedure consigliate per iniziare a usare OKR e Viva Goals
1. Iniziare con la fine in mente
Se si sta guidando l'implementazione di OKR nell'organizzazione
Uno dei modi migliori per creare un cambiamento chiaro e duraturo consiste nel chiarire perché gli OKR sono importanti per l'organizzazione e definire l'obiettivo del programma con OKR e Viva Goals.
Perché stai implementando OKR e Viva Goals?
- Per garantire una maggiore trasparenza all'interno dell'organizzazione?
- Per allineare i lavoratori distribuiti intorno a un obiettivo comune?
- Per promuovere un nuovo lancio del prodotto?
- Per focalizzarsi sul respingimento di un concorrente?
Qual è il tuo stato ideale?
È anche possibile usare il framework OKR per definire il successo per Viva Goals e assegnare a se stessi o al team questo OKR.
Essere chiari sul "perché" e comunicare l'aspetto del successo all'organizzazione ispirare e motivare i dipendenti quando si avvia il programma OKR con Viva Goals e modellare la visibilità, la responsabilità e i progressi che gli OKR portano nelle organizzazioni.
Se si inizia a usare Viva Goals come utente
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Comprendere i vantaggi degli OKR:
- Le priorità sono più mirate, quindi si ha la massima chiarezza su ciò che è necessario fare e perché.
- Visibilità sulle principali priorità per l'intera organizzazione, il proprio team e i team interfunzionali.
- Possibilità di assegnare priorità al lavoro, quindi meno tempo viene sprecato in iniziative critiche non aziendali.
- Maggiore autonomia e titolarità dell'attività.
- Maggiore allineamento a ogni membro del team con cui si lavora.
- Assorbire la missione e gli OKR a livello di organizzazione. Chiedersi: "In che modo il lavoro del mio team contribuisce a questo successo?"
- Interagire con gli OKR e offrire commenti e suggerimenti sul processo di implementazione. Questo aiuterà l'organizzazione (e l'utente) a raggiungere lo stato ideale: chiarezza e allineamento in relazione al lavoro e "al perché".
2. Definire il team
Se si sta guidando l'implementazione di OKR nell'organizzazione
Proprio come un'orchestra, un'implementazione OKR di successo richiede un team solido che lavora insieme in concerto per ottenere una grande performance. Ecco i principali stakeholder OKR e il relativo significato:
| Ruolo | Responsabilità |
|---|---|
| Sponsor esecutivo | Comunicare la visione di alto livello e i valori di Viva Goals a livello aziendale |
| Super promotore (champion) | Assicurarsi che gli obiettivi aziendali siano realizzati dall'adozione di Viva Goals |
| Promotori | Aiuta a evangelizzare Viva Goals e gestire la gestione delle obiezioni |
| Capo del progetto | Supervisionare il processo di distribuzione e la logistica di Viva Goals |
| Amministratore tenant (specialista IT) | Supervisionare tutti gli aspetti tecnici della distribuzione e dell'implementazione di Viva Goals |
| Responsabili di reparto (stakeholder) | Identificare il modo in cui i reparti useranno Viva Goals e incoraggeranno l'engagement |
| Primi utilizzatori | Usare Viva Goals in anticipo e fornire feedback per risolvere eventuali problemi prima del lancio generale per l'intera organizzazione |
| Responsabile della formazione dei dipendenti | Gestire e comunicare contenuti di formazione su Viva Goals |
| Community OKR / Responsabile L&D | Possedere la creazione e la gestione di una community interna incentrata sugli OKR, consentendo un'ampia discussione e coordinando le opportunità di apprendimento in tutta l'azienda. |
Per altre informazioni sui ruoli e sulle responsabilità necessari per un'implementazione corretta di OKR, vedere il foglio informativo okR e Viva Goals Roles and Responsibilities .
Nota
A seconda dell'organizzazione, i diversi ruoli e responsabilità possono sovrapporsi. Ad esempio, il campione OKR può anche essere uno sponsor esecutivo o l'amministratore tenant può essere il responsabile del progetto.
Se si inizia a usare Viva Goals come utente
- Comprendere il ruolo nell'orchestra OKR. Se hai domande, chiedi al tuo champion OKR.
- Dopo essere stati invitati come utente, passare del tempo in Viva Goals. Vedere gli OKR a livello di organizzazione e seguire le istruzioni per la creazione di OKR personalizzati.
3. Comunicare chiaramente
Se si sta guidando l'implementazione di OKR nell'organizzazione
Le implementazioni di maggior successo hanno il supporto completo e una comunicazione chiara da parte dei leader di tutta l'organizzazione.
È fondamentale che i leader:
- Informare l'organizzazione sul valore degli OKR
- Spiegare perché vengono implementati
- Riflettere sulle impostazioni di cultura correnti
I leader senior devono incoraggiare le regolari verifiche OKR e considerare gli OKR come sorgente di riferimento (verità) per l'allineamento e l'impostazione degli obiettivi all'interno dell'organizzazione.
Se si inizia a usare Viva Goals come utente
- Comprendere di quali OKR si è proprietari o quelli a cui si contribuisce. Per altre informazioni sulla creazione di OKR in Viva Goals, vedere l'articolo creare okr qui.
- Informazioni su come effettuare check-in su OKR di cui si è proprietari.Altre informazioni sui check-in in Viva Goals.
4. Sfruttare gli strumenti giusti
Sia che tu stia guidando l'implementazione di OKR e Viva Goals nell'organizzazione o immettendo il prodotto per la prima volta, competenza in tutto ciò che Viva Goals ha da offrire. Sfruttare le funzionalità come le integrazioni con Microsoft Teams o i dashboard per ottenere una panoramica chiara del progresso degli OKR nell'organizzazione e condividere tali informazioni con altri utenti. È possibile trovare queste risorse in:
5. Essere pazienti
Sono necessari diversi trimestri perché le organizzazioni imparino a utilizzare gli OKR con la massima esperienza. È normale e previsto che avvenga.
Raramente i cambiamenti sono semplici come si immagina. Ripensa a un importante cambiamento che è accaduto nella tua vita, come trasferirti in una nuova città, cambiare lavoro o prendere un nuovo animale domestico.
Gli psicologi Don Kelley e Daryl Connor hanno scoperto che il percorso relativo al cambiamento è in realtà abbastanza prevedibile. Lo chiamano ciclo emotivo del cambiamento, ed è costituito da cinque fasi: ottimismo disinformato, pessimismo informato, valle della disperazione, ottimismo informato, successo e realizzazione.
Se si dispone di un framework per questo ciclo, sarà possibile esplorare la modifica in modo più corretto e supportare il team a fare lo stesso.
- Ottimismo disinformato. Sarà fantastico! Gli OKR sembreranno portare immediatamente l'utente e l'azienda al livello successivo.
- Pessimismo informato. Con gli OKR, le persone riconoscono il lavoro relativo all'apprendimento degli OKR e di un nuovo strumento.
- Valle della disperazione. Con gli OKR, i risultati non sono ancora disponibili, le persone si chiedono "Perché gli OKR?" .
- Ottimismo informato. Si definisce in questo modo la situazione in cui le persone iniziano ad adattarsi al cambiamento e si trovano pian piano più a proprio agio. Le persone comprendono in che modo gli OKR possano ridurre il lavoro e creare allineamento. Il modo in cui l'implementazione degli OKR offrirà vantaggi a tutti si avverte a portata di mano.
- Successo e adempimento. Nell'ultima fase del ciclo di cambiamento, le persone hanno osservato la necessità del cambiamento e degli OKR adottati. Gli OKR vengono considerati come un'opportunità. Questa è la parte del percorso OKR in cui i vantaggi degli OKR vengono percepiti e realizzati. Il lavoro relativo al cambiamento del comportamento ora sembra naturale. Individui, team e reparti sono allineati agli obiettivi aziendali e le persone sperimentano come vengono chiariti e realizzati i loro obiettivi.
Comprendere il ciclo emotivo del cambiamento prepara a ciò che verrà e aumenta la resilienza quando l’utente o il team affronta le sfide lungo il percorso. Ricordare che gli OKR rappresentano un viaggio che richiede tempo riduce la pressione che le persone possono avvertire per diventare esperti OKR.
Adattare ora le aspettative a una curva di apprendimento a lungo termine e utilizzare pazienza in relazione a se stessa e al team per acquisire queste competenze e implementare un programma OKR di successo.