Analizzare attività e scenari per Viva Connections
Per determinare quali attività e scenari supportare, è consigliabile eseguire una valutazione delle esigenze con vari reparti, ruoli e aree all'interno dell'organizzazione. Le informazioni dettagliate sulla valutazione delle esigenze consentono di identificare e assegnare priorità agli scenari e alle attività da supportare.
Il passaggio 1 consiste nel considerare le esigenze di ruoli e aree specifiche. Il passaggio 2 consiste nel condurre una valutazione delle esigenze. Il passaggio 3 consiste nell’analizzare gli scenari e assegnare priorità alle attività di supporto. Il passaggio 4 consiste nell'allineare gli scenari ai componenti Viva Connections. Il passaggio 5 consiste nel pianificare l'assegnazione dei gruppi di destinatari. Il passaggio 6 consiste nel considerare le preferenze dei dispositivi per scenari diversi.
Esaminare rapidamente i tipi di schede disponibili
Per comprendere meglio se un determinato scenario o attività può essere supportato da Viva Connections, è necessario conoscere i tipi di schede che è possibile aggiungere al dashboard. Il dashboard costituirà il set di strumenti digitali dell'organizzazione e l'esperienza di destinazione nell'app per dispositivi mobili. Alcuni strumenti e attività saranno meglio supportati dal dashboard, mentre altri sono più adatti alla sezione delle Risorse.
Di seguito sono riportate le schede che possono essere usate con pochi passaggi di configurazione e personalizzazione:
| Nome scheda | Funzione scheda |
|---|---|
| Approvazioni | Usare Approvazioni, disconnettersi dai documenti e approvare le note spese. |
| Attività assegnate | Usare Planner per gestire il lavoro del team, assegnare attività e tenere traccia delle attività. |
| Progettazione schede | Creare schede personalizzate e visualizzazioni rapide tramite JSON senza scrivere codice effettivo. |
| Turni | Consentire ai dipendenti di registrare le presenze e ottenere altre informazioni sul turno successivo o corrente dall'app Turni in Teams. |
| Scheda dell'app Teams | Usare per aprire un'app personale o un bot di Teams specificato dall'autore del dashboard. |
| Schede di terze parti | Usare schede che integrano servizi di terze parti tramite SharePoint Store (ad esempio, ADP, ServiceNow e così via) |
| Scheda notizie principali | Configurare la scheda Notizie principali per visualizzare notizie in evidenza da SharePoint. |
| Collegamento Web | Accedere a un sito senza uscire dall'app Viva Connections (scheda più diffusa e usata per collegarsi ai portali di SharePoint e ai collegamenti esterni). |
Oltre alle schede indicate in precedenza, gli sviluppatori possono creare schede personalizzate con personalizzazione avanzata estendendo Viva Connections con ace (Adaptive Card Extensions) con SharePoint Framework.
Eseguire una valutazione delle esigenze
L'obiettivo principale di questa fase è l’identificazione delle attività quotidiane e i punti critici per i diversi gruppi di dipendenti. Il team di stakeholder analizzerà quindi i risultati e deciderà in che modo Viva Connections possono affrontare le attività e gli scenari comuni per supportare il lavoro quotidiano dei dipendenti.
Considerazioni quando si esegue una valutazione delle esigenze:
Identificare i luoghi e le posizioni in cui si trova il personale.
Altre informazioni sulle esigenze della forza lavoro a seconda della posizione, del reparto e dell'attività.
Valutare in che modo la posizione geografica, la cultura e il settore potrebbero influire sulla forza lavoro.
Esplorare i modi in cui l'organizzazione comunica e collabora al meglio.
Scoprire cosa deve imparare l'organizzazione nel flusso del proprio lavoro.
Scopri le difficoltà dell'organizzazione e fornisci loro gli strumenti e le informazioni di cui hanno bisogno per concentrare il loro tempo e prendersi del tempo per riposare.
Considerare la cultura dell'organizzazione e il modo in cui le persone si connettono tra loro.
È possibile usare molte origini dati per aiutare gli stakeholder a decidere scenari e attività chiave, tra cui:
Osservazioni aneddotiche
Comunicazioni tramite posta elettronica
Risultati dei sondaggi dei dipendenti
Interviste con gruppi specifici
Ticket di assistenza clienti
Dati di analisi e utilizzo dalle app di Microsoft 365
Quando si collabora con i proprietari aziendali e gli stakeholder principali per allineare la strategia di progettazione Viva Connections, rispondere alle domande seguenti per ogni attività:
Chi è il gruppo di destinatari?
Cosa devono fare o imparare gli utenti?
Quali strumenti o tecnologie usano attualmente?
Quali strumenti o tecnologie dovrebbero usare i visitatori per svolgere le loro attività chiave?
Quali informazioni devono essere pubblicizzate?
Informazioni su come Lamna Healthcare inizia a identificare le esigenze
In preparazione per Viva Connections, in qualità di Internal Communications Manager, si collabora con il team di pianificazione di Lamna Healthcare Viva Connections esegue una valutazione delle esigenze nell'arco di un paio di settimane nell'intera organizzazione. Lo scopo della valutazione delle esigenze è comprendere come ogni ruolo e ogni area completa il lavoro, i punti deboli comuni e i potenziali miglioramenti.
Si collabora con i membri del team di pianificazione per identificare i diversi ruoli e aree dell'organizzazione e connettersi con la dirigenza e i responsabili delle risorse umane che rappresentano tali ruoli e aree. Il team di pianificazione acquisisce altre informazioni sulle esigenze dei dipendenti intervistando i manager e un gruppo di altre persone in determinati ruoli e tramite sondaggi un pubblico più ampio.
Ecco alcuni problemi individuati nell'intera organizzazione:
Il team dei vantaggi delle Risorse Umane riceve ogni giorno numerosi messaggi di posta elettronica che chiedono dove trovare informazioni su magazzino, assistenza sanitaria, rimborso delle tasse universitarie e assistenza all'infanzia. Il team dedica diverse ore al giorno a rispondere alle domande frequenti e alle richieste su moduli e documenti.
I dipendenti di tutte le business unit di Lamna hanno segnalato di volere un accesso più semplice alle informazioni sulle retribuzioni, agli aggiornamenti e alle modifiche del calendario.
Con così tanti ruoli e personale in tutte le aree, diversi dipendenti di Lamna si sono lamentati del fatto che non hanno accesso a notizie generiche o specifiche del lavoro in merito alla loro posizione. Questi reclami evidenziano la necessità di una posizione centrale, come un Feed, in cui le notizie aziendali e regionali possono essere facilmente comunicate a tutti i dipendenti.
I sondaggi sulla soddisfazione dei dipendenti ricevuti dai professionisti delle risorse umane mostrano che alcuni dipendenti stanno lottando con la gestione dello stress e della salute mentale.
Inoltre, sono stati individuati alcuni problemi specifici del ruolo. Ad esempio:
Nicoletta, membro del personale di servizio di Lamna, è una dipendente con pagamento orario e ha dichiarato che segnare le presenze relative ai turni è un processo noioso a causa della necessità di usare un computer condiviso. Poiché Nicoletta ha bisogno di spostarsi in tutto l'ospedale per completare il lavoro ogni giorno, il processo manuale richiede tempo prezioso.
Christian è un pediatra a tempo pieno presso l’ospedale, il che significa che ha solo bisogno di segnalare le assenze e i permessi mensili. Christian ha dichiarato che è difficile sapere esattamente come segnalare i permessi e quali strumenti usare.
Diego è un professionista IT di Lamna e deve spostarsi all’interno dell’ospedale per risolvere i ticket dell'help desk inviati dai dipendenti. Diego e i membri del team IT spiegano che la gestione di così tanti ticket mentre si spostano all’interno dell'ospedale può essere difficile da gestire.
Tutti questi risultati vengono registrati in un foglio di calcolo da condividere con il team di pianificazione e con altri stakeholder per la creazione e la configurazione di Viva Connections, adozione e monitoraggio post-distribuzione.