Implementazione e follow-up del workshop

20 minuti

Le sezioni seguenti descrivono come implementare il workshop sulle prestazioni della soluzione e condurre poi sessioni di completamento per informazioni più approfondite.

Partecipanti al workshop sulle prestazioni della soluzione

Il workshop sulle prestazioni della soluzione copre un'ampia gamma di aree che coinvolgono molti ruoli diversi nel team di progetto e le persone che usano o supportano questa soluzione. Inoltre, sono necessarie risorse che gestiscano altri sistemi con dipendenze verso questa soluzione. In generale, i partecipanti rientrano in queste categorie:

Rappresentanti dell'azienda che sono esperti in materia e possono esporre i processi di business chiave e le aspettative sulle prestazioni e sulla reattività del sistema.
Rappresentanti dell'azienda e del team tecnico in grado di esporre i requisiti non funzionali.
Membri del team di implementazione (cliente e partner di implementazione) con una profonda conoscenza dei metodi di progettazione e implementazione usati per la configurazione, la personalizzazione, l'integrazione e altri aspetti della soluzione che sono al centro della revisione delle prestazioni della soluzione.
Il team di test che conduce i test delle prestazioni.
Amministratori IT che possono fornire informazioni sulla strategia per ambiente/tenant e assistere nella configurazione degli ambienti per i test delle prestazioni.

Anche per le discussioni tecniche, potrebbe comunque essere utile avere una rappresentanza aziendale in modo che i partecipanti siano consapevoli dell'impatto sui loro requisiti di prestazioni. Potrebbero esistere scenari in cui i requisiti non funzionali sono difficili da soddisfare a meno che l'ambito aziendale non venga modificato. A causa di questi scenari, è importante che i rappresentanti aziendali comprendano le implicazioni tecniche per poter prendere decisioni migliori durante l'analisi della necessità e della priorità dei requisiti.

Implementazione del workshop sulle prestazioni della soluzione

Il workshop sulle prestazioni della soluzione sarà moderato dall'architetto della soluzione, ma è previsto che il team di implementazione presenti le informazioni relative alle prestazioni della soluzione. Per ogni sezione dell'agenda è necessario assegnare un proprietario all'interno del team di implementazione. All'inizio di ogni sessione, il proprietario deve presentare una panoramica o un riepilogo dell'ambito e dei piani, compresi i progetti che si applicano a questo aspetto della soluzione. Il team deve pianificare tale riepilogo, tra il 25% e il 50% circa del tempo allocato, non di più. Il resto del tempo deve essere riservato a domande e risposte con l'architetto della soluzione.

I responsabili del team di implementazione devono collaborare con l'architetto della soluzione prima del workshop per definire l'agenda e le tempistiche di ogni sessione. A seconda dello stato e della complessità della soluzione, sezioni diverse potrebbero richiedere più o meno tempo. Sebbene il piano di base preveda di condurre il workshop in 2-4 ore, tale tempo può essere flessibile (in una certa misura) in base all'implementazione.

La gestione del tempo nel workshop sulle prestazioni della soluzione è fondamentale. La massima priorità per il workshop è passare in rassegna tutti i contenuti rilevanti, che dovrebbero essere prioritari rispetto a un eccessivo approfondimento di una singola sessione. Se la conversazione si prolunga e non c'è tempo per coprire tutto l'argomento, è previsto che l'architetto della soluzione rimandi le conversazioni dettagliate di completamento a un workshop più approfondito.

Durante ogni sessione, i partecipanti dovrebbero aspettarsi una discussione sull'ambito e sull'approccio. Come parte di tale aspettativa, l'architetto della soluzione potrebbe fornire alcune indicazioni direttamente all'interno della riunione. Tuttavia, queste sessioni non intendono essere sessioni di progettazione ma piuttosto sessioni di revisione. Il feedback fornito potrebbe alterare il piano o il progetto corrente, ma il lavoro dettagliato in tali aree sarà condotto dal team di implementazione dopo il workshop.

Output del workshop sulle prestazioni della soluzione

L'output del workshop sulle prestazioni della soluzione è un documento di risultati. Tale documento di risultati è una risposta alle informazioni fornite all'architetto di soluzioni, sia nella preparazione per il workshop che durante il workshop. Questi risultati saranno in genere di uno di tre tipi:

Asserzioni: questi risultati si riferiscono ad aspetti specifici della soluzione che l'architetto della soluzione vuole mettere in evidenza in quanto significativi dal punto di vista dell'architettura. Queste asserzioni sono fattori che potrebbero non rappresentare un rischio o un problema specifico, ma sono fondamentali per la soluzione e devono essere annotati perché, se modificati, avranno un impatto significativo. Queste asserzioni potrebbero riguardare elementi di un ambito specifico, aspetti di progettazione dell'architettura della soluzione oppure l'approccio o la tecnica di implementazione.
Rischi: questi risultati rappresentano un aspetto della soluzione o dell'approccio di implementazione che costituisce un rischio da monitorare nel progetto. Questi rischi potrebbero riguardare piani, approcci o progetti esistenti che hanno un potenziale di esiti negativi da monitorare. Potrebbero anche essere legati ad aree della soluzione che non sono state ancora adeguatamente esplorate e, come tali, rappresentano il rischio che possa sorgere qualcosa di imprevisto. Questi risultati saranno accompagnati da una dichiarazione di ciò che è considerato un rischio, insieme alle misure di mitigazione consigliate.
Problemi: questi risultati rappresentano un aspetto della soluzione o dell'approccio di implementazione che costituisce un problema con un impatto negativo sull'implementazione o che, se non corretto, avrà un impatto negativo in futuro. Questi risultati saranno accompagnati da una dichiarazione riguardo agli effetti negativi che l'impatto ha o avrà in futuro, insieme alle misure di risoluzione consigliate.

Il documento dei risultati sarà distribuito al cliente e alle organizzazioni partner e si terrà una riunione per esaminare i risultati in dettaglio. Il documento andrà alla leadership dell'implementazione e agli sponsor esecutivi di entrambe le organizzazioni. In alcuni casi, questi documenti di risultati possono essere lunghi. In questo caso viene fornito un riepilogo esecutivo che evidenzia i risultati chiave e critici per un migliore uso da parte dei dirigenti.

Affrontare tutti i rischi e i problemi non è una garanzia che la soluzione non incorrerà in problemi di prestazioni. Questo esercizio serve a mitigare i rischi e ad affrontare i problemi di tutti i fattori che vengono rivisti e sono veri al momento della revisione. Tuttavia, qualsiasi progetto presenta eccezioni o nuovi sviluppi che avranno un impatto. Per questo motivo, il workshop è iterativo in modo che, man mano che vengono introdotti nuovi fattori nella soluzione, il workshop può essere condotto nuovamente per affrontare nuove esigenze.

Workshop successivi sulle prestazioni della soluzione

Le prestazioni della soluzione sono un aspetto di cui il team di implementazione deve essere consapevole durante tutto il ciclo di vita del progetto. Il team deve pianificare le prestazioni della soluzione all'inizio del progetto e durante lo sviluppo e il test. Pertanto, potrebbero essere necessarie revisioni successive per i seguenti motivi:

Sfide con il workshop iniziale sulle prestazioni della soluzione: il team di progetto potrebbe non aver avuto tutte le informazioni rilevanti per valutare correttamente i rischi e i problemi nel workshop iniziale. Pertanto, aree che potrebbero essere state rinviate in passato possono essere riprese nei workshop successivi.
Significativo cambiamento dell'ambito: in alcuni casi, un'implementazione è influenzata da importanti cambiamenti dell'ambito o dell'approccio dovuti a una serie di circostanze. Questi cambiamenti potrebbero essere dovuti a fattori esterni, ma potrebbero anche essere correlati a cambiamenti significativi che seguono un'analisi dettagliata dei requisiti. Di conseguenza, è utile rivedere il workshop sulle prestazioni della soluzione.
Feedback dal team: man mano che la soluzione viene sviluppata e testata, potrebbero presentarsi opportunità per individuare le aree problematiche della soluzione che non sono state rilevate nel workshop iniziale. Il feedback degli utenti durante i test di accettazione o degli amministratori dei test di integrazione possono fornire maggiori dettagli sull'effettiva esperienza dell'utente finale, il che potrebbe giustificare un workshop successivo.

Completamento del workshop sulle prestazioni della soluzione

Al termine del workshop sulle prestazioni della soluzione e dopo la revisione dei risultati, gli elementi identificati come rischi e problemi e le relative azioni per la mitigazione e la risoluzione degli stessi saranno gestiti fino al termine come parte dell'engagement complessivo.

I problemi individuati hanno spesso un impatto sulla possibilità di un go-live di successo. Questi problemi devono essere risolti prima della valutazione dell'idoneità al go-live e della distribuzione di un ambiente di produzione.

I rischi e le relative mitigazioni raccomandate possono essere gestiti secondo la strategia complessiva del progetto, ma vengono monitorati durante tutto il progetto. I rischi non mitigati potrebbero trasformarsi successivamente in problemi che potrebbero influire anche sul go-live.