Come comunicare gli OKR e Viva Goals con il team

Completato

La comunicazione efficace è una componente fondamentale dell'essere un promotore OKR e influenza in modo significativo il successo del programma OKR. Poiché i promotori OKR sono responsabili della formazione, guidano l'adozione e aiutano i team a navigare nel cambiamento, la capacità di comunicare in modo chiaro ed efficace è fondamentale.

1. Valutare la prontezza

È importante determinare quanto sia probabile che gli utenti siano ricettivi a cambiare il modo in cui lavorano e ad adottare nuove tecnologie. Il piano di implementazione deve riflettere la prontezza dell'organizzazione.

La determinazione della prontezza e del desiderio di cambiamento richiede:

• Creare un'esigenza e una visione condivise: condividere il motivo del cambiamento e la necessità di intervenire ora
• Spiegare la modifica necessaria: com’è lo stato corrente e come sarà lo stato futuro?
• Mobilitare l'impegno: identificare i principali stakeholders e consolidare la sponsorizzazione dei dirigenti, analizzare la resistenza

Determinare la prontezza ponendo queste domande:

• Quali sono stati i fattori di successo durante l'implementazione di nuove tecnologie precedente? Quali sono state le insidie?
• Sono in corso altre implementazioni o eventi importanti nell'organizzazione?
• Quali risorse interne possono essere sfruttate per contribuire a diffondere la consapevolezza? Ad esempio, canali di comunicazione esistenti, cadenza di formazione ed eventi di leadership.
• Quali sono i vantaggi e i rischi associati a questa implementazione?
• Come è possibile evidenziare i vantaggi?
• Come è possibile mitigare il rischio?

Consiglio

Eseguire un'analisi dettagliata e identificare l'idoneità per team e gruppi di utenti; è consigliabile pilotare Viva Goals in un team per identificare e risolvere eventuali problemi in un ambiente controllato in anticipo.

2. Pianificare

Definire i criteri di successo

• Cosa stai cercando di realizzare con Viva Goals?
• Che aspetto ha il successo con Viva Goals? Essere specifici. Cosa si spera di aumentare e diminuire, e di quanto? Descrivere lo stato futuro. È anche possibile usare il framework OKR per definire il successo per Viva Goals e assegnare a se stessi o al team questo OKR.

Identificare i risultati principali e le attività cardine

• I tuoi risultati chiave dovrebbero migliorare in base all'adozione e mostreranno alla leadership l'impatto di Viva Goals sulla tua azienda
• Stabilire attività cardine. In che posizione è l’azienda oggi e dove spera di essere il prossimo trimestre? Dopo due trimestri? Dopo un anno?

Determinare i modi per raccogliere e misurare la soddisfazione e i progressi degli utenti rispetto ai benchmark.

Gli esempi includono I criteri di rete dei dipendenti, i dati interni del sondaggio e i dati utente di Viva Goals.

Mettere insieme il team principale

L'adozione di nuove tecnologie e metodologie richiede il consenso e il supporto di tutta l'azienda. Di seguito sono riportati i gruppi principali e i membri del team che possono contribuire a collegare la tecnologia e i risultati aziendali importanti per l'organizzazione. Ogni gruppo o membro ha un ruolo specifico nell'implementazione e nell'adozione e deve essere coinvolto in anticipo e spesso.

Ruolo	Responsabilità
Sponsor esecutivo	Comunicare la visione di alto livello e i valori di Viva Goals a livello aziendale
Super promotore (champion)	Assicurarsi che gli obiettivi aziendali siano realizzati dall'adozione di Viva Goals
Promotori	Aiuta a evangelizzare Viva Goals e gestire la gestione delle obiezioni
Capo del progetto	Supervisionare il processo di distribuzione e la logistica di Viva Goals
Amministratore tenant (specialista IT)	Supervisionare tutti gli aspetti tecnici della distribuzione e dell'implementazione di Viva Goals
Responsabili di reparto (stakeholder)	Identificare il modo in cui i reparti useranno Viva Goals e incoraggeranno l'engagement
Primi utilizzatori	Usare Viva Goals in anticipo e fornire feedback per risolvere eventuali problemi prima del lancio generale per l'intera organizzazione
Responsabile della formazione dei dipendenti	Gestire e comunicare contenuti di formazione su Viva Goals
Community OKR / Responsabile L&D	Possedere la creazione e la gestione di una community interna incentrata sugli OKR, consentendo un'ampia discussione e coordinando le opportunità di apprendimento in tutta l'azienda.

3: Distribuzione

L'obiettivo finale è far funzionare Viva Goals nell'intera organizzazione in modo da poter connettere il lavoro quotidiano di ogni membro del team ai risultati aziendali.

Tuttavia, a mano a mano che si passa al modello di maturità OKR e alla gestione del cambiamento associata alla distribuzione, è consigliabile semplificare l'organizzazione in OKR con una distribuzione pilota per gli utenti.

I vantaggi di un progetto pilota per gli utenti sono due volte: in primo luogo, si apprenderà rapidamente come funziona la metodologia all'interno della cultura aziendale e si acquisiranno informazioni dettagliate sulle sfide e sulle opportunità. In secondo luogo, il gruppo della distribuzione pilota farà da esempio per il resto dell'organizzazione. Il loro successo nel raggiungere i propri obiettivi servirà come motivazione per convincere un maggior numero di gruppi a salire a bordo.

Ecco tre modi per condurre una distribuzione pilota per gli utenti.

Gruppo pilota solo di Leadership

Uno dei modi più diffusi per implementare un programma OKR è dall'alto verso il basso. Il vantaggio di questo approccio è che il gruppo di leadership è dietro il programma e gli OKR sono ben allineati.

Ecco come funziona:

• Nel primo trimestre, gli OKR vengono impostati dal team esecutivo. Poiché gli OKR sono di natura trasparente, l'intera organizzazione avrà visibilità su questi obiettivi.
• Durante il primo trimestre, viene impostata una cadenza settimanale per i controlli come esempio. Le agende delle riunioni vengono strutturate in base alla misurazione degli OKR.
• Dopo un primo trimestre di successo, i team manager vengono formati. Sviluppano i propri OKR che sono allineati con il team di Leadership più anziano.
• Dopo un altro trimestre o due, i team manager espandono i loro risultati chiave. A questo punto, i singoli membri del team vengono coinvolti.
• Chiedere ai partecipanti di seguire il percorso di apprendimento del programma del gruppo di Leadership OKR su richiesta. In modo che ogni partecipante alla distribuzione pilota si senta autorizzato ad educare, coinvolgere e aggiornare i propri dipendenti nella metodologia e nel software OKR.

Gruppo pilota di reparto

Un altro metodo di implementazione comune consiste nell'eseguire un'implementazione dall’alto verso il basso coinvolgendo i responsabili del team e i singoli dipendenti di un reparto o un gruppo, ad esempio il reparto marketing o IT o un team di progettazione di prodotto.

Ecco come funziona:

• Con il supporto formale o informale della direzione superiore, il gruppo adotta una cadenza settimanale per i check-in da 1 a 2 trimestri, sperimentando ciò che funziona e apportando modifiche agili. Lungo il percorso, i team manager riportano alla direzione i successi, le sfide e le raccomandazioni.
• Una volta che il reparto e la gestione si sono adattati al ritmo, viene formulato un piano di formazione per implementare gli OKR al resto dell'organizzazione. Questo piano usa le lezioni apprese del reparto per rendere il processo il più fluido possibile per l'intera organizzazione.
• Chiedere ai partecipanti di seguire il percorso di apprendimento del programma del gruppo di Leadership OKR su richiesta. In modo che ogni partecipante alla distribuzione pilota si senta autorizzato ad educare, coinvolgere e aggiornare i propri dipendenti nella metodologia e nel software OKR.

Un'altra opzione: Adozione Big Bang

Anche se viene consigliato di usare a un approccio "crawl-walk-run" per la distribuzione pilota del programma OKR, le aziende mature che possono guidare l'organizzazione in modo efficiente ed efficace attraverso il cambiamento, possono scegliere di avviare tutti gli OKR a livello di organizzazione contemporaneamente.

Il vantaggio di questo approccio "Big Bang" è che le aziende sono in grado di sfruttare lo slancio iniziale e realizzare i vantaggi degli OKR più rapidamente in tutta l'organizzazione. Tuttavia, questo approccio richiede spesso più risorse e quindi ha maggior successo quando la leadership aziendale viene acquistata completamente, la comunicazione è chiara e l'implementazione è supportata dal percorso di apprendimento Get Started with Viva Goals.

Indipendentemente dal percorso scelto, è importante scoprire cosa funziona meglio per l'organizzazione. Essere pazienti, perché di solito ci vogliono alcuni trimestri per sentirsi a proprio agio con il cambiamento. Presto si otterrà un ritmo solido e il programma OKR crescerà, meturerà e trasformerà l'organizzazione durante il processo.

Misurazione del successo

Gli obiettivi definiscono il risultato desiderato e consentono di misurare il successo dell'implementazione di Viva Goals.

È essenziale ottenere la piena partecipazione degli stakeholder alla definizione degli OKR per garantire che abbiano un senso di responsabilità e allineino queste misure di successo alle attività di progetto definite. Gli OKR devono includere una combinazione di successo tecnico e incentrato sull'utente.

Obiettivo	Risultati chiave	To Do
Implementare Viva Goals in FY22 in modo da poter migliorare l'attenzione e far crescere il nostro business	KR1: il 100% del team di Leadership più anziano (SLT) aggiunge gli OKR nel primo trimestre KR2: eseguire l'onboarding e il training di 500 utenti nel secondo trimestre. KR3: il 100% degli utenti ha aggiunto ork a Viva Goals nel terzo trimestre.	- Identificare gli utenti della distribuzione pilota - Creare un piano di test della distribuzione pilota - Abilitare gli utenti della distribuzione pilota in Teams - Implementare la distribuzione pilota - Eseguire un sondaggio di feedback della distribuzione pilota - Misurare il successo della distribuzione pilota
Creare un ritmo di business su Viva Goals in modo da poter incorporare gli OKR nella nostra vita lavorativa quotidiana	FY22 Q2 SLT business review condotto e completato in Viva Goals KR1: aumentare l'uso del dashboard Viva Goals nelle riunioni a mani multiple da 1x a 3x nel secondo trimestre. KR2: aumentare l’uso della dashboard di Teams da 1 volta al mese a 2 volte al mese. KR3: il 100% dei responsabili dei team completano un controllo al mese.	- Okr aziendali aggiunti in Viva Goals. - I responsabili completano almeno un controllo. - Creare una dashboard di revisione interessante.

4. Formazione e adozione

Nel modulo Scrivi OKR efficaci con Viva Goals e incorporando gli OKR nei tuoi ritmi di business nel modulo Verifica successo programma OKR verranno trattati tutti gli aspetti da sapere sulla scrittura di okr efficaci.

5. Personalizzare il piano di comunicazione

Una delle parti più importanti dell'essere un campione OKR è comunicare in modo efficace sul programma OKR con Viva Goals.

Mettere insieme il piano di comunicazione e la sequenza temporale

Adottare un approccio graduale alle comunicazioni e assicurarsi che le comunicazioni corrette vengano eseguite nel momento giusto in modo che tutti i membri del team si sentano inclusi e supportati.

Personalizzare il piano di comunicazione in base al gruppo di destinatari

Per un promotore OKR, ci sono tre aspetti del gruppo di destinatari da considerare: il loro ruolo professionale, come imparano e il loro tipo di personalità.

Ruolo professionale

Le informazioni fornite e il modo in cui vengono fornite devono tenere conto delle persone a cui sono destinate. In questo modo è possibile soddisfare esigenze o problemi specifici del loro ruolo. Ad esempio, il contenuto di una presentazione e il modo in cui viene presentata cambierebbero se fosse destinata a un gruppo di dirigenti rispetto a un team di progettazione. Quando si considera il ruolo delle persone è possibile connettere le informazioni direttamente a loro.

Un modo utile per iniziare a personalizzare le informazioni per il gruppo di destinatari è quello di considerare ciò che ci si aspetta da loro su base giornaliera.

• In che modo l'introduzione di OKR li aiuterà?
• Quali potenziali ostacoli o preoccupazioni potrebbero avere?
• Di che capacità dispongono?
• È possibile creare spazio nelle loro pianificazioni in modo che possano sentire che c'è tempo per imparare e adattarsi al cambiamento che viene loro chiesto?

Essere consapevoli di quali potrebbero essere le loro preoccupazioni ed esigenze individuali aiuterà il team a sentirsi più sicuro e che c'è un percorso ragionevole davanti a loro. Questo incoraggia anche la curiosità, l'apertura e una mentalità orientata alla crescita.

Stili di apprendimento

I promotori OKR devono collaborare con i colleghi per sviluppare strategie di comunicazione efficaci e modellare la flessibilità quando rispondono ad esigenze diverse. Non esiste una sola dimensione per comunicare. Ciò non significa, tuttavia, che non ci siano strategie utili che aiutino le persone a comunicare in modo inclusivo.

Le strategie chiave per la comunicazione inclusiva includono:

• Variare il metodo. Quando possibile, usare approcci diversi. Pianificare un orario di collaborazione interattivo con un'opzione alternativa per l'orario di lavoro indipendente, fornire risorse visive per accompagnare le riunioni orali, registrare le riunioni e attivare la trascrizione in tempo reale.
• Seguire le linee guida sull'accessibilità. Eseguire azioni come il controllo dell'ordine di lettura dei documenti, l'attivazione di sottotitoli in tempo reale nelle riunioni e l'aggiunta di testo alternativo alle immagini. L'uso di strumenti come Verifica accessibilità di Microsoft garantisce che i documenti siano all'altezza degli standard di settore.
• Fare riferimento ai colleghi. Tutti spieghiamo le cose in modi che hanno senso per il nostro cervello; questo significa che spesso interruzioni e difficoltà di comunicazione nell'apprendimento di nuovo materiale. Chiedere ai colleghi di descrivere i concetti con le loro parole. Questo verifica la loro comprensione e amplia le corsie di comunicazione.

La comunicazione inclusiva è un lavoro continuativo che i promotori OKR devono controllare in modo coerente.

Tipi di personalità

L'ultimo elemento da considerare per conoscere il gruppo di destinatari è considerare il tipo di personalità. L'autore di bestseller Gretchen Rubin ha fornito un framework chiamato "Le quattro tendenze" che si rivela utile per i gruppi di destinatari professionali, soprattutto quando si introducono cambiamenti e nuove informazioni. Dal momento che i promotori OKR fanno entrambe le cose, questo è un framework particolarmente potente da conoscere.

Studiando il modo in cui le persone rispondono alle aspettative, al cambiamento e alle nuove informazioni, Rubin ha scoperto che c'erano quattro grandi categorie di persone:

• Questioner
• Upholder
• Obliger
• Rebel

Conoscere le nozioni di base di ogni tipo di personalità e le strategie che possono essere usate quando si lavora con loro aiuta i promotori OKR a comunicare in modo efficace e a mantenere il team unito.

Questioner vogliono giustificazioni e sono segugi di informazioni. Gli interroganti si svegliano e pensano: "Cosa deve essere fatto oggi?" Sono motivati dall'esecuzione di elementi che approvano e comprendono. Una volta che si ha il loro consenso, i Questioner sono potenti alleati e sostenitori. Al contrario, a loro non piace dedicare tempo e impegno ad attività con cui non sono d'accordo. Non bisogna lasciarsi intimidire dalle loro domande; se pressano, è probabile che stiano cercando di salire a bordo assicurandosi che siano d'accordo e capiscano cosa si sta loro chiedendo.

• Strategie:
  • Pianificare orari di ufficio regolari; questo probabilmente ridurrà al minimo il lavoro per sé in quanto questi tipi di personalità si accorgeranno che c'è un orario/luogo prestabilito per loro per porre eventuali domande che si presentano.
  • Fornire informazioni di contatto su chi possono contattare con domande al di fuori della classe.

Upholders vogliono sapere cosa deve essere fatto. I fautori si svegliano e pensano: "Cosa c'è nella pianificazione e nell'elenco delle attività per oggi?" Sono molto motivati a fare le cose. A loro non piace fare errori, farsi incolpare o non riuscire a seguire sufficientemente (se è nell'elenco delle attività da fare, sarà fatto!). Purché la formazione sia stata inserita nella loro pianificazione, gli Upholders saranno molto probabilmente pronti ad apprendere e ad applicare nuove informazioni e pratiche.

• Strategie:
  • Fornire tutte le risorse che potrebbero essere loro necessarie (pdf, collegamenti, presentazioni e così via).
  • Essere chiari su domande ed elementi di azione per loro.

Obligers sono motivati da aspettative e regole. Gli obbligatori si svegliano e pensano: "Cosa devo fare oggi?" Sono molto motivati dalla responsabilità. A loro non piace essere rimproverati o deludere gli altri. Avere successo con gli Obliger significa definire aspettative chiare e avere il consenso per una responsabilità.

• Strategie:
  • Impostare le barriere per assicurarsi che si allunghino da soli (essere preparati a dover spingerli un po').
  • Pianificare i controlli regolari per assicurarsi che siano a bordo e si sentano supportati.

Rebels vogliono la libertà di fare le cose a modo loro. Resistono alla maggior parte di tutte le regole. I ribelli si svegliano e pensano: "Cosa voglio fare oggi?" Sono molto motivati da un senso di libertà e di autodeterminazione. Può essere un momento difficile ottenere il consenso con i Rebels, ma siccome sono spesso innovatori e leader, una volta che hanno accettato, spesso portano gli altri a fare lo stesso. La perseveranza è la chiave. I Rebels prosperano con l'indipendenza. Onorare questo è un ottimo modo per tenerli a bordo.

• Strategie:
  • Onorare il loro bisogno di indipendenza chiedendo il loro input.
  • Assegnare loro piccoli ruoli di leadership (ad esempio, rendendoli responsabili di stanze di lavoro o progetti). Questo incoraggia il consenso e dà loro spazio per scegliere di imparare da soli (piuttosto che sentirsi come se venisse loro imposto)

Non sempre si saprà quale combinazione di personalità si avrà durante la formazione, ma avere un punto di riferimento per come le persone possono rispondere in modo diverso può aiutare per prepararsi e soddisfare le esigenze del team.

Una comunicazione efficace richiede almeno una comprensione periferica del gruppo di destinatari. Fare un po' di lavoro in anticipo per considerare i ruoli professionali, la varietà di stili di apprendimento e i diversi tipi di personalità presenti può aiutare i promotori OKR a personalizzare le proprie informazioni e a comunicare in modo più efficace.