Raccogliere contenuti per un caso
Le raccolte in eDiscovery (Premium) consentono ai responsabili di eDiscovery di eseguire ricerche in origini dati responsabili (ad esempio cassette postali e siti di SharePoint). Possono anche cercare origini dati non responsabili (ad esempio cassette postali del gruppo e Teams) e usare criteri di ricerca specifici (ad esempio parole chiave e intervalli di date) per definire l'ambito della ricerca. Ciò consente di stimare il contenuto che potrebbe essere rilevante per un caso.
Vantaggi delle raccolte
- Ambito efficiente: le raccolte forniscono una stima del contenuto, consentendo ai responsabili di prendere decisioni informate sulle dimensioni e sull'ambito dei dati pertinenti.
- Processi automatizzati: l'automazione del processo di raccolta riduce il tempo e l'impegno necessari per gestire manualmente la conservazione dei dati.
- Ricerca completa: le raccolte possono eseguire ricerche in varie origini dati e tipi di contenuto, tra cui posta elettronica, documenti e conversazioni di Teams.
Flusso di lavoro per la creazione e la gestione di raccolte
Il flusso di lavoro per la creazione e la gestione di raccolte in eDiscovery (Premium) prevede diversi passaggi chiave:
1. Creare ed eseguire una stima della raccolta:
- Definire le origini dati: identificare le origini dati responsabili e non responsabili per la ricerca. È anche possibile includere origini dati aggiuntive che non sono disponibili nel caso specifico.
- Configurare la query di ricerca: usare parole chiave, proprietà e condizioni per compilare query di ricerca che restituiscono contenuto probabilmente rilevante per il caso.
- Invia raccolta: creare una stima della raccolta, inclusi il volume di dati, i percorsi del contenuto e i riscontri delle query di ricerca.
2. Esaminare le stime e le statistiche: dopo aver creato una stima della raccolta ed eseguirla, il passaggio successivo consiste nel visualizzare le statistiche di raccolta. Queste statistiche consentono di verificare se il contenuto pertinente viene trovato e identificare le posizioni del contenuto con il maggior numero di riscontri. È anche possibile esaminare un esempio dei risultati della ricerca per assicurarsi che rientrino nell'ambito dell'indagine.
3. Rivedere ed eseguire nuovamente la stima della raccolta: in base alle stime e alle statistiche restituite dalla raccolta, potrebbe essere necessario perfezionare la ricerca. Modificare le origini dati e la query di ricerca per espandere o limitare l'ambito della raccolta. Aggiornare ed eseguire nuovamente la stima della raccolta fino a quando non si è certi che contenga il contenuto più pertinente.
4. Eseguire il commit della stima della raccolta in un set di revisione: se soddisfatto dei risultati della raccolta:
- Finalizzare l'ambito della raccolta: assicurarsi che la raccolta restituisca il tipo di contenuto pertinente al caso.
- Commit per il set di revisione: aggiungere la raccolta a un set di revisione, incluse le opzioni per le conversazioni di chat, gli allegati cloud e le versioni dei documenti.
- Elaborazione: il contenuto viene sottoposto a un'elaborazione maggiore durante l'inserimento nel set di revisione, con OCR applicato per estrarre testo dalle immagini.
5. Panoramica della raccolta di revisione: dopo aver eseguito il commit di una raccolta in un set di revisione, vengono conservate informazioni dettagliate sulla raccolta, fornendo un record cronologico degli elementi raccolti. Questo record include statistiche sugli elementi estratti, l'indicizzazione approfondita, la query di ricerca usata e i percorsi del contenuto da cui sono stati raccolti gli elementi.
Gestione di raccolte e origini dati
La visualizzazione e la modifica dei dettagli del responsabile, la reindicizzazione dei dati dei responsabili e il rilascio dei responsabili sono attività essenziali per la gestione delle raccolte. Nella scheda Origini dati sono elencati tutti i responsabili aggiunti al caso. Selezionare un responsabile per visualizzare informazioni dettagliate. Per aggiornare le origini dati, scegliere Modifica origine, modificare le posizioni dei dati e mantenere le impostazioni, quindi inviare le modifiche.
La reindicizzazione garantisce risultati di ricerca completi e accurati organizzando i dati per la ricerca e il recupero rapidi. Selezionare il responsabile e scegliere Aggiorna indice per indirizzare gli elementi parzialmente indicizzati. Quando un caso viene chiuso o un responsabile non è più pertinente, selezionare il responsabile e scegliere Rilascia per rimuovere i blocchi e aggiornare lo stato del responsabile.
Se lo stato di blocco non è applicato correttamente, selezionare i responsabili e scegliere l'azione Riprova blocco .
Creare e gestire le stime delle raccolte
Prima di creare una stima della raccolta, aggiungere i responsabili e le origini dati non responsabili al caso. Assicurarsi di disporre delle autorizzazioni necessarie per creare una stima della raccolta. Salvare lo stato di avanzamento come raccolta bozza e completarlo in un secondo momento, se necessario. Per creare una stima della raccolta:
- Passare a eDiscovery>Premium nel portale di Microsoft Purview o Portale di conformità di Microsoft Purview.
- Selezionare la scheda Case e aprire un caso di eDiscovery (Premium), quindi passare alla scheda Raccolte .
- Selezionare Nuova raccolta per avviare il processo di creazione della raccolta.
- Immettere un nome (obbligatorio) e una descrizione (facoltativo) per la raccolta. Il nome non può essere modificato dopo la creazione della raccolta, ma la descrizione può essere modificata.
- Nella pagina Origini dati del responsabile scegliere di selezionare i responsabili specifici aggiunti al caso oppure usare l'opzione Seleziona tutto per cercare tutti i responsabili aggiunti al caso.
- Nella pagina Origini dati non responsabili selezionare origini dati non responsabili specifiche aggiunte al caso oppure usare l'opzione Seleziona tutto per selezionare tutte le origini dati non responsabili aggiunte al caso.
- Nella pagina Percorsi aggiuntivi selezionare altre cassette postali e siti da cercare come parte della raccolta.
- Creare la query di ricerca nella pagina Query di ricerca usando parole chiave, coppie di proprietà o un elenco di parole chiave. Aggiungere condizioni di ricerca per limitare l'ambito della raccolta.
- Esaminare e inviare la stima della raccolta. Il sistema crea una stima, visualizzando statistiche e risultati di esempio per la revisione.
Quando si esegue il commit di una stima della raccolta in un set di revisione, configurare impostazioni come il threading delle conversazioni, gli allegati cloud e le versioni dei documenti. Aggiungere la raccolta a un set di revisione nuovo o esistente e selezionare Commit per finalizzare il processo.
Gestire le stime delle raccolte
Usare il menu Azioni nella pagina a comparsa stima raccolta per eseguire varie attività di gestione, ad esempio la modifica della raccolta, il commit della raccolta in un set di revisione, l'esportazione di report e l'eliminazione della stima della raccolta. Dopo il commit di una stima della raccolta in un set di revisione, sono disponibili solo le opzioni Copia raccolta ed Esporta come report .
Cosa accade dopo il commit di una stima della raccolta
Dopo aver eseguito il commit di una stima della raccolta in un set di revisioni, vengono eseguiti diversi processi e revisioni importanti:
- Il set di revisione viene creato e visualizzato nella scheda Set di revisione .
- La query di ricerca della raccolta viene rieseguita per raccogliere gli elementi più recenti.
- Lo stato di avanzamento dell'impegno di raccolta viene visualizzato nella pagina a comparsa della stima della raccolta.
- Gli elementi vengono elaborati, con il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) applicato per estrarre testo dalle immagini.
- Lo stato della raccolta viene aggiornato in Commit.
Esaminare le statistiche e i report della raccolta
Dopo il commit di una raccolta in un set di revisione, sono disponibili diverse statistiche e report per la revisione:
- Scheda Riepilogo: contiene informazioni sugli elementi della raccolta, le stime, l'indicizzazione, i tipi di file e altro ancora.
- Scheda Origini dati: visualizza informazioni sulle origini dati responsabili e non responsabili.
- Scheda Statistiche di ricerca: mantiene le statistiche cronologiche della stima della raccolta per il confronto.
Differenze tra le stime delle raccolte e le raccolte di cui è stato eseguito il commit effettivo
È comune osservare le differenze tra le stime di raccolta e il numero effettivo di elementi di cui è stato eseguito il commit in un set di revisione. Queste differenze possono verificarsi a causa di:
- Elementi figlio: elementi aggiuntivi, ad esempio allegati, potrebbero aumentare il numero di elementi nel set di revisione.
- Elementi duplicati: gli elementi già presenti nel set di revisione non vengono aggiunti di nuovo.
- Opzioni di configurazione della raccolta: le opzioni selezionate durante il processo di commit potrebbero influire sul numero di elementi aggiunti.
- Stima e risultati effettivi: potrebbero verificarsi differenze a causa di modifiche nei dati tra la stima e il commit della raccolta.
Come creare una raccolta
Visualizzare una versione video della guida interattiva (sottotitoli disponibili in più lingue).
Assicurarsi di selezionare l'opzione a schermo intero nel lettore video.