Gestire i responsabili e con le origini dati non correlate ai responsabili

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La gestione delle origini dati responsabili e non responsabili è essenziale per gestire i casi legali e le indagini. Microsoft Purview eDiscovery (Premium) semplifica il processo di rilevamento e distribuzione delle notifiche di blocco legale, la gestione dei responsabili e l'automazione del processo di blocco legale.

Quando un'organizzazione risponde a un'indagine legale, il flusso di lavoro include l'identificazione, la conservazione e la raccolta di contenuti potenzialmente rilevanti. Questo processo si basa sulle persone dell'organizzazione che sono responsabili dei dati pertinenti. In eDiscovery questi utenti sono chiamati responsabili dei dati. Sono definiti come persone che hanno il controllo amministrativo di un documento o di un file elettronico. Ad esempio, il responsabile di un messaggio di posta elettronica è il proprietario della cassetta postale che contiene il messaggio pertinente.

Anche se potrebbe essere presente contenuto nelle cassette postali e nei siti che non sono associati a un responsabile, potrebbe comunque essere rilevante per il caso. Queste posizioni di contenuto, in cui i responsabili non hanno il controllo amministrativo ma potrebbero essere proprietari di dati rilevanti, sono note come origini dati non responsabili.

Un blocco legale conserva il contenuto che potrebbe essere rilevante per un caso legale. I blocchi possono essere inseriti nei responsabili e nelle relative origini dati o in origini dati non responsabili. Quando i percorsi del contenuto vengono inseriti in attesa, il contenuto viene mantenuto fino al rilascio del blocco. I blocchi assicurano che i dati rilevanti non vengano eliminati o modificati durante un'indagine.

Tipi di blocchi

  • Custodia: applicato alle origini dati associate a responsabili specifici, ad esempio le cassette postali di Exchange, gli account OneDrive, i siti di SharePoint e Teams.
  • Blocchi non responsabili: applicato alle origini dati non direttamente associate a responsabili specifici, ad esempio cassette postali di gruppo, siti di SharePoint e Teams.

Una notifica di blocco legale è una comunicazione inviata a dipendenti o responsabili di dati che potrebbero essere rilevanti per un'indagine legale. Queste notifiche indicano ai responsabili di conservare le informazioni archiviate elettronicamente e tutti i contenuti che potrebbero essere rilevanti per una questione legale attiva o imminente. I team legali devono assicurarsi che ogni responsabile abbia ricevuto, letto, compreso e accettato di rispettare le istruzioni specificate.

  1. Avviso di rilascio: viene emesso un avviso di blocco legale per i responsabili con informazioni rilevanti, che indicano loro di conservare le informazioni necessarie.
  2. Avviso di riemissione: aggiorna e rieseguire le notifiche di blocco come ambito delle modifiche di conservazione.
  3. Avviso di rilascio: notificare ai responsabili quando non sono più necessari per conservare il contenuto.
  4. Promemoria e escalation: pianifica promemoria e escalation per il completamento con responsabili che non rispondono.

Gestione dei responsabili

Usare lo strumento di gestione dei responsabili predefinito in Microsoft Purview eDiscovery (Premium) per gestire i responsabili e identificare le origini dati pertinenti associate a un caso. Il sistema può identificare e mettere automaticamente in attesa le cassette postali di Exchange e gli account OneDrive dei responsabili. Anche altre origini dati, ad esempio cassette postali, siti o Teams, possono essere associate a un responsabile.

Passaggi per aggiungere e gestire i responsabili

1. Identificare i responsabili:

  1. Passare al portale di Microsoft Purview o al portale di conformità di Microsoft Purview con un account con autorizzazioni di eDiscovery.
  2. Passare alla scheda eDiscovery eDiscovery (Premium)Cases.Navigate to eDiscovery>eDiscovery eDiscovery (Premium)>Cases tab.
  3. Selezionare il caso, quindi passare alla scheda Origini dati e selezionare Aggiungi origine> datiAggiungi nuovi responsabili.
  4. Aggiungere gli utenti come responsabili digitando i nomi o gli alias.

2. Scegliere la posizione dei dati del responsabile:

  • Il sistema include la cassetta postale primaria e l'account OneDrive per ogni responsabile.

  • Associare altri percorsi dati, ad esempio siti di SharePoint o Teams, al responsabile. Espandere i dettagli del responsabile per modificare le posizioni dei dati.

    Screenshot della schermata Seleziona responsabile con l'opzione Cancella evidenziata per la cassetta postale di Exchange dell'utente e l'account OneDrive.

3. Configurare le impostazioni di blocco:

  1. Mettere i responsabili in attesa per mantenere il contenuto nelle posizioni dei dati associate fino a quando il blocco non viene rimosso. Selezionare la casella di controllo accanto a ogni responsabile nella pagina Impostazioni blocco .
  2. Verificare che il responsabile blocchi le selezioni e quindi selezionare Avanti.

4. Esaminare i responsabili e completare il processo:

  1. Verificare l'elenco dei responsabili, le relative posizioni dei dati e le impostazioni di blocco.
  2. Selezionare Invia per aggiungere i responsabili e le relative posizioni dei dati al caso e applicare le impostazioni di blocco.

Gestione di responsabili e origini dati

  • Visualizzare i dettagli del responsabile: nella scheda Origini dati sono elencati tutti i responsabili aggiunti al caso. Selezionare un responsabile per visualizzare informazioni dettagliate.

    Screenshot che mostra i responsabili aggiunti nella scheda Origini dati.

  • Modificare un responsabile: aggiornare le origini dati associate a un responsabile in base alle esigenze. Selezionare il responsabile e scegliere Modifica origine. Modificare le posizioni dei dati e le impostazioni di blocco, quindi inviare le modifiche.

  • Reindicizzare i dati dei responsabili: l'indicizzazione è il processo di organizzazione dei dati in modo che possano essere ricercati e recuperati rapidamente. Nel contesto di eDiscovery, l'indicizzazione garantisce che tutto il contenuto pertinente sia ricercabile e possa essere individuato in modo efficiente durante un'indagine. In alcuni casi, gli elementi potrebbero essere parzialmente indicizzati a causa di file di grandi dimensioni o danneggiamento dei dati, rendendo difficile il recupero accurato di tutti i dati rilevanti.

    Per reindicizzare i dati dei responsabili e garantire risultati di ricerca completi e accurati:

    1. Passare a eDiscovery>eDiscovery (Premium) e aprire il caso.
    2. Selezionare la scheda Origini dati .
    3. Selezionare il responsabile di cui è necessario reindicizzare i dati.
    4. Nella pagina a comparsa selezionare Aggiorna indice. Confermare l'aggiornamento dell'indice selezionando Sì.

    La reindicizzazione è un processo a esecuzione prolungata. È possibile tenere traccia dello stato nella scheda Processi o nella scheda Responsabili monitorandone lo stato nella colonna Stato processo di indicizzazione.

    La reindicizzazione garantisce che tutti i dati pertinenti siano inclusi e rappresentati accuratamente nei risultati della ricerca, il che è fondamentale per indagini legali approfondite.

  • Rilascia un responsabile: quando un caso viene chiuso o un responsabile non è più pertinente, seleziona il responsabile e scegli Rilascia per rimuovere i blocchi e aggiornare lo stato del responsabile.

Ripetere l'azione di blocco

Se lo stato di blocco non è applicato correttamente, selezionare i responsabili e selezionare Riprova azione di blocco.

La gestione delle origini dati responsabili e non responsabili in Microsoft Purview eDiscovery (Premium) garantisce una gestione accurata e conforme delle indagini legali, semplificando la conservazione, la raccolta e la revisione dei dati pertinenti.