Valutare la conformità dell'organizzazione

Completato

Una volta garantita la sicurezza del team di progetto, il passaggio successivo verso l'aggiornamento consiste nel verificare che l'organizzazione e gli utenti siano pronti per Teams (attività parallela alla verifica della conformità tecnica). Per ottenere risultati da Teams, gli utenti devono usarlo. Limitarsi ad abilitare Teams non garantisce il raggiungimento dell'obiettivo. Gli utenti hanno diversi casi di utilizzo e varie tipologie di apprendimento e si adattano alle nuove tecnologie con tempistiche differenti.

Valutando la conformità dell'organizzazione, è possibile determinare se gli utenti sono propensi (o meno) a cambiare il loro modo di lavorare e ad adottare nuove tecnologie. Comprendere come gli utenti reagiscono al cambiamento permette all'organizzazione di affrontare i problemi in modo proattivo, di regolare il piano di implementazione in modo da ottenere il consenso ottimale e di identificare gli utenti in grado di favorire il cambiamento tra i colleghi.

Attività

Iniziare le seguenti conversazioni per valutare la conformità dell'organizzazione e registrarne la propensione al cambiamento. Queste informazioni danno un'idea di quanta consapevolezza e formazione sono necessari per il progetto. Non è necessario avere numeri esatti. Questo esercizio consente di avere un'idea generale sulla propensione aziendale. Per superare eventuali difficoltà iniziali, valutare un'implementazione passata per anticipare la possibile reazione degli utenti al cambiamento e ad affrontare in modo proattivo le reazioni attese.

• In che percentuale gli utenti ricadono nei seguenti contenitori?

  Primi utilizzatori	Utenti informati	Ultimi utilizzatori
  Questi utenti chiedono la soluzione prima che sia disponibile.	Questi utenti accettano la soluzione non appena ne viene dimostrato il valore.	Questi utenti rifiutano la soluzione, anche dopo il cambiamento.

• In quale percentuale gli utenti ricadono in ogni competenza?

  Automotivati	Collaborativi	Utenti con bisogno di supporto
  Questi utenti si avvalgono delle risorse disponibili e apprendono tramite la pratica.	Questi utenti sfruttano la formazione interattiva e di gruppo insieme ai colleghi.	Questi utenti si aspettano assistenza costante o individuale.

• Oltre alla distribuzione dei servizi, quante altre modifiche si stanno verificando?

  Minima	Media	Trasformazionale
  Nessuna	1-3	Più di 3

Organizzare le informazioni per unità aziendali e dirigenti per classificare i segmenti dell'azienda più aperti al cambiamento. In quest'ambito verranno individuati gli aspiranti primi utilizzatori e i processi che le persone sono disposte a provare per migliorare.

Attività di esempio per Contoso

Configurare riunioni con i principali dirigenti delle unità aziendali, i proprietari dei processi e le community nell'organizzazione. Assicurarsi di includere ruoli come assistenti esecutivi, responsabili d'ufficio di postazioni remote e dirigenti del campo dell'area. Usare il questionario delle parti interessate per comprendere la pressione aziendale e competitiva cui sono soggetti questi dirigenti. Cosa cercano di realizzare nelle rispettive aree di responsabilità? Aumentare il senso per gli affari grazie alla maggiore consapevolezza delle proprie esigenze e ponendo le fondamenta per un ulteriore impegno. Subito dopo la riunione, completare i livelli individualmente o in gruppo nello strumento di classificazione per il coinvolgimento delle parti interessate. Questa operazione consente di quantificare le aree aziendali pronte per intraprendere il cambiamento. Le classificazioni dipendono da valutazioni soggettive di gruppo o individuali, pertanto non è necessario rendere lo strumento disponibile ad un ampio pubblico. È invece consigliabile usarlo per rendere note le strategie di adozione, la priorità degli scenari aziendali e i metodi di interazione con le persone.

Conformità e gestione delle parti interessate

Le aspettative di comunicazione e gestione sono elementi chiave nella riuscita di un progetto di cambiamento. È importante comunicare regolarmente, alle parti interessate e agli altri utenti dell'organizzazione, la visione generale e il proprio stato di avanzamento verso l'obiettivo. Le parti interessate sono le persone che hanno interesse nel progetto e lo influenzano, indipendentemente dal livello. Potrebbero non avere responsabilità diretta su campi di interesse dell'utente, ma sono influenti nell'organizzazione, in particolare se oppongono apertamente resistenza al cambiamento.

Si consiglia di svolgere riunioni dirette con le parti interessate con cadenza regolare. L'obiettivo, a questo punto, è quello di ascoltare e leggere altre informazioni sulle loro attività. Se si dispone di un team di ampia adozione, assegnare singoli utenti al team di progetto per gestire le relazioni con le principali parti interessate. Usare le domande seguenti per guidare la conversazione delle parti interessate:

• Quali sono gli esempi di sfide o punti critici dell'organizzazione correlati alla comunicazione e alla collaborazione?
• Quali sono le aree in cui si vuole migliorare l'organizzazione?
• Quali sono le iniziative strategiche dell'organizzazione o i progetti di trasformazione corrente che possono essere supportati da Teams?
• Quali metodi di comunicazione e collaborazione sono in genere più accettati dall'organizzazione rispetto ad altri?
• Qual è la procedura per la stesura, la distribuzione e la condivisione delle informazioni?

Questa intervista iniziale fornisce la base per un'ulteriore interazione. Ascoltare i punti critici e registrare le percezioni, per creare comunicazioni efficaci e per poter gestire le aspettative sul cambiamento e l'impatto che esso può avere nelle attività quotidiane.

Attività

Scegliere il ritmo e il metodo di comunicazione con le parti interessate, che siano in linea con la propensione aziendale. Rivolgere le comunicazioni ai vari livelli di coinvolgimento e interesse nell'organizzazione. Opzione: per garantire la diffusione costante delle informazioni sul progetto, è consigliabile usare le pagine delle notizie nel sito di comunicazione di SharePoint. La raccolta di pagine delle notizie (le pagine del sito di SharePoint associate al team di pianificazione) può essere resa pubblica per un'ampia condivisione con tutte le parti interessate.

Assicurarsi che non vengano inviati solo i normali report di stato tramite e-mail e tramite le pagine delle notizie di SharePoint, ma sviluppare altri metodi di comunicazione, ad esempio:

• Riunioni periodiche individuali dedicate
• Riunioni con i dirigenti
• Riunioni con tutto il personale
• Trasmissioni virtuali
• Distinzione tra le ore di lavoro delle parti interessate e quelle per le domande dei dipendenti
• Inclusione nelle comunicazioni o nelle newsletter aziendali
• Articoli sull'Intranet interna

Tutti questi metodi possono essere usati per informare e allineare le parti interessate e per offrire un forum dove segnalare feedback diretti sulla loro riuscita. Per evitare che nei forum pubblici vengano palesati malcontenti, si consiglia di analizzare le aree suscettibili, soprattutto con riunioni individuali. Resta comunque importante incoraggiare gli utenti a inviare apertamente il proprio feedback.

Attività per Contoso

Collaborare con il team di progetto per creare una presentazione per le parti interessate. Assicurare la partecipazione dell'IT ai messaggi principali. Usare le risorse Microsoft per garantire la condivisione delle informazioni sui servizi disponibili e che si intendono distribuire, come Microsoft Teams. Il messaggio principale di questa presentazione, da fare possibilmente di persona, con una componente virtuale per i dirigenti remoti tramite riunioni di Teams o eventi Live, consiste nel mostrare il modo in cui il cambiamento e la tecnologia proposti risolveranno i punti critici individuati durante l'incontro con le parti interessate e gli utenti finali. Questa riunione è un'opportunità per ottenere feedback e volontari per i primi progetti pilota PoC e partecipanti al programma Primi utilizzatori. Impostare le aspettative per sequenze temporali (30-60 giorni) e l'impegno in termini di tempo (1-2 ore settimanali) per verificare che l'utente abbia ricevuto il feedback appropriato nel programma di adozione dell'utente finale.