Ruoli chiave nel framework per l'adozione di servizi

Completato

È ora possibile iniziare a delineare una strategia e un piano di progetto. Occorre ottenere rapidamente alcuni risultati significativi perché il budget complessivo per il progetto non è ancora stato fissato. Con la consapevolezza che i talenti sono il bene più importante dell'azienda, occorre prima di tutto valutare le risorse interne disponibili che contribuiranno a realizzare i propri obiettivi. Le competenze e i ruoli seguenti sono essenziali per un progetto riuscito:

Ruolo	Descrizione
Sponsor esecutivo	Nella società è presente un senior executive che coordina i risultati di business complessivi, inclusa l'implementazione di Microsoft Teams?
Success owner (Responsabile della riuscita)	Chi è responsabile della riuscita globale dell'implementazione? Spesso è un leader aziendale, ad esempio il direttore dello sviluppo prodotti, in collaborazione con il responsabile dei servizi IT, come il responsabile incaricato dei servizi di collaborazione e comunicazione.
Project manager	Una persona che ha la responsabilità quotidiana della gestione del progetto globale, tra cui la gestione dei rischi, problemi e stakeholder.
Promotori	Esiste una rete di promotori che fornisca supporto al reparto e un supporto 1:1 ai dipendenti durante le transizioni? Il responsabile della community può offrire una presenza costante a questi utenti e gestirne la formazione e il supporto tecnico?
Comunicazioni e marketing	Chi può aiutare a creare messaggi chiave su questo cambiamento che abbiano maggiore presa sui dipendenti? Qual è l'assistenza disponibile per la progettazione grafica?
Competenze tecniche	È richiesta una conoscenza più approfondita della pianificazione tecnica, della configurazione e della distribuzione del software di destinazione. La preparazione tecnica avviene in parallelo e contemporaneamente alla pianificazione dell'adozione da parte degli utenti.

Nota

Con l'avvento di Microsoft Teams, i professionisti IT che hanno prestato in precedenza solo servizi di collaborazione o comunicazioni/telefonia devono ora collaborare per garantire un'esperienza integrata. Nelle organizzazioni di piccole dimensioni può trattarsi di una persona, in un'organizzazione di dimensioni maggiori spesso due o più persone.

Attività
Per altre informazioni su ruoli e prerequisiti per questa fase della pianificazione, leggere la fase 1 di Microsoft Teams. Guardare e usare video introduttivi come Che cos'è Microsoft Teams? per fare in modo che gli utenti inizino a comprendere cosa può fare per loro questa nuova esperienza. Questo video non si concentra su un lungo elenco di funzionalità, ma sui risultati per i dipendenti.

Ruolo fondamentale - Sponsor esecutivo

Ciò che è certo è che la maggior parte dei dipendenti non è disposta a usare le nuove tecnologie distribuite dall'organizzazione. La presenza di uno sponsor esecutivo può essere utile. Nei progetti di trasformazione in cui il CEO era abbastanza o molto visibile, il progetto ha avuto un esito molto positivo o estremamente efficace. Un set ben definito di obiettivi finanziari e operativi comporta una trasformazione "estremamente efficace" (come mostrato nelle diverse ricerche di terze parti e basate su Microsoft).

Occorre identificare lo sponsor esecutivo e conferirgli una visibilità costante come parte del programma di cambiamento. Ciò comporta l'uso prolungato dei nuovi strumenti e della trasformazione generale. Le comunicazioni coerenti sono fondamentali. Ecco alcuni modi in cui gli sponsor esecutivi possono comunicare il loro sostegno al progetto:

• Usare gli eventi live di Microsoft Teams per organizzare un'assemblea generale virtuale con i dipendenti interessati dal cambiamento. Pianificare le attività regolarmente, preferibilmente con cadenza mensile o almeno trimestrale, per rafforzare il motivo per cui l'organizzazione intende affrontare questo percorso di cambiamento.
• Chiedere allo sponsor esecutivo di usare la medesima tecnologia. Quando i dirigenti sono presenti in nuove esperienze, l'uso dei dipendenti di tali esperienze aumenta. Selezionare un'esperienza dirigenziale appropriata da trasformare insieme ad altri dipendenti. Collaborare direttamente con il personale di supporto del dirigente per assicurare una transizione fluida.
• Usare forme di comunicazione aggiuntive, tra cui email, articoli Intranet e social network interni, per comunicare con i dipendenti e consentire ai dirigenti di ricevere direttamente il feedback. Anche se una cultura più aperta e trasparente potrebbe essere una novità per la propria organizzazione, il programma di cambiamento ne trarrà vantaggio.

Se nessun senior executive è disposto a partecipare, è possibile guidare una parte del cambiamento in modo basilare. Occorre rivolgersi direttamente al responsabile di una divisione o di un processo chiave e collaborare insieme al processo di trasformazione sperimentale. I significativi risultati aziendali prodotti da questo esperimento potrebbero essere funzionali al coinvolgimento delle alte sfere dell'azienda.

Flussi di lavoro e strutture del team

Attività

Eseguire il mapping delle strutture del team e delle assegnazioni di flusso di lavoro per la propria organizzazione. Cogliere l'opportunità per identificare i talenti nell'organizzazione o le eventuali lacune che è necessario colmare. È importante identificare le aree in cui mancano talenti nelle fasi iniziali del processo di pianificazione, in modo da ottenere il tipo di assistenza corretto. Scaricare lo schema di assegnazione del flusso di lavoro per eseguire questa procedura.

(https://aka.ms/WorkstreamAssignment)

È possibile ottenere gratuitamente l'adozione del servizio, la pianificazione della distribuzione e l'assistenza all'esecuzione di Microsoft come parte dell'abbonamento a Microsoft 365 in una varietà di formati attraverso il programma FastTrack. La società potrebbe già collaborare con un partner tecnologico che può fornire anche questo tipo di assistenza.

Ognuno dei seguenti flussi di lavoro e capacità in determinate aree richiede un leader, anche se solo una persona può condurre più flussi di lavoro a seconda del suo carico di lavoro. Ad esempio, un singolo utente può gestire i flussi di lavoro per promotori, early adopter e feedback. Se non si riesce a trovare qualcuno che si occupi del flusso di lavoro, identificarlo come rischio e discuterne con il success owner o con lo sponsor esecutivo durante le regolari riunioni di progetto programmate.

• Strategia di servizio e piano di progetto
• Mapping e allineamenti delle parti interessate
• Comunicazioni e storie di successo del programma
• Programma per promotori
• Preparazione tecnica del supporto
• Early adopter e feedback
• Governance e sicurezza
• Preparazione tecnica e allineamento
• Metriche e report
• Mapping del processo aziendale
• Campagna di sensibilizzazione
• Progetto di formazione
• Revisioni dell'integrità dei servizi e pianificazione dei miglioramenti

Esempio di attività per Contoso

Per eseguire correttamente un'implementazione di Microsoft Teams è opportuno eseguire il mapping delle funzionalità necessarie. Si sta già collaborando con il responsabile del servizio IT che sta rivedendo il contenuto di SuccessWithTeams.com per gestire la preparazione tecnica. Si discutono congiuntamente le tempistiche e i risultati e si rivedono i flussi di lavoro sopra illustrati. Insieme si determina che nessuno dei due dispone della la larghezza di banda necessaria a gestire i programmi per promotori e early adopter o per garantire la qualità e supportare la preparazione. È consigliabile eseguire una o tutte le operazioni seguenti:

• Aver stipulato un contratto di licenza idoneo con oltre 150 postazioni. Contattare il team di Microsoft FastTrack. L'amministratore IT può anche richiedere assistenza tramite il widget Ottieni assistenza nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. I tecnici e i responsabili di programma FastTrack risponderanno alle domande tecniche e aiuteranno a creare un piano di successo per Microsoft Teams.
• Per confrontarsi con altri utenti che stanno favorendo l'adozione di Microsoft Teams, visitare il forum Driving Adoption nella Community tecnica di Microsoft.
• Se si ha un partner tecnologico che già supporta l'azienda, sarà consigliabile discutere della sua esperienza con Microsoft Teams per stabilire se è idoneo a fornire assistenza.

Grazie a FastTrack, ai forum della community e alle altre relazioni commerciali sarà possibile trovare altri Microsoft Certified Partner che potranno essere d'aiuto in questo percorso.

Nota

Se non si ha già una relazione attiva con un responsabile del servizio IT, contattarli e discutere insieme sulla collaborazione del progetto. È consigliabile ascoltare il suo feedback e sottolineare che l'obiettivo è favorire l'adozione da parte dell'utente finale e assicurarsi della soddisfazione dei dipendenti riguardo il servizio che stanno fornendo. Parlarne a pranzo non fa mai male quando si crea una relazione così importante.

Comprendere la curva del cambiamento

In qualsiasi programma di cambiamento è importante comprendere la curva di cambiamento di base applicabile a tutte le persone. Questa struttura si applica sia a livello personale che professionale. Questa formazione è incentrata su esempi professionali, ma si pensi a come è avvenuto il cambiamento nella propria vita e al modo in cui è stato affrontato. Questo consente di dimostrare empatia e compassione per gli utenti più resistenti ai cambiamenti di quanto si vorrebbe.

Rifiuto: molti utenti rifiutano, a livello conscio o inconscio, che il cambiamento debba avvenire. Si sentono a proprio agio nello svolgere le attività così come hanno sempre fatto. Si tenga presente che, nelle campagne di sensibilizzazione e nelle comunicazioni esecutive, è necessario informare i dipendenti del perché il cambiamento potrà essere vantaggioso per loro e per l'azienda. Spesso è efficace personalizzare i messaggi in base al pubblico a cui ci si rivolge. Non esitare a discutere con i dipendenti delle motivazioni più basilari in termini positivi.

Resistenza: a tutta prima, le persone recepiscono il messaggio, ma spesso continuano a resistere attivamente o passivamente al cambiamento. Occorre usare strategie di coinvolgimento per affrontare la resistenza, ad esempio fissare le riunioni a colazione o a pranzo, premiare gli early adopter con riconoscimenti o dimostrare come può essere utile un cambiamento significativo con i case study di altri early adopter. Incoraggiare direttamente i commenti e i suggerimenti nel corso di questi eventi per portare alla luce conflitti e sfide del programma. Iniziare la conversazione indicando le difficoltà riscontrate nell'accettare il cambiamento, guidando al contempo la conversazione verso suggerimenti positivi e sviando una serie di rimostranze.

Esplorazione: quando il saranno stati sufficientemente influenzati, inizieranno a esplorare. Si tratta di un momento delicato, ideale per mettere in campo i promotori. I promotori possono creare un'esperienza ottimale per il nuovo comportamento. Ostacoli all'introduzione, attriti nell'esperienza o strumenti e guide inaffidabili possono riportare i dipendenti direttamente alla fase di resistenza. Vale anche la pena menzionare che, mentre i dipendenti più giovani si mostrano più solerti a esplorare una nuova esperienza tecnologica, quelli più maturi (tra i 55 e i 74 anni) hanno un'ottima opinione del lavoro di squadra (secondo uno studio Gartner). Rappresentano il secondo segmento con più probabilità di provare la nuova esperienza in fase di progettazione.

Impegno: a questo punto i dipendenti hanno vissuto un'esperienza positiva e per questo sono stati premiati. Si impegnano a mantenere il nuovo comportamento, ma solo se continuerà a soddisfare le loro esigenze. Per ogni giorno che il dipendente mantiene il nuovo comportamento, si può rinforzare il cambiamento, per far sì che gli utenti non tornino sui propri passi dopo un'esperienza poco operativa. I tradizionali obiettivi IT, come resilienza, tempo di attività, prestazioni e sicurezza, sono essenziali per realizzare gli obiettivi aziendali complessivi.

Attività per Contoso

Per conseguire il piano di adozione da parte degli utenti finali è necessario ottenere più dati sull'organizzazione. In particolare, è importante comprendere le esigenze degli operatori commerciali in remoto e degli utenti che lavorano in uffici di altre aree geografiche. Prima di avviare il progetto pilota per early adopter, inviare le domande con Forms o un altro strumento di sondaggio. Queste informazioni consentiranno di assegnare priorità ai diversi problemi che può riscontrare ogni tipo di utente. Scaricare il foglio di calcolo con un esempio di sondaggio per trovare idee per le domande, ma assicurarsi di trasferirle in Microsoft 365 per semplificare la distribuzione e l'analisi.

Nota

Non dimenticare di chiedere ai dipendenti se sarà possibile contattarli per altre informazioni. Tra coloro che scelgono di partecipare, selezionare diversi utenti nel segmento demografico chiave (area geografica, ruolo e profilo utente) da intervistare di persona o con chat video. Gli intervistati sono ottimi candidati per i programmi per promotori o early adopter. Nei colloqui con gli utenti provare a chiedere domande a risposta aperta, senza formare l'opinione del dipendente in sua vece. Ad esempio, chiedere: "Può dirmi di più sulla sua esperienza di collaborazione?"