Come sfruttare al meglio il cloud

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Molti dipendenti continuano a inviare tramite posta elettronica fogli di calcolo, ad archiviarli sulle unità locali o su una rete condivisa e continuano a perdere tempo prezioso alla ricerca della versione "corretta" della presentazione per il cliente. Questa è la realtà dell'esperienza dei dipendenti in ogni settore in tutto il mondo. Sia come professionisti IT che come professionisti preposti a questo cambiamento abbiamo fallito con i nostri dipendenti, non riuscendo a infondere in loro il desiderio di intraprendere un percorso di alfabetizzazione digitale. Ora che abbiamo accettato questo fatto, possiamo cambiare la situazione.

Un errore comune nei programmi di adozione è quello di promuovere i vantaggi del passaggio al cloud dalla prospettiva dell'organizzazione o del suo reparto IT. Non sono fattori motivanti per la maggior parte dei dipendenti. I dipendenti sono pagati per raggiungere risultati in una particolare disciplina, dobbiamo quindi condividere con loro il modo in cui cambiamenti come, ad esempio, l'implementazione di Microsoft Teams o di altre soluzioni di comunicazione e collaborazione potranno portare loro un vantaggio.

Prima di tutto, possiamo ridurne l'interazione con l'IT. Se adeguatamente gestiti, Microsoft Teams e altri i carichi di lavoro di Microsoft 365 supportano la modalità self-service. Ciò consente ai dipendenti di creare team di progetto su richiesta e ogni volta che ne hanno bisogno. Questa riduzione di attrito con l'IT e i servizi IT è una funzionalità che consentirà agli utenti di offrire un ambiente più sicuro per i dati aziendali, permettendo ai dipendenti di dover fare meno affidamento a software di consumo o shadow.

Attività
Valutare l'uso di software di consumo o non approvati nell'ambiente cercando nella rete file *.exe oppure conducendo un breve sondaggio.

Altri vantaggi come l'accesso in qualsiasi momento o ovunque possono spesso sembrare a un dipendente come "Devo lavorare in qualsiasi momento e ovunque". Mostra invece il vantaggio di rispondere a una chat importante mentre sei tra i clienti o mentre raccogli i tuoi figli a scuola (anche se non durante la guida!). La possibilità di soddisfare le esigenze dei ritmi lavorativi odierni è essenziale, ma lo è anche poter prestare attenzione alle responsabilità familiari. Supportare una forza lavoro sicura e mobile con software elegante può soddisfare tali esigenze.

Una parte del messaggio essenziale può essere quella di riconoscere che i propri dipendenti stanno fondamentalmente facendo un ottimo lavoro. Desiderano collaborare in modo più continuo e offrire un'esperienza eccezionale ai proprio clienti. È compito dei dirigenti aziendali, dell'IT e di coloro preposti al cambiamento progettare sistemi che devono rimanere sullo sfondo di questo obiettivo principale. Ma prima di tutto, dobbiamo fare in modo che i dipendenti si interessino al discorso del cambiamento.

Attività
Prendere in considerazione l'idea di creare un focus sui dipendenti per le persone che usano la nuova esperienza per migliorare l'esperienza dei clienti e dei colleghi dipendenti. Far partecipare al processo di riconoscimento lo sponsor esecutivo. Questo può avere un impatto positivo sulla cultura e sul coinvolgimento dei dipendenti.

Vantaggi aziendali del passaggio al cloud

Allo stesso tempo, l'azienda può trarre il vantaggio di rafforzare nelle parti interessate l'idea che questa transizione al cloud moderno è per loro un vantaggio. Anche le parti interessate potrebbero rifiutare o porre resistenza a questo cambiamento. Tuttavia, la maggior parte delle parti interessate e dei dirigenti è consapevole della necessità di maggiore agilità tecnologica e innovazione. Anche loro hanno bisogno di un accesso sicuro, disponibile sempre e ovunque e desiderano controllare i costi dell'IT trasformando le relative capacità in un vantaggio competitivo invece che in un centro di costo.

Anche le parti interessate e i dirigenti sono dipendenti. Potrebbero avere esigenze peculiari, ma anche loro inviano tramite posta elettronica i fogli di calcolo. Occorre prestare particolare attenzione per aiutarli nella trasformazione e guadagnare più decision maker aperti a supporto del programma di cambiamento.

Attività
Incontrare regolarmente gli assistenti di direzione dell'azienda in un ambiente rilassato. Invitarli a condividere le sfide che devono affrontare in modo da fornire supporto ai propri dirigenti e quali sono le opinioni sul cambiamento in atto. Questo gruppo di persone è generalmente influente riguardo i cambiamenti. Incontrarli presto e spesso.

Vantaggi per i dipendenti derivanti dal passaggio al cloud

Ogni dipendente vuole sapere, "Cosa c'è dentro per me?" quando si inizia a discutere di cambiare il modo in cui lavorano. Troppo spesso commettiamo l'errore di iniziare a parlare di funzionalità di prodotti e vantaggi per l'organizzazione invece di enfatizzare il loro impegno per collaborare, comunicare e lavorare. Questo approccio può essere facilmente modificato spostando il centro di gravità dal programma di cambiamento all'esperienza del dipendente.

Il grafico sopra riportato illustra quattro diverse persone con problemi comuni. Un utente tipo è il profilo di un tipo di dipendente o ruolo nell'organizzazione. Normalmente include qualifica o ruolo, gli anni di servizio, gli anni che riveste il proprio ruolo, punti critici fondamentali, strumenti più usati, metadati come area geografica e anni d'esperienza, se lavora da casa o meno e le preferenze. Il mapping dell'utente tipo può essere dettagliato. Tuttavia, per gli scopi del nostro corso e per il progetto, consigliamo di mantenerlo semplice.

Il mapping semplice mostra un utente, il suo ruolo, un problema comune e come risolverlo con Microsoft 365. Il risultato di questo lavoro è quello di identificare chiaramente i vantaggi per il dipendente che intraprende il processo di cambiamento.

Attività

Condurre interviste brevi di 15 minuti con i dipendenti al lavoro. Porre loro le seguenti domande: - "Cosa ti piace di come collaboriamo qui?" - "Quali strumenti usi maggiormente per collaborare?" - "Cosa dà più fastidio quando provi a collaborare e a lavorare presso la nostra azienda? Per ogni intervistato, annotare da quanto tempo lavora in azienda, il suo ruolo attuale e da quanto tempo lo riveste. Provare a intervistare alcuni dirigenti senior, responsabili intermedi e nuovi dipendenti per una panoramica rapida delle relative prospettive. Se possibile, è consigliabile farlo di persona, in modo da poter osservare il linguaggio del corpo e il tono della persona che si sta intervistando. È anche possibile eseguire questa attività tramite videochiamata o, se necessario, tramite un modulo scritto da compilare. Utilizzare queste informazioni per iniziare a creare un'immagine di come sono visti i servizi di collaborazione all'interno dell'azienda. Ricordarsi di ringraziare le persone per il loro feedback.

Attività di esempio per Contoso

Le informazioni raccolte tramite le interviste ai dipendenti sono state esaminate. Raccogliere innanzitutto il punto critico con maggiore priorità utilizzando un modello PowerPoint semplificato sui punti critici dell'utente tipo. In questo modo, si otterrà un riferimento visivo dei problemi riscontrati dai dipendenti. Si consiglia di inserire un volto con il nome e di includere la foto profilo, se possibile. Utilizzare questo elenco per iniziare a documentare gli scenari aziendali di destinazione che dovrebbero essere migliorati.

L'importanza della pianificazione dell'adozione da parte degli utenti

Migliorare l'esperienza di collaborazione e comunicazione per i dipendenti normalmente richiede più di un prodotto o di un'esperienza. Noi di Contoso desideriamo migliorare il project management, la distribuzione di prodotti e servizi e la comunicazione interna. Spesso, il nome che diamo a questi scenari è "L'unione fa la forza". Alcuni esempi di abbinamenti vincenti:

• Microsoft Teams e SharePoint: ampie funzionalità per comunicazioni e notizie con siti moderni, elenchi di documenti e raccolte con metadati e flussi di lavoro personalizzati
• Microsoft Teams e Planner: project management moderno per tutti
• Microsoft Teams e Power BI: strumenti integrati per la visualizzazione dei dati per consentire decisioni basate sui dati
• Microsoft Teams e Viva Engage - Collaborazione per i responsabili della community
• Microsoft Teams con Forms e Flow: raccolta di dati e attivazione con i flussi di lavoro per più prodotti e predefiniti

I professionisti IT che solitamente non gestiscono o non conoscono bene l'adozione da parte degli utenti devono trovare e promuovere le persone curiose e utili nell'organizzazione, interessate ad aiutare gli altri nella propria alfabetizzazione digitale. Spesso queste persone dispongono di informazioni preziose sui processi aziendali che possono essere facilmente migliorati.

Tenere presente che il viaggio verso una maggiore collaborazione è un processo incentrato sulla persona e non sulla tecnologia. Riguarda le persone.