Eseguire il mapping degli scenari aziendali come parte del framework per l'adozione di servizi
Il mapping dello scenario aziendale, nella sua forma più semplice, consiste nel delineare un efficace percorso procedurale per un dipendente. Anche se il mapping dei processi aziendali può essere un'attività estremamente dettagliata e costosa, ciò che suggeriamo qui è semplificato. La diapositiva in alto mostra un formato base per delineare questi scenari, che potranno poi essere organizzati per impatto e difficoltà, così da poter orientare il piano di adozione del servizio di scalabilità. Nel lavoro con gli stakeholder, gli utenti finali e i promotori è necessario rispondere alle domande seguenti per ogni scenario:
In qualità di utente del <nome> del team o del reparto, voglio descrivere <l'attività o il risultato> usando <una tecnologia> specifica. Il traguardo è raggiunto quando <misurazione dell'esito positivo della soluzione>.
La diapositiva in alto riporta quanto segue:
Come utente in Sales Management, voglio avere una singola versione della proposta di vendita a cui tutti hanno accesso anziché gestire più versioni tramite posta elettronica. L'uso di Microsoft Teams & un sito di SharePoint per archiviare e condividere centralmente una singola versione di una proposta di vendita che il team può modificare insieme usando la creazione condivisa in Word e PowerPoint. Saprò che questo ha successo quando il mio team di vendita crea proposte più facilmente, dando loro più tempo per chiudere le trattative.
Il risultato di questo lavoro è creare una raccolta di scenari aziendali per settori di parti interessate che sia possibile classificare in base all'impatto e alla difficoltà. Anche se si esegue l'abilitazione su larga scala, è consigliabile aumentare la capacità di eseguire scenari più complessi. Collaborare con il personale IT e ottenere supporto da Microsoft per definire un piano che crea un utilizzo del servizio integro. Spostare i processi aziendali per intero in Microsoft Teams evita che i dipendenti riscontrino una "frammentazione dell'esperienza". Ciò si verifica quando solo parte di un processo o di un reparto è coinvolta nella nuova esperienza. I dipendenti sono quindi costretti a lavorare seguendo contemporaneamente i metodi precedenti e quelli nuovi. Ciò rende il cambiamento più faticoso. Si tratta di un rischio molto alto per il progetto ed è consigliabile sostenerlo solo per periodi di tempo limitati.
Classificare gli scenari aziendali
Scaricare il modello di mapping dello scenario e descrivere alcuni scenari di base usando le informazioni semplificate dell'utente tipo.
La leadership di vendita ha parlato della necessità di collaborare più rapidamente alle proposte e di riasstare i problemi dei clienti agli uffici aziendali regionali con maggiore velocità. Avverte, inoltre, l'esigenza di comprendere lo stato dei problemi attuali dei clienti. È stato fatto uso dei modelli forniti per ottenere informazioni dettagliate dalle parti interessate e dai dipendenti; si sono valutate le capacità tecniche utili a risolvere il problema; si è studiata la soluzione in collaborazione con il team IT. Si è stabilito che è possibile aiutare facilmente gli utenti a collaborare ai documenti e quindi passare all'integrazione del sistema di ticketing dei problemi dei clienti con Microsoft Teams, Forms e un semplice chatbot. Questa definizione delle priorità permette ai dipendenti di familiarizzare con il sistema collaborando sui documenti, prima di utilizzarlo per i problemi dei clienti.