Esplorazione dei connettori e di Microsoft Dataverse
In genere sono svariati i fattori che influenzano il funzionamento e le prestazioni di una soluzione quando le organizzazioni creano soluzioni aziendali. Due di queste aree sono la connessione alle origini dati e la gestione dei dati aziendali. Power Platform include due strumenti, connettori dati e Microsoft Dataverse, che semplificano queste aree. I connettori dati semplificano la connessione ai dati attraverso diversi servizi. Microsoft Dataverse è un database aziendale che non solo archivia i dati aziendali, ma include anche altre funzionalità integrate come la sicurezza e altro ancora.
È opportuno esaminare ciascuno di questi elementi più nei dettagli.
Connettori
La creazione di soluzioni che includono più servizi può creare delle sfide. Una di queste sfide consiste nel garantire la possibilità di eseguire le operazioni necessarie in tutti i sistemi. È necessario accedere al servizio con un account valido, ma l'account deve essere in grado di eseguire le azioni necessarie su tutti i servizi. Si prenda in esame il seguente esempio di elaborazione di documenti.
Una società di gestione degli edifici utilizza i fornitori per eseguire servizi negli edifici, come la pulizia delle proprietà dopo che gli inquilini se ne sono andati e i servizi a tutela del paesaggio nelle proprietà. Una volta completati i lavori, i fornitori inviano le fatture alla società di gestione degli edifici. Per la società di gestione degli edifici potrebbe essere necessario automatizzare l'elaborazione delle fatture dei fornitori.
Attualmente il processo è il seguente:
Le fatture vengono ricevute come allegati di posta elettronica. La società di gestione utilizza Microsoft Exchange per l'elaborazione dei messaggi e-mail.
Questi allegati vengono scaricati e archiviati in Microsoft SharePoint.
Ogni fattura viene inviata a una persona specifica per l'approvazione. L'approvazione viene effettuata in Microsoft Teams.
Una volta approvate, le fatture vengono inserite nel sistema ERP (Enterprise Resource Planning) dell'azienda. La società di gestione usa Oracle.
Una volta immesse, un messaggio e-mail di conferma con il numero di fattura deve essere rispedito al fornitore.
L'automazione di un processo come questo richiede l'interazione con più servizi. Probabilmente ci sono diversi account utilizzati con ciascun servizio e diverse operazioni sui dati che vengono eseguite. In questo esempio, si utilizzano almeno quattro diversi servizi.
Office 365 Outlook: per prima cosa, è necessario monitorare una specifica cassetta postale di Microsoft Exchange.
Microsoft SharePoint: gli allegati vengono scaricati e salvati in una cartella specifica in Microsoft SharePoint.
Microsoft Teams: le richieste di approvazione delle fatture vengono inviate ai responsabili in Microsoft Teams, dove possono approvare o rifiutare la richiesta.
Oracle: una volta approvata, la nuova fattura viene creata in Oracle. I dettagli della fattura vengono memorizzati in modo da essere usati in seguito.
Office 365 Outlook: un messaggio e-mail di conferma viene inviato tramite una cassetta postale dedicata alla società che ha inviato la fattura.
Con Power Platform, i connettori dati semplificano il lavoro con diverse origini dati. Fungono da ponte tra le origini dati e l'app o il flusso di lavoro. Power Platform ha più di 900 connettori disponibili per varie origini dati. I connettori includono anche una serie di azioni che semplificano il processo di utilizzo delle origini dati. Ad esempio, il connettore Office 365 Outlook dispone di azioni predefinite per l'utilizzo delle cassette postali, come il download di allegati e l'invio di messaggi e-mail, la gestione di eventi e altro ancora. Quando si usa un connettore, è sufficiente fornire alcuni dettagli di base sull'azione che si desidera completare. I connettori dati sono ampiamente usati in Power Platform. Ad esempio, in Power Apps vengono usati per connettere le app ai dati. Si supponga che una società abbia creato un'applicazione di evasione degli ordini per i dipendenti che lavorano sul campo. I connettori dati possono essere utilizzati per connettere l'app alle origini dati come un database SQL o Microsoft Dataverse. In Power Automate, i connettori dati possono essere utilizzati per connettersi a origini dati utilizzate come trigger o azioni.
Microsoft Dataverse
Microsoft Dataverse consente alle organizzazioni di archiviare e gestire in modo sicuro i dati usati dalle applicazioni aziendali. I dati di Dataverse sono archiviati in tabelle. Una tabella è un set di righe e colonne. Ogni colonna nella tabella archivia un determinato tipo di dati, ad esempio nome, località, età, retribuzione e così via. Oltre all'archiviazione dei dati, Dataverse include anche altri elementi che aiutano la protezione dei dati, la convalida dei dati e la produttività.
Ogni istanza di Dataverse include un set di base di tabelle standard che coprono gli scenari aziendali tipici, come account, contatti e attività. Questo set di tabelle di base riduce la quantità di tempo necessaria alle organizzazioni per iniziare a creare soluzioni poiché sono già disponibili tabelle aziendali standard. Le organizzazioni possono anche creare tabelle personalizzate specifiche per le loro esigenze e popolarle con i dati.
Ad esempio:
Una società immobiliare potrebbe creare tabelle per archiviare le proprietà in vendita, rappresentare eventi immobiliari o presentazioni di negozi.
Una società finanziaria potrebbe aggiungere tabelle per rappresentare domande di prestito o conti bancari.
Una società di riparazioni auto potrebbe aggiungere tabelle per rappresentare le parti che vendono o i servizi che forniscono.
Una volta create le tabelle, i creatori di applicazioni possono usare strumenti come Power Apps per creare applicazioni aziendali avanzate che usano questi dati. Ad esempio, una società immobiliare può creare un'applicazione di gestione delle proprietà per i propri agenti che lavorano sul campo. L'app fornisce agli agenti l'accesso alle proprietà archiviate in Dataverse.
L'uso di Dataverse offre questi vantaggi:
Facilità di gestione: sia i metadati che i dati vengono archiviati nel cloud.
Facilità di protezione: i dati sono archiviati in tutta sicurezza, in modo che gli utenti possano accedere solo a ciò di cui hanno bisogno. La sicurezza basata sui ruoli consente di controllare l'accesso alle tabelle per utenti diversi all'interno dell'organizzazione.
Metadati avanzati: i tipi di dati e le relazioni vengono usati direttamente all'interno di Power Apps.
Logica e convalida: è possibile definire colonne calcolate, regole di business, flussi di lavoro e flussi dei processi aziendali per garantire la qualità dei dati e supportare i processi aziendali.
Strumenti di produttività: le tabelle sono disponibili all'interno dei componenti aggiuntivi per Microsoft Excel al fine di aumentare la produttività e garantire l'accessibilità ai dati.
Molte soluzioni basate su Power Platform usano ampiamente Dataverse e i connettori. Dataverse funge da principale meccanismo di archiviazione dei dati aziendali e i connettori vengono utilizzati nelle diverse app e automazioni che si connettono ai vari servizi dati.