Impostazione della contabilità interaziendale
Quando si usano i giornali di registrazione giornalieri della contabilità interaziendale in Finance, le transazioni registrate in una società determinano la registrazione automatica delle transazioni correlate nell'altra società.
Questa unità descrive come configurare la contabilità interaziendale.
Per usare la contabilità interaziendale, è necessario effettuare i seguenti passaggi:
- Creare i conti principali necessari nel piano dei conti.
- Impostare i nomi dei giornali di registrazione.
- Impostare le relazioni di registrazione tra le società.
Questo video illustra come impostare la contabilità interaziendale in Finance:
Creazione dei conti principali
Innanzitutto, è necessario creare i conti principali interaziendali da usare per le scritture contabili Dovuto a e Dovuto da. Si consiglia di usare conti principali univoci per ciascuna società per semplificare la riconciliazione e l'eliminazione delle scritture contabili interaziendali.
Il piano dei conti è una impostazione globale, quindi tutte le società potrebbero condividere un piano dei conti contenente conti Dovuto a e Dovuto da univoci per ogni società. In alternativa, ogni società potrebbe avere il proprio piano dei conti.
Nei conti Dovuto a e Dovuto da creati nel piano dei conti, il campo Tipo di conto principale deve essere impostato su Stato patrimoniale per assicurare il corretto funzionamento della registrazione.
Se si usa una dimensione partner commerciale o controparte per identificare la parte interaziendale, è possibile definire questa dimensione come dimensione fissa nel conto principale definito nella contabilità interaziendale. La pagina Conti principali (Contabilità generale > Piano dei conti > Conti > Conti principali) è mostrata di seguito.
Impostazione dei nomi dei giornali di registrazione
Ora è necessario definire i nomi per i giornali di registrazione. Tali nomi vanno impostati in ciascuna persona giuridica. Ad esempio, impostare il campo Tipo di giornale di registrazione su Giornaliero nella pagina Nomi giornale di registrazione (Contabilità generale > Impostazione giornale di registrazione > Nomi giornale di registrazione). Si consiglia di usare un nome di giornale di registrazione specifico per la contabilità interaziendale e di usare lo stesso nome di giornale in tutte le persone giuridiche.
Impostazione delle relazioni di registrazione tra le società
Quando si impostano i conti nel piano dei conti e i giornali di registrazione, è possibile impostare le relazioni di registrazione tra le società.
La pagina Contabilità interaziendale si usa per creare le coppie di persone giuridiche che possono effettuare transazioni tra loro. L'impostazione della contabilità interaziendale è condivisa ed è pertanto visibile dall'interno di tutte le persone giuridiche.
Quando si crea una nuova coppia di persone giuridiche, assicurarsi di sapere quale persona giuridica è definita come società di origine rispetto alla società di destinazione. Nell'immissione di transazioni interaziendali, la transazione determina quale persona giuridica avvia o dà origine alla transazione in base alla società attiva.
Ad esempio, si imposta la contabilità interaziendale per USMF (origine) e Adventure Works Cycles (destinazione). Se un utente è attivo in Adventure Works Cycles e immette una transazione interaziendale con USMF, la transazione non verrà registrata perché la contabilità interaziendale è definita solo con USMF come origine. Se entrambe le società possono dare origine a una transazione, sarà necessario creare una seconda coppia di persone giuridiche per l'impostazione reciproca.
Selezionare il conto in Dare (Dovuto a) e il conto in Avere (Dovuto da) sia per la persona giuridica di origine che per quella di destinazione.
Definire il nome del giornale di registrazione da usare al momento della creazione della transazione nella società di destinazione. Il giornale di registrazione per la società di origine è già noto perché viene selezionato dall'utente durante la creazione della transazione interaziendale.
Infine, scegliere quale persona giuridica riceverà la contabilità per gli importi di supporto, come lo sconto di cassa o gli utili/perdite realizzati per i pagamenti centralizzati.
È possibile impostare facilmente una relazione reciproca nella pagina Contabilità interaziendale (Contabilità generale > Impostazione di registrazione > Contabilità interaziendale) usando il pulsante Crea relazione reciproca dopo aver creato la prima coppia di persone giuridiche. Con la creazione della coppia reciproca, le informazioni della società di destinazione vengono copiate nella società di origine e viceversa.
Il giornale di registrazione definito per la società di destinazione resta lo stesso. La maggior parte delle organizzazioni usa la stessa convenzione di denominazione per i nomi dei giornali di registrazione, quindi il nome sarà uguale. Se il nome del giornale di registrazione è diverso, apparirà un avviso nel campo per segnalare che il giornale non esiste. Sarà quindi possibile selezionare un giornale di registrazione diverso.
Indipendentemente dalla direzione di registrazione tra conti societari, per entrambe le società devono essere impostati conti interaziendali per i conti dell'altra società. Eventuali errori nell'impostazione causeranno errori in Simula registrazione e Registra nei giornali di registrazione.