Configurare i criteri di scadenza Gruppi di Microsoft 365

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Con l'aumento dell'utilizzo dei gruppi di Microsoft 365 e di Microsoft Teams, gli amministratori e gli utenti hanno bisogno di un modo per pulire i gruppi e i team inutilizzati. I criteri di scadenza dei gruppi di Microsoft 365 consentono di rimuovere i gruppi inattivi dal sistema e rendere più chiaro il processo. La scadenza è disattivata per impostazione predefinita. È necessario abilitare la funzionalità per l'organizzazione.

  • Alla scadenza di un gruppo, vengono eliminati anche tutti i servizi associati (cassetta postale, Planner, sito di SharePoint, team e così via).

  • Quando un gruppo scade, viene "eliminato temporaneamente", il che significa che può ancora essere recuperato per un massimo di 30 giorni.

Gli amministratori possono specificare un periodo di scadenza e qualsiasi gruppo inattivo, inclusi i team archiviati che raggiungono la fine di tale periodo e non viene rinnovato, verrà eliminato. Il periodo di scadenza inizia quando viene creato il gruppo o alla data dell'ultimo rinnovo. I proprietari del gruppo riceveranno automaticamente un messaggio di posta elettronica prima della scadenza che consente loro di rinnovare il gruppo per un altro intervallo di scadenza. Gli utenti di Teams vedranno notifiche persistenti in Teams.

I gruppi attivamente in uso vengono rinnovati automaticamente. Una delle azioni seguenti attiverà il rinnovo automatico del gruppo:

  • SharePoint: visualizzare, modificare, scaricare, spostare, condividere o caricare file. La visualizzazione di una pagina di SharePoint non viene conteggiata come azione per il rinnovo automatico.
  • Outlook: partecipare al gruppo, leggere o scrivere un messaggio del gruppo dal gruppo e aggiungere mi piace a un messaggio (Outlook sul Web).
  • Teams: visita di un canale teams.
  • Viva Engage: visualizza un post all'interno di una community di Yammer o un messaggio di posta elettronica interattivo in Outlook.

Configurare i criteri di scadenza dei gruppi di Microsoft 365

  1. Accedere all'interfaccia di amministrazione di Microsoft Entra come amministratore globale.

  2. Nel riquadro sinistro selezionare la sezione Gruppi, quindi selezionare Scadenza per aprire le impostazioni di scadenza.

    Screenshot dei criteri di scadenza nell'ID Microsoft Entra.

  3. Nella pagina Scadenza è quindi possibile specificare:

    • Durata gruppo (in giorni): impostare la durata del gruppo in giorni con il valore predefinito 180, 365 o personalizzato. L'impostazione personalizzata richiede una durata di almeno 30 giorni.

    • Contatto di posta elettronica per gruppi senza proprietari: specificare un indirizzo di posta elettronica a cui inviare le notifiche di rinnovo e scadenza quando un gruppo non ha proprietario. Se il gruppo non ha un proprietario, i messaggi di posta elettronica di scadenza verranno inviati a un amministratore specificato.

    • Abilita scadenza per questi Gruppi di Microsoft 365 (Tutti, Selezionati, Nessuno)– Selezionare il gruppo di Microsoft 365 per cui si desidera configurare questo criterio di scadenza. In base alle preferenze: è possibile impostare i criteri per tutti i gruppi all'interno dell'azienda, solo i gruppi selezionati oppure disattivarlo completamente – e questa operazione viene eseguita selezionando Nessuno.

  4. Per completare la configurazione, selezionare il pulsante Salva.

Chi può configurare e usare i criteri di scadenza Gruppi di Microsoft 365?

La scadenza del gruppo è una funzionalità inclusa in una sottoscrizione di Microsoft Entra ID P1 o P2. Questa licenza è necessaria per l'amministratore che deve configurare le impostazioni e i membri dei gruppi interessati. A tutti devono essere assegnate licenze Microsoft Entra ID P1 o P2.

Esistono due tipi di ruoli all'interno di un'azienda che hanno privilegi diversi per quanto riguarda i criteri di scadenza:

Ruolo Cosa è possibile fare
Amministratore globale di Office 365, Amministratore utenti Creare, leggere, aggiornare o eliminare le impostazioni dei criteri di scadenza Gruppi di Microsoft 365.
Utente Rinnovare o ripristinare un gruppo di Microsoft 365 di cui è proprietario

Funzionamento della scadenza con i criteri di conservazione

Se sono stati configurati criteri di conservazione per i gruppi nel portale di conformità di Microsoft Purview, i criteri di scadenza funzionano senza problemi con i criteri di conservazione. Quando un gruppo scade, le conversazioni e i file delle cassette postali del gruppo nel sito del gruppo vengono conservati nel contenitore di conservazione per il numero specifico di giorni definiti nei criteri di conservazione. Gli utenti non vedranno tuttavia il gruppo o il relativo contenuto dopo la scadenza.

Come e quando un proprietario del gruppo apprende se i gruppi stanno per scadere

I proprietari del gruppo riceveranno una notifica solo tramite posta elettronica. Se il gruppo è stato creato tramite Planner, SharePoint o qualsiasi altra app, le notifiche di scadenza verranno sempre inviate tramite posta elettronica. Se il gruppo è stato creato tramite Teams, il proprietario del gruppo riceverà una notifica per il rinnovo tramite la sezione attività.

A 30 giorni dalla scadenza del gruppo, i proprietari del gruppo (o gli indirizzi di posta elettronica specificati per i gruppi che non hanno un proprietario) riceveranno un messaggio di posta elettronica che consente loro di rinnovare facilmente il gruppo. Se non lo rinnovano, riceveranno un altro messaggio di posta elettronica di rinnovo 15 giorni prima della scadenza. Se non l'hanno ancora rinnovato, riceveranno un'altra notifica tramite posta elettronica il giorno prima della scadenza.

Se per qualche motivo nessuno dei proprietari o degli amministratori rinnova il gruppo prima della scadenza, l'amministratore può comunque ripristinare il gruppo per un massimo di 30 giorni dopo la scadenza.

Le autorizzazioni necessarie per ripristinare un gruppo possono essere uno dei ruoli seguenti:

Ruolo Autorizzazioni
Amministratore globale, amministratore del gruppo, supporto di livello partner 2 e amministratore di Intune Può ripristinare qualsiasi gruppo di Microsoft 365 eliminato
Amministratore utente e supporto del livello 1 per i partner Può ripristinare qualsiasi gruppo di Microsoft 365 eliminato, ad eccezione dei gruppi assegnati al ruolo Amministratore aziendale
Utente Può ripristinare qualsiasi gruppo di Microsoft 365 eliminato di cui è proprietario

Per ulteriori informazioni, vedere: