Vocabolario del cliente
Essere ben informati sulle abbreviazioni e sul vocabolario del settore è discretamente impegnativo. Tuttavia, è necessario anche considerare che ogni società utilizza comunemente un proprio vocabolario quando comunica internamente. Man mano che si aumenta il coinvolgimento in un progetto, è opportuno chiedere cosa significano i termini o chiarire la propria comprensione. Più si adotta il vocabolario interno quando si comunica con il cliente, più si sentirà a proprio agio. Ad esempio, se il cliente utilizza la parola cliente per descrivere il consumatore di servizi, ma si continua a utilizzare la parola account, può causare un aumento del tempo speso dai clienti per correggere le parole o le comunicazioni. I team efficaci dispongono di una lista di vocaboli comuni per i clienti in modo che i nuovi consulenti possano aggiornarsi rapidamente sulle comunicazioni.
È possibile lavorare su progetti adottati in più paesi e lingue. È opportuno essere consapevoli delle differenze nell'uso delle parole. Ad esempio, si può dire di andare in vacanza, mentre il cliente potrebbe dire di andare in ferie. Ancora più importante, alcuni termini possono essere sovraccaricati. Ad esempio, considera uno scenario in cui chiedi al cliente: "Com'è il tuo fatturato?" Il cliente potrebbe rispondere che il suo fatturato sta aumentando rapidamente. Sebbene la domanda si riferiva alla percentuale di dimissione dei dipendenti, il cliente ha risposto in merito ai ricavi. Quando si comunica, è possibile aggiungere ulteriori informazioni chiarificatrici per garantire che le comunicazioni siano interpretate correttamente. Ad esempio, in questo stesso scenario, potresti aver chiesto: "Com'è il turnover dei tuoi dipendenti?" Di conseguenza, potresti aver ricevuto una risposta diversa, ma forse quella che volevi.
Culture e paesi diversi hanno standard diversi per ciò che è considerato offensivo o inappropriato. Spesso, le persone utilizzano espressioni e detti nelle comunicazioni per abitudine senza considerare il gruppo di destinatari. Quando si entra in un progetto, è opportuno avere il tempo per familiarizzare con ciò che potrebbe essere appropriato e inappropriato. In caso di dubbio, evitare i colloquialismi.