Descrizione dei processi di pianificazione delle risorse
Le organizzazioni che offrono forza lavoro mobile o servizi ai clienti possono trovarsi a gestire un'ampia gamma di scenari e problematiche di pianificazione. È necessario non solo identificare le risorse disponibili per un lavoro, ma anche assicurarsi che siano qualificate per le attività pianificate. Per i dispatcher è fondamentale disporre di tutte le informazioni che possono determinare, influenzare o condizionare le decisioni relative alla pianificazione. In questo modo si evitano esperienze negative, clienti insoddisfatti e, in definitiva, perdite di ricavi.
È importante che la soluzione di pianificazione in uso offra gli strumenti necessari per supportare le esigenze di pianificazione specifiche. Indipendentemente dall'approccio aziendale e dal modello di pianificazione in uso, la soluzione di pianificazione deve consentire di identificare le seguenti domande e le relative risposte:
L'elemento è pronto per la pianificazione? Anche se è già stato creato un ordine di lavoro, non necessariamente l'elemento è pronto per la pianificazione. Spesso, prima di iniziare la pianificazione, è necessario attendere che si verifichino altre condizioni, ad esempio l'arrivo di parti di ricambio.
Che tipi di risorse è necessario pianificare? L'elemento richiede persone o un'attrezzatura specifica? È necessario l'impiego di più risorse?
Chi è qualificato per il lavoro specifico? Quali competenze, certificazioni, ruoli, professioni e così via sono necessari per lavorare sull'elemento?
Quando deve essere svolto il lavoro? È necessario tenere in considerazione intervalli di servizio o periodi specifici?
Vincoli del cliente: è necessario tenere in considerazione esigenze del cliente che potrebbero influenzare l'assegnazione delle risorse nella pianificazione? Ad esempio, persone con cui il cliente preferirebbe o non preferirebbe lavorare?
Area geografica: dove si deve svolgere il lavoro? Nell'area, sono disponibili risorse qualificate che soddisfino i requisiti specifici?
Annullamenti: come verranno gestiti gli annullamenti o le richieste di ripianificazione?
Questo non rappresenta un elenco completo degli aspetti da considerare, ma offre comunque un'idea di ciò che è importante quando si fornisce una soluzione di pianificazione.
Dynamics 365 Field Service offre diverse funzionalità a supporto dei distributori per la gestione della pianificazione giornaliera della forza lavoro. Le opzioni spaziano dalla gestione e pianificazione manuale degli elementi a soluzioni di pianificazione completamente automatizzate che consentono ai distributori di concentrarsi principalmente sulla gestione di anomalie o situazioni particolari della pianificazione.
Le opzioni offerte da Dynamics 365 includono:
Pianificazione manuale: la scheda di pianificazione offre ai dispatcher le informazioni di cui hanno bisogno. Tramite questa scheda è possibile visualizzare con facilità tutti gli elementi non ancora pianificati e la disponibilità di tutte le risorse (persone, strutture, attrezzature) con la possibilità di pianificarle direttamente qui.
Assistente di pianificazione: questa funzionalità è disponibile direttamente negli ordini di lavoro o nelle schede di pianificazione. Offre suggerimenti su potenziali risorse e fasce orarie per pianificare un elemento. Questi suggerimenti si basano sui requisiti acquisiti nel record, come le competenze necessarie, le finestre temporali e altro.
Pianificazione ottimizzata o automatizzata: Resource Scheduling Optimization consente alle organizzazioni di pianificare e ripianificare automaticamente gli elementi in base a obiettivi predefiniti. Questa ottimizzazione può includere la massimizzazione dell'orario di lavoro del tecnico, la riduzione al minimo dei percorsi e la precedenza della pianificazione degli elementi con alta priorità.
Scheda di pianificazione di Dynamics 365 Field Service
In genere, i distributori devono avere a disposizione numerose informazioni. A seconda delle dimensioni dell'organizzazione di riferimento, un dispatcher può trovarsi a pianificare, ogni giorno, un numero di potenziali risorse che può andare da una ventina a diverse centinaia. Per assicurarsi che tutte le risorse siano assegnare correttamente e che i clienti ricevano il servizio richiesto, i distributori devono tenere conto di fattori come:
Che cosa include la pianificazione attuale?
Cosa va pianificato?
Chi è disponibile?
Com'è il traffico?
La scheda di pianificazione consente ai distributori come Marco di comprendere meglio queste informazioni. Possono vedere in tempo reale cosa è pianificato, incluse le risorse assegnate, le ore e lo stato. Inoltre, possono vedere cosa deve essere pianificato oltre alla disponibilità di risorse in termini di persone, strutture e attrezzature.
Di seguito è riportata una rapida panoramica dei pannelli e dei componenti più usati.
Calendario di pianificazione: mostra un elenco di risorse e di elementi attualmente pianificati. Il calendario di pianificazione può servire per pianificare nuovi elementi, nonché per interagire con elementi già pianificati.
Riquadro filtri: fornisce l'accesso a filtri interattivi che è possibile usare per agevolare la pianificazione.
Riquadro mappa: fornisce una mappa utile per agevolare la pianificazione.
Dettagli: fornisce ulteriori dettagli sull'elemento attualmente selezionato.
Requisiti di risorse: fornisce un elenco di requisiti attivi da pianificare.
Nel corso di una giornata possono verificarsi molte cose che possono influire sulla pianificazione. Quando sono necessari cambiamenti o vanno aggiunti nuovi elementi, un distributore deve essere in grado di apportare modifiche alla pianificazione il più rapidamente possibile. Ecco alcuni esempi di cose che possono avere un impatto sulla pianificazione:
Un ordine di lavoro di emergenza appena creato che richiede di pianificare una risorsa subito.
Un cliente che annulla o chiede di ripianificiare.
Una risorsa che si ammala e richiede una sostituzione.
Un incidente avvenuto su una specifica autostrada.
Esistono diversi metodi per pianificare gli elementi nella scheda di pianificazione.
Tali metodi sono:
Trascinando e riposizionando manualmente gli elementi nella scheda di pianificazione.
Usando Trova disponibilità per avviare l'assistente di pianificazione.
Direttamente dalla visualizzazione mappa.
Bloccando manualmente l'indisponibilità nel calendario.
Sebbene le opzioni di pianificazione manuale nella scheda di pianificazione siano utili, in genere è più semplice pianificare direttamente da un ordine di lavoro tramite l'assistente di pianificazione. Al caricamento, l'assistente di pianificazione mostra le potenziali risorse pianificabili per l'elemento in base a quanto richiesto. Vengono visualizzate tutte le risorse disponibili e gli orari di disponibilità. I criteri di filtro usati per visualizzare i risultati possono essere modificati per espandere o ridurre il numero dei risultati restituiti.
Nell'immagine, l'assistente di pianificazione identifica più risorse che appartengono alla regione del Midwest e sono disponibili per il lavoro su un elemento specifico.
La scheda di pianificazione offre ai distributori diversi modi per ripianificare gli elementi o sostituire risorse. In base all'esigenza specifica, i distributori possono intraprendere le seguenti azioni:
Riprenota: la riprenotazione consente di spostare una prenotazione in un orario o in un giorno diverso e di assegnarla a un'altra risorsa. Questa opzione si usa in genere quando un cliente deve riprogrammare completamente l'appuntamento.
Sostituisci risorsa: mantiene la prenotazione all'ora originale e sostituisce la risorsa originale associata alla prenotazione con una risorsa diversa. Ad esempio, un tecnico non è più disponibile per lavorare su un elemento e questo deve essere assegnato a un'altra persona.
Sposta elementi in un giorno diverso: sposta più elementi dal giorno corrente alla stessa ora in un giorno diverso. Ciò può verificarsi quando la prenotazione è stata effettuata in anticipo e non si è più in grado di eseguire il lavoro nel giorno previsto a causa di modifiche alla pianificazione.