Descrivere la Gestione del ciclo di vita dei dati

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La Gestione del ciclo di vita dei dati di Microsoft Purview offre strumenti e funzionalità per conservare il contenuto che è necessario conservare ed eliminare il contenuto che non si vuole mantenere. La conservazione e l'eliminazione di messaggi di posta elettronica, documenti e messaggi sono spesso necessari per i requisiti normativi e di conformità. Tuttavia, l'eliminazione dei contenuti che non hanno più valore per l'azienda riduce anche la superficie di attacco.

Criteri ed etichette di conservazione

I criteri di conservazione e le etichette di conservazione sono strumenti importanti per la gestione del ciclo di vita dei dati. Consentono alle organizzazioni di gestire e controllare le informazioni assicurando che il contenuto venga conservato solo per un periodo di tempo necessario e quindi eliminato definitivamente. L'applicazione di etichette di conservazione e l'assegnazione di criteri di conservazione consentono alle organizzazioni di:

• Rispettare in modo proattivo le normative del settore e i criteri interni che richiedono la conservazione dei contenuti per un periodo di tempo minimo.
• Ridurre i rischi quando si verificano controversie legali o violazioni della sicurezza eliminando definitivamente il contenuto obsoleto che l'organizzazione non è più tenuta a conservare.
• Assicurare che gli utenti lavorino solo con contenuti aggiornati e pertinenti. Il contenuto che non è più rilevante deve essere eliminato.

La gestione del contenuto richiede in genere due azioni: la conservazione del contenuto e l'eliminazione del contenuto.

• La conservazione del contenuto impedisce l'eliminazione permanente e assicura che il contenuto rimanga disponibile per eDiscovery.
• L'eliminazione del contenuto elimina definitivamente il contenuto dall'organizzazione.

Con queste due azioni di conservazione, è possibile configurare le impostazioni di conservazione per i risultati seguenti:

• Solo conservazione: mantiene il contenuto per sempre o per un periodo di tempo specificato.
• Solo eliminazione: elimina definitivamente il contenuto dopo un periodo di tempo specificato.
• Conserva e quindi elimina: conserva il contenuto per un periodo di tempo specificato e quindi lo elimina definitivamente.

Quando al contenuto sono assegnate impostazioni di conservazione, tale contenuto viene conservato nella posizione originale. Le persone possono continuare a lavorare normalmente con i documenti o i messaggi e-mail. Se tuttavia si modificano o si eliminano contenuti inclusi nei criteri di conservazione, una copia di essi viene conservata automaticamente in una posizione sicura. Le posizioni sicure e il contenuto non sono visibili alla maggior parte degli utenti. Nella maggior parte dei casi, non è nemmeno necessario che gli utenti sappiano che il contenuto è soggetto a impostazioni di conservazione.

Le impostazioni di conservazione funzionano con i diversi carichi di lavoro seguenti:

• SharePoint
• OneDrive
• Microsoft Teams
• Viva Engage
• Exchange

Per assegnare le impostazioni di conservazione al contenuto, usare i criteri di conservazione e le etichette di conservazione con criteri di etichetta. È possibile usare solo uno di questi metodi o combinarli.

Quando si usano criteri di conservazione ed etichette di conservazione per assegnare le impostazioni di conservazione al contenuto, è necessario comprendere alcuni aspetti. Di seguito sono elencati alcuni dei punti chiave. Per altre informazioni, vedere l'articolo "Informazioni sui criteri di conservazione e sulle etichette di conservazione" collegato nell'unità Riepilogo e risorse di questo modulo.

Criteri di conservazione

• I criteri di conservazione vengono usati per assegnare le stesse impostazioni di conservazione al contenuto a livello di sito o di cassetta postale.
• È possibile applicare un singolo criterio a più posizioni oppure a posizioni o utenti specifici.
• Gli elementi ereditano le impostazioni di conservazione dal contenitore specificato nei criteri di conservazione. Se un criterio è configurato per conservare il contenuto e un elemento viene quindi spostato al di fuori di tale contenitore, una copia dell'elemento viene conservata nella posizione protetta del carico di lavoro. Le impostazioni di conservazione tuttavia non vengono spostate con il contenuto nella nuova posizione.

Etichette di conservazione

• Le etichette di conservazione vengono usate per assegnare impostazioni di conservazione a livello di elemento, ad esempio una cartella, un documento o un messaggio e-mail.
• A un messaggio e-mail o a un documento può essere assegnata una sola etichetta di conservazione alla volta.
• Le impostazioni di conservazione delle etichette di conservazione vengono spostate con il contenuto se questo viene spostato in una posizione diversa all'interno del tenant Microsoft 365, ma non vengono mantenute se il contenuto viene spostato all'esterno del tenant di Microsoft 365.
• Gli amministratori possono consentire agli utenti dell'organizzazione di applicare un'etichetta di conservazione manualmente.
• Un'etichetta di conservazione può essere applicata automaticamente se corrisponde a condizioni definite.
• È possibile applicare un'etichetta predefinita per i documenti di SharePoint.
• Le etichette di conservazione supportano la revisione per l'eliminazione, ovvero l'esame del contenuto prima di eliminarlo definitivamente.

Esaminare gli scenari seguenti: Se tutti i documenti in un sito di SharePoint devono essere conservati per cinque anni, è più efficiente usare criteri di conservazione piuttosto che applicare la stessa etichetta di conservazione a tutti i documenti nel sito.

Se tuttavia alcuni documenti del sito devono essere conservati per cinque anni e altri per 10 anni, è necessario applicare un criterio al sito di SharePoint con un periodo di conservazione di cinque anni. Si applicherà quindi un'etichetta di conservazione al singolo elemento con un'impostazione di conservazione di 10 anni.

Etichette di conservazione e criteri che li applicano

Quando si pubblicano etichette di conservazione, queste vengono incluse in criteri di etichetta di conservazione che li mettono a disposizione di amministratori e utenti per applicarli al contenuto.