Preparazione per il workshop
In genere, il workshop sulla strategia di cutover richiede 1-3 ore circa. Il tempo può variare in base al livello di dettaglio dei contenuti da esaminare. L'architetto di soluzioni collaborerà con la dirigenza del team di implementazione per pianificare il workshop in base alle specifiche della soluzione che saranno oggetto di revisione.
Prima del workshop sulla strategia di cutover, i partecipanti dovrebbero avere la massima familiarità possibile con la struttura del workshop e con i tipi di argomenti e prerequisiti trattati. L'architetto di soluzioni fornirà un ordine del giorno con argomenti e requisiti prima del workshop.
Nota
Essenzialmente, il workshop sulla strategia di cutover è una discussione; non è concepito come un questionario che può essere completato ed esaminato offline. Sebbene i prerequisiti siano definiti e forniti in anticipo, non è possibile sintetizzare tutti gli argomenti a cui potrebbe condurre la conversazione.
L'architetto di soluzioni si preparerà in anticipo per il workshop esaminando prima gli artefatti del progetto esistenti. Ecco alcuni degli artefatti del progetto utili:
Requisiti di cutover - Requisiti aziendali noti da includere nella strategia di cutover.
Piano di cutover - Documento che mostra in dettaglio i passaggi e le azioni dell'intero processo di cutover. Questo documento dovrebbe includere la sequenza temporale documentata di tutte le attività di cutover, le dipendenze e i proprietari registrati per ogni passaggio del processo di cutover.
Pianificazione di cutover - Documento o diagrammi di Gantt che delineano la pianificazione generale per le varie attività di cutover che sono in linea con il piano di cutover.
Strategia di test con cutover fittizi - Documento che descrive i piani e i passaggi per testare il processo di cutover prima del cutover finale.
Strategia di migrazione dei dati - Documenti o registri che riportano le entità da migrare, le fonti da cui proverranno, i volumi, i tempi e le modalità di migrazione. Nella fase di progettazione iniziale della soluzione, è fondamentale assicurarsi di conoscerne l'ambito (tabelle e origini dati).
Questo non è un elenco esaustivo dei risultati finali del progetto, ma è un buon punto di partenza per il workshop sulla strategia di cutover. I formati, la composizione e i nomi di ciascun documento possono variare da un progetto all'altro. L'elemento più importante non è il formato, bensì le informazioni disponibili e concordate in tutto il team.
È accettabile che il progetto applichi metodi diversi per gestire o tener traccia delle informazioni di progetto diverse dall'elenco precedente. In genere, il formato non è un aspetto critico se le informazioni sono subito disponibili per i membri del progetto. Se le informazioni dell'elenco precedente non sono documentate nel proprio progetto o se non sono documentate in modo tale da essere facilmente accessibili, è necessario dare la priorità alla produzione degli artefatti pertinenti.
Partecipanti del workshop sulla strategia di cutover
In linea con il framework Success by Design, al workshop sulla strategia di cutover dovrebbero partecipare i rappresentanti dell'organizzazione del cliente e delle organizzazioni partner che forniscono supporto per l'implementazione. La presenza di tutte le parti coinvolte è importante per garantire che tutti siano allineati e pervengano a una definizione comune del piano. In alcuni casi, a causa delle dimensioni del team di implementazione, potrebbe essere necessario limitare la partecipazione al workshop ai membri principali del team.
Tenendo presente questo, occorre considerare le seguenti linee guida:
Il workshop dovrebbe includere i seguenti partecipanti (clienti e partner):
Lead di cutover
Lead di migrazione dati
Architetto di soluzioni
Responsabili di progetto
Se nell'organizzazione del cliente manca il ruolo di architetto di soluzioni, è opportuno coinvolgere i tecnici responsabili. Se nell'organizzazione partner manca un architetto di soluzioni incaricato responsabile dell'implementazione, è necessario coinvolgere il lead di consegna, il lead funzionale o gli architetti tecnici equivalenti.
In alcuni casi, potrebbe essere necessario introdurre risorse specifiche per argomenti specifici, definendo le modalità in base ai dettagli della soluzione previsti nell'agenda del workshop.
Inoltre, potrebbe essere necessario includere i dirigenti interessati nelle discussioni sulla strategia di cutover. Idealmente, la definizione dei requisiti di cutover e le discussioni con i membri del team dirigente dovrebbero avvenire prima del workshop. Includere i dirigenti interessati nel workshop sarà utile per confermare e concordare i piani di cutover. Tuttavia, è bene sapere che le discussioni del workshop possono diventare ampie e, in alcuni casi, tecnicamente dettagliate in alcune aree. È preferibile anticipare che le conversazioni che si svolgeranno durante il workshop potrebbero essere meno particolareggiate di quanto vorrebbero alcuni dirigenti.