Uso di team, strutture e pool
È importante che le organizzazioni possano pianificare le risorse per supportare tutti i potenziali scenari di pianificazione offerti. A tale scopo, Pianificazione risorse universale fornisce più tipi di risorse. Tali risorse possono essere usate per gestire elementi diversi, dalla prenotazione di una stanza a scenari più avanzati in cui c'è bisogno di più tipi di risorse per lo stesso lavoro. Inoltre, Universal Resource Scheduling definisce le risorse per specifici utenti, account o contatti, nonché per determinate attrezzature. È inoltre possibile definire risorse che rappresentano strutture, team o pool di risorse.
Definizione delle risorse di struttura
Al momento della creazione, le risorse possono essere definite come risorse di struttura. Le risorse di tipo struttura sono utili quando è necessario prenotare uno spazio fisico, ad esempio una sala per un evento oppure un'area di riparazione di un'officina meccanica. Le strutture sono anche utili quando è necessario fissare un appuntamento con una persona presso una struttura, ad esempio una visita in un punto vendita al dettaglio Microsoft per la riparazione di un portatile o una consulenza in banca per la gestione patrimoniale.
Poiché le strutture rappresentano un luogo fisico, come una sala conferenze o una sala riunioni, è necessario associarle a un'unità organizzativa che contenga un indirizzo valido con latitudine e longitudine. È necessario impostare le posizioni iniziale e finale di una struttura sull'indirizzo dell'unità organizzativa.
Team
I team sono un tipo di risorsa usato per rappresentare un gruppo predefinito di persone che è possibile pianificare per determinati elementi. Un'azienda, ad esempio, potrebbe usare un team che fornisce servizi di pulizia per rappresentare e definire i singoli team pulizia inviati per i svolgere i lavori. I team sono visualizzati nella scheda di pianificazione come qualsiasi altra risorsa. I membri di un team possono essere visualizzati nella scheda di pianificazione, in modo da poter vedere la disponibilità generale di tutti i membri del team stesso. Quando si pianifica un team, vengono pianificati anche tutti i suoi membri.
Quando si seleziona team come tipo di risorsa, è necessario definire i membri specifici del team. Per definire i membri del team, selezionare la relativa scheda nel record delle risorse del team e scegliere Figli risorsa. A differenza di altri record in Dynamics 365, quando si definisce il membro di un team è necessario compilare tutti i campi del modulo.
Per ogni membro del team definito, è necessario fornire le seguenti informazioni:
Nome: il nome della risorsa come appare nel team. Ad esempio, Team di installazione 1 - Dave.
Risorsa padre: definisce il nome del team a cui verrà associata la risorsa. Il campo è precompilato per impostazione predefinita.
Risorsa figlio: definisce la risorsa prenotabile che si desidera associare al team.
Da data: prima data in cui la risorsa sarà disponibile come membro del team.
A data: ultima data in cui la risorsa sarà disponibile come membro del team.
Importante
È possibile associare una risorsa solo a un team o a un pool di risorse per un periodo di tempo specifico. Ad esempio, se si assegna Ashley al team del servizio pulizie 1 dall'1/1/2019 al 31/1/2019, non sarà possibile inserirla in un altro team o pool di risorse durante il periodo di tempo in oggetto.
Quando si tenta di pianificare un team per una data specifica, è possibile vedere e pianificare solo le risorse che appartengono a quel team nelle date e nelle ore specificate.
Ad esempio: un'organizzazione definisce un nuovo team chiamato Team pulizie 1. Al team vengono aggiunte le seguenti risorse figlio.
Capo team 1: Ashley Chinn - Dal 1° giugno al 31 dicembre.
Membro 1 Team 1: Bernadette Foley - Dal 1° giugno al 31 dicembre.
Membro 2 Team 1: Clarence Desimone - Dal 1° giugno al 31 ottobre.
Sostituto 1 Team 1: Dawn Phelps - Dal 1° settembre al 31 dicembre.
Se un distributore tenta di pianificare il team per un lavoro il giorno 4 settembre, si visualizzerà e si pianificherà l'intero team poiché tutti i membri sono definiti come tali per quella data. Tuttavia, se un distributore tenta di pianificare il team per un lavoro il giorno 12 dicembre, si visualizzeranno e si pianificheranno Ashley, Bernadette e Dawn perché Clarence non è definito come membro del team dopo il 31 ottobre.
Pool di risorse
I pool di risorse consentono agli addetti alla pianificazione di prenotare i requisiti per un pool generico senza decidere quale risorsa svolge effettivamente il lavoro. È quindi possibile ripianificare le prenotazioni per i membri del pool in una data successiva.
La definizione dei pool di risorse può essere utile per diversi motivi:
Evitare l'overcommit: quando si pianificano i lavori, i pool di risorse possono fungere da segnaposti. È possibile usarli per bloccare e contrassegnare periodi come impegnati fino a quando non sarà possibile fornire le risorse effettive.
Fornire assistenza per la distribuzione regionale: i distributori centrali che gestiscono più aree possono usare i pool di risorse come segnaposto finché il responsabile locale della gestione risorse non fornisce i dettagli specifici.
Pianificazione della capacità: pur non conoscendo ancora la risorsa specifica, è possibile stabilire la capacità di un pool e designare le risorse in un secondo momento. Gli addetti possono comunque effettuare la pianificazione poiché la capacità del pool può essere impostata come se la risorsa fosse designata.
Prenotare intenzionalmente risorse in eccesso in vista di possibili cancellazioni: con i pool di risorse, è possibile prenotare più risorse rispetto al previsto, con la consapevolezza che i clienti potrebbero annullarle.
I pool di risorse sono creati nello stesso modo in cui si creano altre risorse. Quando si seleziona un pool come tipo di risorsa, è necessario definire il tipo di pool di risorse. Concepiti come risorse omogenee, i pool di risorse devono essere tutti dello stesso tipo. Ad esempio, è possibile avere un pool di risorse formato da elettricisti o un pool di sale con la stessa capacità di pianificazione. I pool di risorse consentono anche di calcolare automaticamente la loro capacità, ovvero il numero di risorse presenti nel pool.
Un pool di risorse può essere di tipo:
Struttura: edifici o luoghi.
Le strutture devono avere un'unità organizzativa da loro definita.
L'ubicazione iniziale e quella finale devono essere impostate sull'unità organizzativa selezionata.
Account/Contatti/Utenti: singoli individui e singoli elementi che possono essere pianificati.
Attrezzature: componenti dell'attrezzatura.
Importante
È possibile associare una risorsa solo a un team o a un pool di risorse per un periodo di tempo specifico. Ad esempio, se si assegna Ashley al team del servizio pulizie 1 dal 1/1/2019 al 31/1/2019, non sarà possibile inserirla in un altro team o pool di risorse durante il periodo di tempo in oggetto.