Esercizio - Creazione di un flusso di approvazione con Copilot in Power Automate

16 minuti

In questo esercizio si creerà un'automazione utilizzando Copilot in Power Automate per automatizzare il processo di approvazione per la presentazione di un immobile. Si userà Copilot per creare un flusso che invia un messaggio e-mail all'agente immobiliare alla richiesta di una nuova presentazione. Quindi, l'agente può approvare o rifiutare la richiesta dall'interno del messaggio e-mail.

Prerequisito

Per completare questo esercizio, è necessario aver precedentemente completato il modulo Creazione di un'app canvas Power Apps per una soluzione immobiliare con Copilot in Power Apps, in cui si creano le tabelle Dataverse usate in questo esercizio.

Creazione di un flusso con Copilot

Accedere a Power Automate.
Al centro della Home page all'interno di Power Automate, nel campo di testo sotto Crea l'automazione con Copilot, immettere il seguente messaggio:

Start and wait for an approval when a Dataverse record is created and then update the record based on one of two approval outcomes

Selezionare il pulsante Genera.
Dalla richiesta, Copilot fornisce la struttura di un flusso suggerito che è possibile rivedere. Il flusso avrà probabilmente due passaggi fondamentali, il passaggio Dataverse Quando una riga viene aggiunta, modificata o eliminata e il passaggio Avvia e attendi un'approvazione. Per accettare il flusso, selezionare Avanti; in alternativa è possibile riscrivere la richiesta per ottenere un suggerimento diverso. Verificare se Copilot suggerirà un flusso simile all'immagine seguente.
Rivedere le app e i servizi connessi. Se non è stata stabilita una connessione, modificarla o correggerla, quindi selezionare Crea flusso.

La finestra di progettazione Modifica con Copilot si apre con il flusso, con alcuni avvisi di parametri non validi, che richiedono di correggere queste aree per consentire il funzionamento del flusso.

Modifica di un flusso con Copilot

Ora si procederà a correggere i parametri. Selezionare il trigger Quando una riga viene aggiunta, modificata o eliminata.

Si apre un pannello sul lato sinistro della schermata mostra i dettagli del trigger.
Notare la richiesta in corrispondenza del parametro Nome tabella con l'indicazione "Nome tabella" è obbligatorio.

Dal menu a discesa Nome tabella cercare e selezionare Showings o qualsiasi altro nome sia stato assegnato alla tabella "Real estate showings".
Selezionare l'azione Avvia e attendi un'approvazione.
Dal menu a discesa Tipo di approvazione selezionare Approva/Rifiuta - Primo a rispondere. Potrebbe essere necessario eliminare eventuali altre aggiunte di Copilot.

Dopo aver selezionato il Tipo di approvazione, diventano disponibili ulteriori parametri.
Ora si userà Copilot per modificare questo passaggio. Aprire la chat di Copilot selezionando il pulsante Copilot nell'angolo in alto a destra della barra dei comandi. Nel campo di input nella parte inferiore della chat immettere la richiesta seguente:

Aggiungere "Nuova richiesta per visita di un immobile" come parametro Titolo per l'azione Avvia e attendi un'approvazione

Copilot richiede alcuni secondi per elaborare la richiesta. Al termine dell'elaborazione, il parametro Titolo viene popolato con il testo della richiesta.
Selezionare Passa alla modalità avanzata nel riquadro dei dettagli dell'azione Avvia e attendi un'approvazione.
Per il parametro Assegnato a immettere l'indirizzo e-mail che si sta usando per questo lab. Questo indirizzo e-mail è lo stesso che riceverà la richiesta di approvazione.
Per il parametro Dettagli immettere il testo seguente:

È stata creata una nuova richiesta di visita di un immobile. Rivedere i dettagli di seguito e approvare o rifiutare la richiesta:

Proprietà:
Nome cliente:
Data:
Posizionare il cursore accanto a Proprietà: nel parametro Dettagli, quindi selezionare il pulsante con il fulmine blu per aprire il riquadro Contenuto dinamico.
Nel riquadro Contenuto dinamico è possibile selezionare Vedi altro per espandere l'elenco di contenuto dinamico disponibile.
Scorrere verso il basso il contenuto dinamico fino a trovare un campo proprietà, indirizzo o posizione (a seconda di come sono stati creati i dati), quindi selezionarlo. In alternativa, è possibile digitare il nome del campo nel campo di ricerca per individuarlo più rapidamente.

Il campo di contenuto dinamico aggiunto fa ora parte del parametro Dettagli dell'approvazione.
Completare gli stessi passaggi per i campi Client Name e Date.

Dopo aver compilato il resto dei campi, i valori dovrebbero assomigliare all'immagine seguente.
Selezionare l'azione Condizione. Se il flusso non prevede un'azione Condizione, procedere e aggiungerla ora selezionando il pulsante Inserisci un nuovo passaggio... (+) sotto il passaggio di approvazione.
Assicurarsi che il lato sinistro della condizione includa Outcome (o body/outcome) dal Contenuto dinamico.
Verificare che è uguale a sia la condizione e che Approve sia il Valore.
Accertarsi che sia presente un'azione Aggiorna una riga da Dataverse in entrambi i rami True e False della condizione. Potrebbe essere necessario aggiungerlo al flusso se Copilot non lo ha già inserito lì.
Dall'elenco a discesa Table Name cercare e selezionare la stessa tabella Dataverse usata per il trigger.
Selezionare il campo ID riga e rimuovere il valore del segnaposto. Selezionare l'icona per il Contenuto dinamico e cercare identifier per trovare il campo dell'identificatore univoco nella tabella (di solito include il nome della tabella).

Ogni volta che si crea una tabella in Microsoft Dataverse, viene automaticamente creata una colonna con lo stesso nome della tabella. Questa colonna rappresenta l'ID (o identificatore) di ricerca univoco per il record (o la riga) creato.
Quindi si procederà ad aggiornare un campo in base all'approvazione. Cercare una colonna nella tabella dati in cui sia possibile confermarlo. Potrebbe trovarsi nei parametri avanzati. (È possibile selezionare Mostra tutto in Parametri avanzati per mostrare le colonne esistenti.)
Nell'esempio seguente si aggiorna il campo Showing come Confermato.

Quando una presentazione viene approvata, il campo appropriato nella tabella viene aggiornato a Confermato.
Selezionare l'azione Aggiorna una riga per Dataverse nel ramo False della condizione (aggiungere questa azione se non è presente).
Dal menu a discesa Table Name cercare e selezionare la stessa tabella usata nel trigger del flusso.
Selezionare il campo ID riga, quindi cercare e selezionare il campo dell'identificatore univoco della tabella nel riquadro Contenuto dinamico.
Aggiornare il campo in cui si desidera registrare che una presentazione è stata "Annullato" o "Non approvato".

Quando una presentazione viene rifiutata, il campo appropriato nella tabella viene aggiornato ad Annullato o Non approvato.
Nella finestra della chat di Copilot, immettere la richiesta seguente e inviare:

Under the "Update a row" action for both branches in the condition, add a new "Send an email (V2)" action

Dopo alcuni secondi, Copilot spiega le azioni effettuate, come mostrato nell'immagine seguente.

Viene visualizzato il flusso aggiornato. Potrebbe essere necessario correggere una connessione in un passaggio precedente per continuare. Provvedere a correggere eventuali errori prima di continuare.
Selezionare l'azione Invia un messaggio e-mail nel ramo True della condizione.
Selezionare il campo A, rimuovere il contenuto, quindi selezionare un campo dai dati che include un campo E-mail dal riquadro Contenuto dinamico. Se non è disponibile alcun indirizzo e-mail, immettere un destinatario e-mail valido.
Verificare che Copilot abbia compilato i campi Oggetto e Corpo. È possibile modificarli con il contenuto dinamico. Immettere il contenuto seguente dopo il testo del Corpo:

Proprietà:

Data della visita:

Aggiungere i campi appropriati dal riquadro Contenuto dinamico nelle righe appropriate nel testo del Corpo.
È anche possibile aggiungere il campo Response summary dal riquadro Contenuto dinamico alla fine del testo del Corpo, nonché un messaggio di chiusura personale.
Selezionare l'azione Invia un messaggio e-mail nel ramo False della condizione.
Verificare il campo A. È possibile rimuovere il contenuto e quindi selezionare qualsiasi campo e-mail disponibile dal riquadro Contenuto dinamico oppure è possibile impostare un indirizzo e-mail hard-coded.
Verificare i campi Oggetto e Corpo. Copilot mostra di solito alcuni campi che ritiene idonei, ma potrebbe essere necessario aggiornarli. È possibile copiare i campi dall'e-mail "approvata" e aggiungerli qui.
Rinominare il flusso in Request Approval for Real Estate Showing selezionando il testo Inizia e attendi un'approvazione quando viene creato un record di Dataverse, quindi aggiornare il record in base a uno dei due risultati dell'approvazione nell'angolo in alto a sinistra della schermata.
Salvare il flusso selezionando il pulsante Salva nella parte superiore destra della barra dei comandi della schermata.

Esecuzione del test del flusso

Testare il flusso selezionando il pulsante Test nell'angolo superiore destro della schermata. Selezionare Manualmente, quindi Test.
Per inviare una richiesta di presentazione di un immobile, passare all'app "Real Estate Showings" in Power Apps.
Eseguire l'app, quindi selezionare +Nuova per creare una nuova richiesta di visita.
Compilare i campi con una richiesta.
Selezionare il segno di spunta nell'angolo in alto a destra della schermata per inviare la richiesta.

Al termine dell'operazione è possibile chiudere Power Apps.
Accedere all'account e-mail che si sta usando per questo lab e attendere l'arrivo del messaggio e-mail.

Nota

Se il flusso non viene eseguito immediatamente, attendere. L'attivazione del flusso può richiedere fino a 10 minuti, specialmente al primo tentativo.

L'approvazione dovrebbe avere un aspetto simile a quello illustrato nell'immagine di seguito. La tabella e il contenuto dinamico possono essere diversi, ma il formato sarà simile al seguente.
Selezionare Approva.
Aggiungere un commento, quindi selezionare Invia.

Il flusso prosegue l'esecuzione, aggiorna la riga e invia un messaggio e-mail al richiedente. Il messaggio e-mail inviato al richiedente è simile all'immagine seguente.
Controllare il flusso e notare che il flusso è ora contrassegnato come Riuscito nella cronologia di esecuzione.
Nell'angolo superiore sinistro della schermata selezionare Indietro. Si verrà indirizzati alla pagina dei dettagli del flusso Approvazione richiesta per la visita di un immobile.

Aggiunta del flusso a Real Estate Solution

Nel riquadro di spostamento a sinistra selezionare Soluzioni.
Selezionare Real Estate Solution.
Nella barra dei comandi in alto selezionare Aggiungi esistente>Automazione>Flusso cloud.
Selezionare la scheda Fuori da Dataverse, quindi scegliere il flusso Approvazione richiesta per la visita di un immobile.

Selezionare Aggiungi.

Ci vorranno un paio di secondi prima che il flusso venga aggiunto alla soluzione, ma una volta aggiunto saranno visibili un Flusso cloud e tre Riferimenti di connessione nella soluzione.

Nota

I riferimenti di connessione vengono aggiunti alla soluzione perché il flusso usa connessioni a Dataverse, Office 365 Outlook e Approvazioni. Ciò garantisce che il flusso funzioni correttamente quando viene esportato e importato in un altro ambiente.