Introduzione
Gli utenti possono essere bombardati da messaggi e-mail in arrivo che spesso li fanno distrarre e impediscono loro di concentrarsi su una singola attività. Microsoft Power Automate può arginare il problema consentendo agli utenti di monitorare le righe A, Da e Oggetto dei messaggi e-mail e creare un flusso di lavoro automatizzato per attivare delle azioni in base alle condizioni specificate.
Attivazione dei flussi
Attualmente sono disponibili quattro trigger per i flussi di Power Automate. Questi trigger provengono dal connettore standard per Outlook di Microsoft Office 365 ed è possibile usarli per monitorare la posta in arrivo:
All'arrivo di un nuovo messaggio di posta elettronica
Quando viene contrassegnato un messaggio di posta elettronica
All'arrivo di un nuovo messaggio di posta in una cassetta postale condivisa
All'arrivo di un nuovo messaggio di posta in cui viene menzionato l'utente
Ogni trigger monitora tutti i messaggi e-mail in arrivo della cartella specificata nel trigger, tra cui la cartella di posta in arrivo predefinita. Per rendere il monitoraggio più specifico, descrivere a chi è stato inviato il messaggio e-mail, se sono stati aggiunti altri destinatari nella riga Cc, chi ha inviato il messaggio e-mail, una stringa specifica nell'oggetto e se sono stati aggiunti allegati.
Salvataggio di metadati nell'elenco SharePoint
I metadati sono definiti come un set di dati che descrive e fornisce informazioni rilevanti su altri dati. Ad esempio, quando i messaggi e-mail arrivano alla posta in arrivo di Outlook, l'utente si concentra principalmente sui metadati chiave come i contenuti di A, Da, Oggetto e Corpo. Tuttavia, sono disponibili molti altri tipi di metadati, come Importanza, che possono essere acquisiti per un uso futuro. Il salvataggio dei metadati semplifica le ricerche future.
Per acquisire solo i metadati di messaggi e-mail specifici, è possibile usare una combinazione di opzioni già disponibili per definire lo specifico parametro. Ad esempio, è possibile attivare un flusso con le condizioni seguenti: se l'utente è l'unico destinatario del messaggio e-mail, se è incluso nella riga Cc in un indirizzo e-mail di gruppo specifico e se l'oggetto del messaggio contiene le parole "report mensile sull'inventario".
È possibile salvare i metadati del messaggio e-mail nelle colonne di un elenco SharePoint come nuovo elemento.
Gli elementi di metadati attualmente disponibili:
Da: proprietario della cassetta postale e mittente del messaggio.
A: destinatari del messaggio.
Oggetto: oggetto del messaggio.
Corpo: corpo del messaggio.
Importanza: importanza del messaggio, ad esempio bassa, normale e alta.
CC: destinatari che ricevono una copia per conoscenza del messaggio a scopo informativo.
CCN: destinatari che ricevono una copia per conoscenza nascosta del messaggio, il cui nome e indirizzo e-mail non sono visibili agli altri destinatari del messaggio.
Rispondi a: gli indirizzi e-mail usati quando si risponde a un messaggio.
Anteprima corpo: anteprima del messaggio e-mail.
ID messaggio: identificatore univoco del messaggio.
ID messaggio Internet: l'ID messaggio nel formato specificato da RFC (Request for Comments) o RFC 2822.
ID conversazione: l'ID della conversazione a cui appartiene il messaggio e-mail.
Ora ricezione: data e ora in cui il messaggio è stato ricevuto.
Allegati, ID allegato: aggiunta di allegati o l'ID dell'allegato.
Nome allegato: specifica il nome dell'allegato.
Contenuto allegato: specifica il contenuto dell'allegato.
Contenuto allegato - Tipo: indica il tipo di contenuto degli allegati.
Data e ora ultima modifica allegati: indica la data dell'ultima modifica degli allegati.
ID contenuto allegato: specifica l'ID contenuto degli allegati.
Con allegato: indica se il messaggio ha allegati.
Letto: indica se il messaggio è stato letto.
HTML: indica se il corpo e-mail ha un formato HTML.
Dimensioni dell'allegato: le dimensioni, in byte, dell'allegato.
Salvataggi di allegati nelle raccolte documenti SharePoint
Una raccolta documenti SharePoint è la posizione ideale per salvare gli allegati e-mail, perché consente di accedere ai documenti da qualsiasi luogo con accesso a Internet. Power Automate consente di creare un flusso per monitorare i messaggi e-mail desiderati e salvare i relativi allegati in una raccolta documenti.
Dalla home page di Power Automate selezionare Flussi personali nel menu di spostamento a sinistra.
Selezionare + Nuovo flusso. quindi Flusso cloud automatizzato.
Assegnare al flusso il nome Salva allegati in Sharepoint.
Selezionare il trigger All'arrivo di un nuovo messaggio di posta elettronica (V3) di Office 365 Outlook.
Il flusso si apre nella nuova finestra di progettazione di Power Automate. Salvare il flusso e chiudere la Nuova finestra di progettazione nell'angolo in alto a destra.
Selezionare il trigger per esaminarne le proprietà. Impostare la proprietà Solo con allegati su Sì.
Selezionare + Nuovo passaggio e cercare Ottieni allegato (V2).
Nel campo ID messaggio selezionare la proprietà Message Id da Contenuto dinamico.
Nel campo ID allegato selezionare la proprietà Attachments Attachment Id da Dynamic Content.
Nell'Indirizzo cassetta postale originale immettere l'indirizzo e-mail usato per il trigger.
Nota
L'aggiunta di informazioni sull'allegato attiverà automaticamente l'azione Ottieni allegato in un'azione Applica a ogni. Ciò significa che ogni allegato verrà salvato in SharePoint.
Sotto l'azione Ottieni allegato, selezionare + Aggiungi un'azione, cercare SharePoint, quindi selezionare Crea file.
Nota
Ci si potrebbe domandare perché occorre creare un file se il file esiste già e lo si è appena recuperato. SharePoint non è a conoscenza dell'allegato di Outlook, quindi occorre usare l'azione Crea file e passare il contenuto dell'allegato da Outlook.
Selezionare l'Indirizzo sito e il percorso della cartella della raccolta SharePoint.
Nota
Il percorso della cartella riguarda la raccolta in cui si vogliono salvare gli allegati.
Selezionare il campo Nome file. Selezionare Contenuto dinamico e cercare Attachments Name. Questa proprietà proviene dall'output del trigger.
Selezionare il campo Contenuto file. Selezionare Contenuto dinamico e cercare Content Bytes. Questa proprietà proviene dall'output dell'azione Ottieni allegati.
A questo punto lo script dei flussi desktop dovrebbe essere simile a quello nell'immagine seguente:
A questo punto occorre confermare che i file siano stati salvati correttamente e, in caso contrario, deve essere inviato un avviso.
All'interno del ciclo Applica a ogni e sotto l'azione Crea file selezionare + Aggiungi un'azione, quindi aggiungere un'azione Condizione.
Sul lato sinistro della condizione selezionare Aggiungi contenuto dinamico, Expressions, quindi aggiungere quanto segue:
outputs('Create_file')['statusCode']Sul lato destro della condizione aggiungere 403.
Più in basso nel ramo Se sì (true) selezionare Aggiungi un'azione e aggiungere quindi un'azione Invia un messaggio di posta elettronica (V2).
Selezionare il campo A nell'azione. Viene visualizzato il riquadro Contenuto dinamico. Selezionare la proprietà A dagli output del trigger.
Nota
Questo messaggio e-mail di notifica dell'errore viene inviato allo stesso indirizzo e-mail che ha ricevuto il messaggio originale da cui deve essere salvato l'allegato.
Ora, quando i messaggi e-mail in arrivo presentano degli allegati, questi vengono salvati nella raccolta documenti SharePoint. Se si verifica un errore durante la creazione del file, l'indirizzo e-mail verrà avvisato tramite messaggio e-mail. L'azione Applica a ogni dovrebbe essere simile alla seguente:
Pubblicazione del messaggio in Microsoft Teams
Quando i messaggi e-mail di tipo richiesta vengono inviati a un indirizzo generale, è possibile creare un flusso Power Automate per monitorarli e quindi copiarli in un team di Microsoft Teams. Questo approccio contribuirà a rendere disponibile il contenuto del messaggio e-mail a un pubblico più ampio e accelererà i tempi e/o la qualità della risposta.
Osservare i messaggi e-mail in arrivo, che vengono inviati da una cassetta postale specifica usata per inviare notifiche da un modulo rivolto al cliente. È possibile usare questo indirizzo e-mail nel campo A. Se tutti i messaggi e-mail hanno lo stesso oggetto, è possibile aggiungere questa riga dell'oggetto anche nel filtro Oggetto.
All'esterno di Applica a ogni, selezionare + Nuovo passaggio, quindi cercare Teams.
Selezionare l'azione Pubblica messaggio in una chat o un canale.
Per Pubblica come selezionare Bot del flusso.
Per il campo Pubblica in selezionare Canale.
Selezionare il Team nel quale si desidera pubblicare il messaggio.
Nel campo Messaggio aggiungere una combinazione di testo e contenuto dinamico. Il contenuto dinamico proviene da Oggetto e Corpo del messaggio e-mail in arrivo.
L'esercizio è terminato. Ora, quando si riceve un messaggio e-mail con allegati, l'allegato viene archiviato in SharePoint e un messaggio viene pubblicato su un canale Teams con le informazioni sull'oggetto e sul corpo e-mail originale. Se si riceve un messaggio e-mail senza allegati, è comunque presente un post in un team. Di seguito è riportata un'immagine del flusso finale:
È possibile aggiungere liberamente ulteriori azioni a quanto previsto dall'unità. Ad esempio, nel corpo e-mail, si potrebbe aggiungere un collegamento agli allegati del messaggio e-mail in SharePoint.