Pianificare riunioni in Outlook o in Teams
Microsoft Teams è integrato con il resto di Microsoft Office. Questa integrazione semplifica la creazione di una riunione, immediata o futura. Sia Microsoft Outlook che Teams offrono opzioni per pianificare una riunione.
La pianificazione delle riunioni di Teams è semplice e veloce. Tutto ciò devono fare i docenti è:
- Creare un oggetto per la riunione.
- Aggiungere i partecipanti.
- Trovare un orario comune che funzioni per tutti gli utenti che usano il assistente di pianificazione.
Pianificare riunioni in Outlook
L'opzione Riunione di Teams nella scheda calendario in Outlook semplifica la creazione di riunioni come l'invio di un messaggio di posta elettronica. Considerare il titolo della riunione come la riga dell'oggetto del messaggio di posta elettronica. I partecipanti obbligatori sono come il campo "A" e i partecipanti facoltativi sono come il campo cc.
Configurare le impostazioni per le riunioni pianificate in Outlook
Quando i docenti usano Outlook per pianificare una riunione di Teams, possono modificare le opzioni di riunione per la chiamata non appena inviano l'invito. Per accedere alle impostazioni della chiamata, selezionare il collegamento Opzioni riunione da Dettagli calendario.
Nelle impostazioni delle opzioni della riunione, i docenti possono:
- Selezionare chi può ignorare la sala di attesa
- Scegliere i co-organizzatori per la chiamata
- Designare chi può presentare
- Determinare se i partecipanti possono usare audio e video
- Configurare la registrazione automatica delle chiamate
- Determinare se i partecipanti possono chattare durante la riunione
- Attivare la funzionalità Q & A
- Consenti reazioni
- Creare una sala verde per organizzatori e relatori
- Visualizzare un elenco di partecipanti
- Decidere se usare Copilot con o senza trascrizione (licenza aggiuntiva richiesta)
Pianificare riunioni nell'app calendario di Microsoft Teams
Esistono anche molti modi per creare una riunione in Teams.
Nell'app Teams:
- Selezionare l'app Calendario nello spazio Me.
- Selezionare Nuova riunione per pianificare una riunione.
Pubblicare l'invito alla riunione in un canale
Quando si pianifica una riunione da questa scheda, è possibile selezionare un canale, che crea un post in tale canale e invita tutti gli utenti ad accedervi per partecipare alla riunione.
Configurare le opzioni per le riunioni pianificate in Teams
Per risparmiare tempo, i docenti possono definire le opzioni di riunione in anticipo nell'invito alla riunione di Teams.
In Opzioni i docenti possono:
- Selezionare chi può ignorare la sala di attesa
- Designare chi può presentare
- Determinare se i partecipanti possono usare audio e video
- Configurare la registrazione automatica delle chiamate
Opzioni di risposta alle riunioni
Gli inviti alle riunioni di Teams sono inoltre dotati di opzioni di risposta che il mittente può scegliere in base alle proprie esigenze, ad esempio:
- Chiedere agli invitati di rispondere
- Impedire agli invitati di inoltrare l'invito per motivi di sicurezza o privacy
- Richiedere agli invitati di registrarsi per la riunione
I membri del team ricevono una notifica e possono partecipare alla riunione ovunque usino Teams, sia che si tratti di computer, dispositivi mobili o browser. Le riunioni possono anche essere registrate e condivise in un secondo momento per i membri del personale o gli studenti che non possono accedere alla riunione live.
Pianificare riunioni da una chat o un canale di Teams
Un altro modo per pianificare una riunione in Teams è tramite l'app Chat nello spazio Me o in un canale specifico.
Pianificare una riunione da una chat
In una chat, tutti gli utenti che fanno parte della conversazione vengono invitati automaticamente.
Pianificare una riunione da un canale
In un canale, tutti gli utenti che sono membri del canale ricevono un invito. I docenti possono anche invitare altri utenti a partecipare alla riunione del canale, a meno che la riunione non sia pianificata in un canale privato.
