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Gestire gli account utente di OneDrive senza licenza

  • Articolo

In qualità di amministratore IT, è possibile che si verifichino situazioni in cui alcuni utenti hanno account OneDrive non gestiti e senza licenza all'interno dell'organizzazione. Gli account OneDrive senza licenza possono comportare rischi per la sicurezza e la conformità, oltre a creare confusione e duplicazione dei file.

Questo articolo illustra come identificare, monitorare e gestire gli account OneDrive senza licenza nell'organizzazione.

Imposizione delle modifiche ai criteri per gli account OneDrive senza licenza

Importante

L'applicazione inizierà il 27 gennaio 2025 e il processo verrà avviato gradualmente nel corso di alcuni mesi. Gli amministratori devono prevedere che ci vuole tempo prima che tutti gli account senza licenza completino il processo di imposizione.

  • Gli account OneDrive senza licenza soggetti a criteri di conservazione, periodo di conservazione o blocco legale verranno archiviati automaticamente dopo 93 giorni dalla rimozione della licenza. Anche se questi account rimangono visibili agli amministratori tramite gli strumenti di amministrazione, né gli amministratori né gli utenti finali hanno accesso al contenuto. L'accesso rimane limitato fino a quando gli amministratori non eserci rono azioni specifiche. Si noti che queste modifiche non si applicano ai clienti EDU, GCC o DoD.
  • Gli account senza licenza non coperti da criteri di conservazione o blocco legale verranno spostati nel Cestino dopo 93 giorni dalla rimozione della licenza.

Sequenza temporale per gli account senza licenza prima del 17 febbraio 2025

  • 25 aprile 2025: entro questa data, tutti gli account senza licenza passano alla modalità di sola lettura. Si consiglia agli amministratori di controllare dopo questa data. Il controllo precedente può comportare uno snapshot di stato incompleto.
  • 16 maggio 2025: entro questa data, tutti gli account senza licenza vengono archiviati. Si consiglia agli amministratori di controllare dopo questa data. Il controllo precedente può comportare uno snapshot di stato incompleto.

Sequenza temporale per gli account senza licenza dopo il 17 febbraio 2025

Per gli account senza licenza dopo il 17 febbraio 2025, l'account verrà messo in modalità di sola lettura il 60° giorno senza licenza e verrà archiviato o spostato nel Cestino il 93° giorno senza licenza.

Esempio:

  • Data senza licenza: 1 marzo 2025
  • Giorno 60: 30 aprile 2025. L'account viene inserito in modalità di sola lettura.
  • Giorno 93: 2 giugno 2025: l'account viene archiviato (se è in vigore un criterio di conservazione) o spostato nel Cestino (se non si applicano criteri di conservazione).

Gli amministratori sono invitati a monitorare gli stati degli account in base a queste sequenze temporali per garantire la conformità e intraprendere le azioni necessarie.

Opzioni di gestione dell'account OneDrive senza licenza

Dopo aver identificato l'account OneDrive senza licenza, è possibile scegliere di concedere in licenza o eliminare l'account.

Assegnare la licenza all'account OneDrive senza licenza

Prima dell'archivio dell'account OneDrive senza licenza: per assegnare una licenza a un account OneDrive senza licenza, è necessario assegnare una sottoscrizione di Microsoft 365 o Office 365 all'utente che include OneDrive. L'assegnazione di una licenza consente all'utente di accedere ai file di OneDrive con l'account aziendale o dell'istituto di istruzione e consente di gestire le impostazioni e i criteri.

È anche possibile assegnare licenze in blocco usando uno dei metodi seguenti:

Dopo l'archiviazione dell'account OneDrive senza licenza : se l'account archiviato ha un utente associato come proprietario (noto anche come amministratore primario della raccolta siti), l'amministratore IT può concedere all'utente una licenza valida e l'account viene riattivato automaticamente entro 24 ore. Se l'account archiviato non ha un utente associato (ad esempio, se l'identità è stata eliminata), è consigliabile che gli amministratori spostino qualsiasi contenuto attivamente necessario in un sito di SharePoint o in un account OneDrive attivo e concesso in licenza. Se l'account è già archiviato e non ha un utente associato, è necessario riattivarlo prima di poter spostare i dati. Per altre informazioni sulle licenze e sugli utenti attivi in Microsoft 365, vedere Assegnare o annullare l'assegnazione di licenze per gli utenti nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

Eliminare l'account OneDrive senza licenza

Prima dell'archivio dell'account OneDrive senza licenza : per eliminare un account OneDrive senza licenza, è necessario rimuovere l'utente dall'organizzazione ed eliminare i dati. È possibile usare il interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, PowerShell o microsoft API Graph per eliminare definitivamente l'utente.

Dopo aver eliminato l'account senza licenza, sia l'account OneDrive che i relativi file vengono spostati nel Cestino. Dopo 93 giorni, verrà eliminato definitivamente e l'utente non è più in grado di accedere al proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione.

Dopo l'archiviazione dell'account OneDrive senza licenza : un account può essere eliminato dallo stato archiviato senza riattivazione. Tuttavia, se l'account è soggetto a criteri di conservazione, l'account senza licenza non può essere eliminato e l'amministratore riceve un messaggio di errore.

Archivio account OneDrive senza licenza

Se non viene eseguita alcuna azione, l'account rimane archiviato tramite Microsoft 365 Archivio. L'archiviazione dell'account consente di mantenere l'account OneDrive e i relativi dati per lunghi periodi di tempo nel caso in cui sia necessario recuperarlo in un secondo momento.

Per gli account OneDrive appena senza licenza, sarà dopo 93 giorni dalla rimozione della licenza o dall'eliminazione dell'utente. Ad esempio, un account OneDrive non concesso in licenza il 1° agosto 2025 non sarà accessibile agli utenti a partire dal 2 novembre 2025. Per gli account OneDrive senza licenza con rimozione della licenza prima del 26 ottobre 2024, gli account verranno archiviati tra la fine di gennaio 2025 e la fine di marzo 2025.

Accedere all'account OneDrive senza licenza

Accesso a un account di OneDrive archiviato:

  • Per accedere ai dati da un account di OneDrive archiviato, è necessaria la riattivazione. Seguire questi prerequisiti per configurare Microsoft 365 Archivio:

    1. Configurare e collegare una sottoscrizione di Azure in Syntex con pagamento in base al consumo.

    2. Assicurarsi di disporre delle autorizzazioni di amministratore globale o amministratore di SharePoint.

    3. Abilitare Microsoft 365 Archivio fatturazione dell'account senza licenza (disponibile a partire da dicembre 2024).

      Dopo aver completato la configurazione e aver attivato la riattivazione, potrebbero essere richieste fino a 24 ore prima che l'account diventi accessibile. Una volta riattivato, l'account rimane attivo per 30 giorni prima di essere archiviato di nuovo automaticamente.

Accesso a un account di OneDrive Read-Only:

Nota

Queste modifiche non si applicano ai clienti EDU, GCC o DoD.

Creazione di report

Gli account OneDrive senza licenza non sono associati a una sottoscrizione di Microsoft 365 o Office 365 nell'organizzazione. Un account di OneDrive può diventare senza licenza quando la licenza non è attivata o è scaduta.

È anche possibile riscontrare account OneDrive senza licenza quando vengono creati gli account, ma non viene assegnata una licenza. Il monitoraggio degli account senza licenza può essere utile per determinare il rischio di questi account e pianificare la migrazione o l'eliminazione degli account utente.

Ottenere un report degli utenti di OneDrive senza licenza

È possibile identificare gli account OneDrive senza licenza usando l'interfaccia di amministrazione di SharePoint. La procedura seguente illustra come usare l'interfaccia di amministrazione di SharePoint per generare un report di account OneDrive senza licenza:

  1. Accedere all'interfaccia di amministrazione di SharePoint con l'account aziendale o dell'istituto di istruzione.

  2. Passare a Report e selezionare Report utente.

  3. In Utilizzo di OneDrive selezionare Utenti senza licenza.

  4. È possibile scaricare il report come file CSV.

  5. A partire da gennaio 2025 è disponibile un'interfaccia utente interattiva. È possibile selezionare un nome utente per visualizzare i dettagli.

    Il report mostra il nome utente, l'indirizzo di posta elettronica, il tipo di account e la data dell'ultima attività di ogni account OneDrive senza licenza.

    La tabella seguente fornisce altre informazioni sui dati visualizzati nel report sugli account OneDrive senza licenza:

    Colonna Descrizione
    Account senza licenza Numero totale di account OneDrive non concessi in licenza a partire dalla data di generazione del report.
    Spazio di archiviazione usato Spazio di archiviazione totale utilizzato da questi account OneDrive senza licenza a partire dalla data del report.
    Periodo di conservazione Account senza licenza con un periodo di conservazione impostato durante il processo di rimozione della licenza o di eliminazione dell'account utente. Il periodo di conservazione viene rispettato e il contenuto rimane in uno stato archiviato fino alla scadenza del periodo.
    Criterio di conservazione Account senza licenza soggetti a criteri di conservazione configurati in Microsoft Purview. I criteri di conservazione vengono rispettati e il contenuto rimane in uno stato archiviato fino alla scadenza dei criteri.
    Utente attivo senza licenza Account in cui la licenza dell'utente è stata rimossa, ma l'account non è stato eliminato come parte del processo di eliminazione dell'utente. A partire da gennaio 2025, gli utenti a cui non è stata assegnata una licenza, ma sono ancora considerati attivi nel sistema, vengono archiviati il 93° giorno senza licenza. Se la fatturazione senza licenza è abilitata, questi account archiviati rimangono nello stato Archivio a tempo indeterminato, altrimenti vengono eliminati.
    Account duplicato Account senza licenza creati quando un dipendente si trasferisce in un paese o in una società diversa all'interno dell'organizzazione. Se questi account duplicati non sono necessari, è consigliabile usare il file CSV scaricabile dall'interfaccia di amministrazione di SharePoint per identificarli ed eliminarli. Se non viene eseguita alcuna azione, gli account vengono archiviati automaticamente a partire da gennaio 2025 e comportano addebiti per l'archivio.
    Motivo senza licenza "Nessun proprietario": non è assegnato alcun proprietario all'account OneDrive, il che significa che non è possibile associare alcuna licenza a questo account.
    'Proprietario eliminato dall'ID entra': il proprietario assegnato è stato eliminato, quindi non è presente alcuna licenza associata a questo account.
    'Licenza rimossa dall'amministratore': il proprietario è presente nell'ID Entra, ma la licenza del proprietario è stata rimossa dall'account.
    "Account duplicato": il proprietario ha più account OneDrive associati alla propria identità. L'account duplicato non è l'account di OneDrive primario associato all'identità del proprietario. Tutti gli account non personali associati al proprietario sono considerati senza licenza.
    Eliminazione bloccata da "Periodo di conservazione": l'account OneDrive è stato un mercato per l'eliminazione, ma rientra nel periodo di conservazione dell'account OneDrive globale, come definito dall'impostazione del periodo di conservazione di OneDrive. La riduzione del periodo di conservazione consente di ridurre la conservazione degli account OneDrive senza licenza per questo motivo.
    "Criterio di conservazione": un criterio di conservazione, un blocco legale o un blocco di conformità definito in Purview impedisce l'eliminazione del contenuto dell'account. I criteri di conservazione possono essere applicati solo a un subset del contenuto dell'account, impedendo l'eliminazione dell'intero account OneDrive. Modificare i requisiti di conservazione o blocco di Purview per ridurre gli account OneDrive mantenuti per questo motivo.
    "Proprietario attivo in ENTRA ID": il proprietario dell'account OneDrive è ancora attivo in Entra ID, causando l'eliminazione dell'account. Quando inizia l'imposizione dell'account OneDrive senza licenza, questi account verranno eliminati dopo il 93° giorno senza licenza e seguiranno il normale flusso di deprovisioning, incluso il rispetto del periodo di conservazione e dei requisiti di conservazione o blocco di Purview.
    'Sito ripristinato': questo account è stato ripristinato dal Cestino del sito da un amministratore IT. Poiché l'account è stato ripristinato intenzionalmente, non verrà più eliminato automaticamente.

Visualizzare altri dettagli sugli account OneDrive senza licenza

È possibile visualizzare i dettagli su tutti gli account OneDrive senza licenza, anche quelli che non hanno ancora superato il 93° giorno senza licenza, nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint.

  1. Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint selezionare Report.

  2. Selezionare Account di OneDrive e quindi Selezionare Visualizza altri dettagli.

    GIF che mostra come accedere alla sezione visualizza altri dettagli per gli account OneDrive senza licenza nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint.

    Da questa pagina è possibile eseguire le azioni seguenti:

    • Enumerare singoli account senza licenza
    • Vedere i dettagli dell'account, ad esempio URL, titolo, archiviazione usata, data senza licenza, motivo senza licenza e stato Archivio
    • Eliminare gli account (esistono alcune avvertenze, ad esempio eliminazione non riuscita perché l'account è in attesa)
    • Riattivare gli account

Nota

Gli amministratori possono riattivare gli account dal report dettagliato. Gli account selezionati nel report dettagliato visualizzeranno un pulsante "Riattiva" se l'account è archiviato e la fatturazione per gli account OneDrive senza licenza è stata abilitata.

Addebiti da account archiviati

Dopo aver abilitato la fatturazione per gli account OneDrive senza licenza, gli account OneDrive senza licenza archiviati che non vengono eliminati inizieranno a incorrere in addebiti sia per l'archiviazione mensile che per la riattivazione dell'account ad hoc.

Nota

L'abilitazione della fatturazione si riferisce all'attivazione dell'interruttore di fatturazione Account OneDrive senza licenza, che può essere abilitato solo dopo aver configurato un metodo di fatturazione con pagamento in base al consumo generale. La fatturazione viene avviata quando viene attivata l'abilitazione della fatturazione per gli account OneDrive senza licenza, non quando viene riattivato un account. La riattivazione richiede l'abilitazione della fatturazione e, dopo l'attivazione, iniziano gli addebiti per l'archiviazione.

screenshot dell'abilitazione della fatturazione per gli account senza licenza.

Se la fatturazione viene eseguita per riattivare un determinato account senza licenza, la tariffa di riattivazione viene applicata per $ 0,60/GB per tale account e da quel mese in poi, la tariffa di archiviazione di $ 0,05/GB/mese è applicabile per tutti gli account senza licenza all'interno dell'organizzazione per più di 93 giorni.

Ad esempio, se un'organizzazione ha 100 account OneDrive senza licenza, ognuno dei quali consuma 1 TB per un totale di 100 TB e l'imposizione avviene tra gennaio e marzo 2025, i 100 account senza licenza vengono archiviati automaticamente. Se l'organizzazione deve riattivare un account specifico nell'ottobre 2025 e configurare la fatturazione, devono sostenere i costi seguenti:

  • Una tariffa di riattivazione una tantum di $0,60/GB per 1 TB, per un totale di $614,40.
  • Una tariffa di archiviazione mensile di $ 0,05/GB per 100 TB, pari a $ 5.120 al mese a partire da ottobre 2025.

Nota

Gli account OneDrive senza licenza non possono usare la quota di archiviazione di SharePoint inutilizzata, anche se microsoft 365 Archivio è configurato all'interno del tenant. Gli account di OneDrive senza licenza archiviati vengono fatturati per l'intera quantità di spazio di archiviazione utilizzato.

Usare Microsoft Purview nello stato archiviato

Gli account di OneDrive archiviati rispettano completamente i criteri di conservazione, le impostazioni e il blocco per controversia legale e il blocco di eDiscovery. Ad esempio, se l'azienda ha un criterio di conservazione di cinque anni, rimane invariato se l'account OneDrive è attivo o archiviato. L'archiviazione non reimposta la sequenza temporale dei criteri o dei blocchi di conservazione.

Microsoft Purview eDiscovery e Ricerca contenuto sono ancora individuabili nel contenuto archiviato. L'esportazione del contenuto che supporta i risultati della ricerca non richiede la riattivazione manuale dell'account archiviato e il completamento richiede fino a 24 ore.

Le modifiche apportate ai criteri di conservazione si applicano agli account archiviati. Ad esempio, se la società riduce i criteri di conservazione da cinque anni a tre anni, questo aggiornamento viene sincronizzato con tutti gli account archiviati, per tutti gli account che soddisfano il periodo di conservazione aggiornato, tali account vengono spostati nel Cestino e inizia il processo del Cestino.

Account OneDrive senza licenza e tenant dell'istruzione

Un tenant per l'istruzione è qualsiasi tenant con più del 50% di licenze per l'istruzione. Qualsiasi tenant con meno del 50% di licenze per l'istruzione è considerato commerciale. Tuttavia, per qualsiasi tenant dell'istruzione, gli account OneDrive senza licenza usano l'archiviazione in pool e possono comportare rischi per la sicurezza e la conformità. Gli amministratori IT possono visualizzare gli account senza licenza nella pagina Account di OneDrive per identificare gli account senza licenza e intervenire.

Domande frequenti

1. Che cos'è un account OneDrive senza licenza?

Risposta: Quando un dipendente lascia un'organizzazione o viene rimossa una licenza, l'account di OneDrive non viene concesso in licenza dopo che l'amministratore ha eseguito uno dei due passaggi seguenti:

Rimozione della licenza:

  • Passare all'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.
  • Espandere Fatturazione e selezionare Prodotti.
  • Selezionare la sottoscrizione e selezionare Rimuovi licenze.

Eliminazione utente:

  • Nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 espandere Utenti e selezionare Utenti attivi.
  • Eliminare l'utente.

Per altre informazioni sull'eliminazione di utenti, vedere Eliminare un utente dall'organizzazione.

2. Il database ODB senza licenza può sfruttare la quota di archiviazione SPO inutilizzata?

Risposta: No. Sono indipendenti. Gli account OneDrive senza licenza non possono usare la quota di archiviazione di SharePoint inutilizzata, anche se nel tenant di SharePoint è configurato Microsoft 365 Archivio.

3. Qual è il risultato se un account OneDrive senza licenza viene ripristinato dal Cestino, 90 giorni dopo la rimozione della licenza? L'account viene archiviato automaticamente?

Risposta: Sì. Se sono trascorsi 93 giorni dalla rimozione della licenza, il ripristino di un account OneDrive senza licenza dal Cestino può portare all'archiviazione automatica.

4. Quando verrà archiviato un account senza licenza?

Risposta: Per gli account OneDrive appena senza licenza, sarà dopo 93 giorni dalla rimozione della licenza o dall'eliminazione dell'utente. Ad esempio, un account OneDrive non concesso in licenza il 1° agosto 2025 non sarà accessibile agli utenti a partire dal 2 novembre 2025. Per gli account OneDrive senza licenza con rimozione della licenza prima del 26 ottobre 2024, gli account verranno archiviati tra la fine di gennaio 2025 e la fine di marzo 2025.

5. In che modo influisce su eDiscovery in Microsoft Purview?

Risposta: Microsoft Purview eDiscovery e Ricerca contenuto sono ancora individuabili nel contenuto archiviato. L'esportazione del contenuto che supporta i risultati della ricerca non richiede la riattivazione manuale dell'account archiviato e il completamento richiede fino a 24 ore.

6. In che modo influisce sui criteri di conservazione, sull'impostazione di conservazione o sul blocco per controversia legale?

Risposta: Gli account di OneDrive archiviati rispettano completamente i criteri di conservazione, le impostazioni e i blocchi per controversia legale. Ad esempio, se l'azienda ha un criterio di conservazione di cinque anni, rimane invariato se l'account OneDrive è attivo o archiviato. L'archiviazione non reimposta la sequenza temporale dei criteri o dei blocchi di conservazione.

Nota

Se un account di OneDrive viene conservato a causa di criteri di conservazione, impostazione di conservazione o blocco per controversia legale ed è stato archiviato a causa della mancata licenza per 93 giorni o più, si pagheranno comunque i costi di archiviazione degli archivi mensili quando la fatturazione è abilitata.

7. È possibile eliminare un account senza licenza senza Archivio riattivazione?

Risposta: Sì. Un account senza licenza archiviato può essere eliminato dallo stato di archiviazione. Tuttavia, se l'account è in criteri di conservazione, l'account senza licenza non può essere eliminato e l'amministratore riceve un messaggio di errore.

8. Quando mi verranno addebitati i costi?

Risposta: Dopo aver fornito un metodo di pagamento, la fatturazione segue il ciclo di routine per il contenuto archiviato. Se non sono presenti criteri di conservazione e la fatturazione viene interrotta, il contenuto viene eliminato entro un periodo di 93 giorni. Se un criterio di conservazione è ancora attivo, il criterio viene rispettato indipendentemente dallo stato di fatturazione. Se l'account non dispone di conservazione e fatturazione, inizia il ciclo di vita dell'eliminazione del contenuto di 93 giorni.

Ad esempio, se la fatturazione viene eseguita per riattivare un determinato account senza licenza, la tariffa di riattivazione viene applicata per $ 0,60/GB per tale account e, da quel mese in poi, la commissione di archiviazione di $ 0,05/GB/Mese viene applicata per tutti gli account senza licenza all'interno dell'organizzazione più lunghi di 90 giorni.

9. Quali sono le indicazioni sugli "account duplicati"?

Risposta: Un account duplicato viene creato quando un dipendente passa a un paese/area geografica diverso o a una società diversa all'interno dell'organizzazione. Se gli account duplicati non sono desiderati, è consigliabile usare il file CSV scaricabile in SharePoint Amministrazione Center per identificare gli account ed eliminarli. Per gli account OneDrive senza licenza già archiviati, può essere eliminato dallo stato archiviato senza la necessità di riattivazione.

10. Dopo aver avviato la riattivazione di un account da Microsoft 365 Archivio, per quanto tempo è necessario attendere la disponibilità dei dati?

Risposta: L'accesso all'account richiede fino a 24 ore. Una volta riattivato, l'account rimane attivo per un totale di 30 giorni prima che venga archiviato di nuovo automaticamente.

11. È previsto un addebito per l'uso della funzionalità di blocco di eDiscovery?Risposta: Rispettiamo il blocco e l'addebito di eDiscovery di conseguenza. Il blocco di eDiscovery funziona allo stesso modo dei criteri di conservazione e del blocco legale.

12. Qual è il processo di relicense di un account una volta archiviato?

Risposta: Se all'account archiviato è associato un utente, l'amministratore IT può concedere all'utente una licenza valida e l'account viene riattivato automaticamente entro 24 ore. Se l'account archiviato non ha un utente associato (ad esempio, se l'identità è stata eliminata), è consigliabile che gli amministratori spostino qualsiasi contenuto attivamente necessario in un sito di SharePoint o in un account OneDrive attivo e concesso in licenza.

13. Se viene apportata una modifica ai criteri di conservazione, la sincronizzazione verrà modificata fino ai siti archiviati?

Risposta: Sì. Ad esempio, se i criteri di conservazione aziendale vengono abbreviati da cinque anni a tre anni, questa modifica viene sincronizzata con tutti gli account archiviati e il processo del Cestino inizia per gli account che hanno completato i criteri di conservazione.

14. Perché sono presenti due pagine di report diverse con numeri diversi sugli account senza licenza?

Risposta: La pagina del report di primo livello mostra le informazioni dettagliate e consente di scaricare l'elenco di account senza licenza di almeno 93 giorni. Questa pagina indica direttamente la quantità di archiviazione che verrà fatturata se è stata abilitata la fatturazione. La pagina dettagliata del report è collegata dalla pagina del report di primo livello e indica tutti gli account attualmente senza licenza, anche se sono stati senza licenza per meno di 93 giorni.

15. Perché la colonna "eliminazione pianificata in" è vuota nell'esportazione CSV di account senza licenza?

Risposta: "Eliminazione pianificata in" indica quando il sistema tenterà di eliminare l'account successivo.  Tiene conto del periodo di conservazione dell'account OneDrive senza licenza. Questa proprietà può essere vuota se all'account è applicato un criterio di conservazione o di blocco.  Inoltre, la colonna sarà vuota per gli utenti che sono ancora attivi in Entra ID fino al completamento della parte "eliminazione" dell'implementazione dell'imposizione.  Se si elimina l'utente attivo dall'ID Entra e non sono stati applicati criteri di conservazione o blocco, la colonna "Eliminazione pianificata in" verrà popolata entro 7 giorni.