Gestire i siti inattivi usando la gestione del ciclo di vita del sito
La funzionalità di gestione del ciclo di vita del sito in Microsoft SharePoint Premium - Gestione avanzata di SharePoint consente di gestire i siti inattivi nel tenant dall'interfaccia di amministrazione di SharePoint.
Tipi di criteri del sito inattivi
È possibile configurare un criterio del sito inattivo per rilevare automaticamente i siti inattivi e informare i proprietari del sito tramite posta elettronica. I proprietari possono quindi verificare se il sito è ancora attivo. Quando si configura un criterio del ciclo di vita del sito, è possibile scegliere tra un criterio di simulazione e un criterio attivo. I criteri di simulazione vengono eseguiti una sola volta e generano un report in base ai parametri impostati. Se ha esito negativo, è necessario eliminarlo e crearne uno nuovo. È anche possibile convertire un criterio di simulazione in un criterio attivo.
I criteri attivi vengono eseguiti mensilmente, generando report e inviando notifiche ai proprietari del sito per confermare lo stato del sito. Se ha esito negativo durante un determinato mese, verrà eseguito di nuovo nella pianificazione successiva. Il criterio attivo applica le azioni sui siti inattivi che rimangono non certificati dal proprietario o dall'amministratore del sito, a condizione che sia stato configurato per eseguire azioni di imposizione.
Requisiti
La gestione del ciclo di vita del sito richiede una sottoscrizione di Gestione avanzata di Microsoft SharePoint Premium - SharePoint.
Creare criteri del sito inattivi
Per creare un criterio del sito inattivo, espandere Criteri e selezionare Gestione del ciclo di vita del sitonell'interfaccia di amministrazione di SharePoint:
Selezionare + Crea criterio e quindi avanti.
Immettere i parametri dell'ambito dei criteri e selezionare Avanti.
Aggiornamento dell'ambito dei criteri di novembre 2024
- Durante il passaggio "Imposta ambito criteri", è ora possibile selezionare Includi siti con criteri di conservazione e blocchi di conservazione.
- Prima di questo aggiornamento, i siti inattivi in stato di sola lettura o stati bloccati venivano esclusi dall'ambito dei criteri. Ora, tutti i siti di sola lettura e i siti bloccati vengono inclusi automaticamente nell'ambito dei criteri.
- Prima di questo aggiornamento, i siti inattivi senza proprietario venivano esclusi dall'ambito dei criteri. A partire da novembre 2024, tutti i siti senza proprietario inattivi vengono inclusi automaticamente nell'ambito dei criteri.
Assegnare un nome al criterio, aggiungere una descrizione (facoltativa) e selezionare una modalità di criteri. Seleziona Avanti.
Aggiornamento dei parametri di novembre 2024 : durante questo passaggio è ora possibile:
- Scegliere di inviare messaggi di posta elettronica ai proprietari del sito o agli amministratori del sito.
- Scegliere azioni di imposizione se non è presente alcuna risposta da parte dei proprietari o degli amministratori del sito dopo tre notifiche:
- Contrassegnare il sito inattivo come di sola lettura.
- Contrassegnare il sito inattivo come di sola lettura per una durata configurabile (3, 6, 9 o 12 mesi) seguita dall'archiviazione con Microsoft 365 Archive. Per altre informazioni sulle soluzioni di archiviazione per il contenuto di SharePoint inattivo, vedere Panoramica dell'archivio di Microsoft 365.
Scegliere Fine. I criteri vengono ora creati e possono essere visualizzati e gestiti dal dashboard di gestione del ciclo di vita del sito.
Notifiche del sito inattive ai proprietari del sito o agli amministratori del sito
Le notifiche informano i proprietari o gli amministratori del sito di SharePoint quando un sito è inattivo per un numero specificato di mesi. Per mantenere il sito, i destinatari delle notifiche devono selezionare il pulsante Certifica sito nel messaggio di posta elettronica di notifica. Dopo la certificazione, la gestione del ciclo di vita del sito non controlla l'attività del sito per un anno.
Vedere la tabella seguente per altre informazioni sul comportamento dei criteri del sito inattivi in base all'azione di imposizione selezionata:
| Azione di imposizione | Comportamento dei criteri |
|---|---|
| Non eseguire alcuna operazione | I proprietari del sito o gli amministratori del sito ricevono notifiche mensili per tre mesi. Dopo questo periodo, non vengono inviate notifiche per i prossimi tre mesi. Se il sito rimane inattivo dopo sei mesi, riprenderanno le notifiche mensili. Il report sull'esecuzione dei criteri elenca i siti inattivi come non attivati dal proprietario del sito. È possibile scaricare questo report e filtrare i siti contrassegnati come non attivi. |
| Accesso di sola lettura | I proprietari del sito o gli amministratori del sito ricevono notifiche mensili per tre mesi. Se i destinatari delle notifiche non contrassegnano il sito come certificato durante questo periodo, il sito passa alla modalità di sola lettura. |
| Archiviare i siti dopo il periodo obbligatorio di sola lettura | I proprietari del sito o gli amministratori del sito ricevono notifiche mensili per tre mesi. Se i destinatari della notifica non contrassegnano il sito come certificato durante questo periodo, il sito passa a una modalità di sola lettura per il numero di mesi configurato. Dopo il numero di mesi configurato, il sito viene archiviato tramite Microsoft 365 Archive. L'archiviazione è soggetta all'abilitazione da parte del tenant di Microsoft 365 Archive nel centro Amministrazione Microsoft. |
Consiglio
Prima di creare un criterio del sito inattivo, verificare la presenza di eventuali criteri di restrizione dell'accesso al sito che potrebbero compromettere l'attestazione del sito da parte del rispettivo proprietario del sito.
Modalità di sola lettura
Un criterio del sito inattivo configurato con l'azione di imposizione di sola lettura invia notifiche aggiuntive per informare i proprietari del sito o gli amministratori del sito quando non c'è alcuna risposta.
Viene inviata una notifica quando il sito passa alla modalità di sola lettura.
Una volta che il sito è in modalità di sola lettura, al sito viene aggiunto il banner seguente:
Rimuovere il sito dalla modalità di sola lettura
Per rimuovere un sito dalla modalità di sola lettura nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint, passare alla pagina Siti attivi , selezionare il sito e quindi selezionare Sblocca nel pannello della pagina del sito.
I proprietari del sito non possono rimuovere un sito dalla modalità di sola lettura e devono contattare l'amministratore del tenant per rimuovere la modalità di sola lettura.
Annullare l'archiviazione di un sito
Per annullare l'archiviazione di un sito nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint, espandere Siti e selezionare Siti archiviati. Selezionare il sito di cui si vuole annullare l'archiviazione e selezionare Riattiva.
Nota
Solo gli amministratori tenant possono riattivare un sito archiviato.
Siti gestiti da più criteri del sito inattivi
Se un sito rientra in più criteri del sito inattivo, i messaggi di posta elettronica di notifica non vengono ripetuti. Se una notifica è stata inviata negli ultimi 30 giorni da qualsiasi criterio del sito inattivo, il sito rimane inattivo e non vengono inviate altre notifiche. Il report sull'esecuzione dei criteri mostra lo stato del sito come "Notificato da un altro criterio".
Ambito dei criteri del sito inattivi
È possibile configurare parametri per un criterio del sito inattivo, ad esempio periodo di tempo inattivo, tipo di modello, origine di creazione del sito, etichette di riservatezza ed esclusione di un massimo di 100 siti.
Attività del sito nell'ambito
I criteri del sito inattivi analizzano l'attività in SharePoint e piattaforme connesse come Teams, Viva Engage (in precedenza Yammer) ed Exchange per rilevare l'ultima attività di un sito.
| Tipo di piattaforma | Attività |
|---|---|
| SharePoint | File visualizzati, file modificati, file condivisi internamente ed esternamente, file sincronizzati, pagine visualizzate, pagine visitate |
| Viva Engage (in precedenza Yammer) | Messaggi pubblicati, conversazioni di lettura, messaggi mi piace |
| Teams | Messaggi di canale pubblicati in un team su tutti i canali, messaggi pubblicati in Teams e tutti i canali, risposta ai messaggi, menzionati nei messaggi, reazione ai messaggi, invio di messaggi urgenti, riunioni condotte (ricorrenti, ad hoc, una tantum) |
| Exchange | Messaggi di posta elettronica ricevuti nella cassetta postale di Exchange |
Modelli di sito nell'ambito
La gestione del ciclo di vita del sito esamina l'attività dei siti di comunicazione, dei siti classici, dei siti connessi a Teams e dei siti connessi al gruppo con i tipi di modello di sito seguenti:
| Tipo di sito | Tipo di modello |
|---|---|
| Sito di comunicazione | SitePagePublishing#0 |
| Siti classici | STS#0, STS#1, STS#2, WIKI#0, BLOG#0, SGS#0, SPS#0, SPSNEWS#0, ENTERWIKI#0, COMMUNITY#0, DEV#0, EXPRESS#0, EHS#1, EHS#2 |
| Sito connesso a Teams | STS#3 o Group#0 |
| Sito connesso al gruppo | STS#3 o Group#0 |
Siti fuori ambito
I siti seguenti sono considerati fuori ambito ed esclusi dal rilevamento delle attività del sito:
- Siti di OneDrive
- Siti creati dagli utenti di sistema
- Siti del catalogo app
- Siti radice
- Siti Home
- Siti di amministrazione tenant
Creazione di report
I siti con inattività per sei mesi sono elencati nel report sull'esecuzione dei criteri. Il report è disponibile per il download come file .csv e consente di filtrare i siti considerati non attivi dai proprietari del sito.
Nella tabella seguente vengono descritte le informazioni incluse nel report di esecuzione dei criteri:
| Colonna | Definizione |
|---|---|
| Nome del sito | Nome del sito inattivo |
| URL | URL del sito inattivo |
| Modello | Modello di sito inattivo |
| Etichetta di riservatezza | Etichetta di riservatezza del sito inattivo |
| Messaggi di posta elettronica del proprietario del sito | Email indirizzi dei proprietari del sito che ricevono notifiche di posta elettronica dell'attività del sito inattiva |
| Ultima attività del sito | Data dell'ultima attività rilevata dai criteri del sito inattivo nel sito di SharePoint e nei carichi di lavoro connessi (Exchange, Viva Engage (in precedenza Yammer) o Teams |
| Data di creazione | Data di creazione del sito inattivo |
| Spazio di archiviazione usato | Archiviazione utilizzata dal sito inattivo |
| Stato dell'azione | Stato del sito (prima/seconda/terza notifica inviata, Sito in modalità di sola lettura, Sito archiviato) |
| Criteri di conservazione applicati | Indica se un criterio di conservazione viene applicato o meno al sito |
| Numero di proprietari del sito | Numero di proprietari di siti per un sito |
| Numero di amministratori del sito | Numero di amministratori del sito per un sito |
| Conteggio totale notifiche | Numero totale di notifiche inviate ai proprietari del sito o agli amministratori del sito |
| Applicato su | Data in cui è stata eseguita l'azione di imposizione (data in cui il sito è stato archiviato o messo in modalità di sola lettura) |
| Durata in modalità di sola lettura | Numero di mesi in cui il sito si trova nello stato di sola lettura applicato |