Microsoft 365 Copilot con SharePoint

Copilot e SharePoint

L'organizzazione si sta preparando a abilitare Microsoft 365 Copilot, uno strumento di produttività basato sull'intelligenza artificiale che migliora la creatività, la produttività e le competenze in tempo reale. In qualità di amministratore di SharePoint, è fondamentale gestire correttamente i dati di SharePoint dell'organizzazione per garantire che i risultati di Copilot siano appropriati, accurati e conformi. Comprendere il significato della governance del contenuto in SharePoint per Copilot inizia con la conoscenza del funzionamento di Copilot tramite tre componenti:

• Modelli linguistici di grandi dimensioni (Large Language Model, LLM)
• Le app per la produttività di Microsoft 365 usate ogni giorno, ad esempio Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams e altre.
• Contenuto in Microsoft Graphs

Il contenuto in Microsoft Graph include messaggi di posta elettronica, file, riunioni, chat, calendari e contatti. Una parte significativa di essi viene archiviata come file di SharePoint. Quando si condividono documenti con altri utenti, questi documenti diventano dati archiviati in siti di SharePoint, raccolte documenti e OneDrive. Questi documenti possono essere: Word documento condiviso dai colleghi, una presentazione che si sta lavorando con il team, le registrazioni delle riunioni, le note di progetto create in Loop e OneNote e altro ancora. Quando un utente effettua una richiesta a Copilot, elabora la richiesta usando modelli di linguaggio di grandi dimensioni.When a request to Copilot, it processes the request using large language models (LLMs). Genera quindi una risposta con le VM sfruttando il contenuto di Microsoft Graph e del contenuto Web (facoltativo).

Microsoft 365 Copilot vengono visualizzati solo i dati dell'organizzazione a cui i singoli utenti dispongono almeno delle autorizzazioni di visualizzazione. È importante usare i modelli di autorizzazione in SharePoint per assicurarsi che gli utenti o i gruppi giusti abbiano l'accesso corretto al contenuto corretto all'interno dell'organizzazione. Per prepararsi all'adozione Microsoft 365 Copilot dell'organizzazione, è possibile eseguire alcuni passaggi consigliati con SharePoint e OneDrive usando la gestione avanzata di SharePoint. Inoltre, come amministratore di SharePoint, ecco alcuni passaggi che è possibile eseguire usando le normali impostazioni di SharePoint per preparare l'organizzazione per Microsoft 365 Copilot:

Passaggio 1 - Ottimizzare la ricerca in SharePoint

✅ Ottimizzare il contenuto di SharePoint per la ricerca

Come accennato in precedenza, quando un utente effettua una richiesta a Copilot, elabora la richiesta e quindi genera una risposta con IMM. Copilot sfrutta il contenuto di Microsoft Graph e del contenuto Web (facoltativo). In che modo Copilot ottiene il contenuto da SharePoint? È lo stesso quando un utente cerca contenuto tramite Ricerca sharePoint.

Per ottenere il massimo da Copilot e ottenere i risultati migliori, ottimizzare il contenuto di SharePoint per la ricerca:

• Assicurarsi che il contenuto sia disponibile
• Assicurarsi che i risultati della ricerca siano ottimali
• Pianificare i contenuti

Passaggio 2- Impedire la sovrascitazione e controllare l'accesso con SharePoint e OneDrive

Per evitare l'oversharing e controllare l'accesso con SharePoint e OneDrive, è possibile eseguire alcuni passaggi consigliati con SharePoint e OneDrive. È inoltre possibile usare alcune funzionalità predefinite di SharePoint per ridurre l'oversharing e controllare le autorizzazioni e l'accesso al sito nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint.

Per iniziare, è possibile:

✅ Ridurre l'oversharing accidentale con le impostazioni di condivisione di SharePoint

Per ridurre al minimo l'oversharing accidentale del contenuto con i risultati di Copilot, implementare le impostazioni di condivisione a livello di organizzazione e sito:

1. A livello di organizzazione:

   • Aggiornare le impostazioni di condivisione per SharePoint e OneDrive per il tenant dalla condivisione a livello di organizzazione ai collegamenti di utenti specifici.

   • È consigliabile nascondere le autorizzazioni di ambito generale agli utenti finali. Ad esempio, usare il cmdlet di PowerShell di SharePoint Set-SPOTenant per nascondere "Tutti tranne gli utenti esterni" nel controllo Selezione Persone in modo che gli utenti finali non possano usarlo.

   • Usare Ricerca di SharePoint con restrizioni (RSS) per limitare temporaneamente i risultati di Copilot fino a 100 siti di SharePoint selezionati. I siti figlio dei siti hub non vengono conteggiati per il limite di 100.

     RSS consente di esaminare & le autorizzazioni del sito di controllo. Deve essere usato solo come soluzione temporanea per dare all'organizzazione il tempo di adottare Copilot.

2. A livello di sito:

   • Informare gli amministratori del sito sui controlli a livello di sito che possono usare per limitare la condivisione dei membri.
   • Assicurarsi che i proprietari del sito ricevano una richiesta di accesso al sito.
   • Modificare l'impostazione di condivisione esterna per OneDrive di un utente. Quando un utente salva un file in OneDrive, si tratta dell'archiviazione personale dell'utente finale. L'utente ha il controllo completo sul file e può condividerlo con altri utenti. Per garantire la sicurezza dei dati, esaminare le funzionalità di condivisione di OneDrive.

✅ Controllare le autorizzazioni e l'accesso al sito nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint

Per assicurarsi che i dati siano sicuri, esaminare l'accesso al sito di SharePoint e le autorizzazioni. Assegnare priorità ai siti che contengono informazioni riservate.

1. Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint vedere Siti> attivi selezionare un sito >Modifica>impostazioni.

   Privato significa che solo gli utenti dell'organizzazione con accesso al sito possono trovarlo. Pubblico (impostazione predefinita) indica che chiunque nell'organizzazione può trovare il sito e accedervi.

   

2. Nella scheda Appartenenza esaminare l'accesso a proprietari, membri e visitatori del sito. Assicurarsi che solo gli utenti necessari abbiano accesso al sito.

Importante

Questo articolo presenta principalmente l'uso delle impostazioni predefinite di SharePoint per ridurre l'oversharing e controllare le autorizzazioni e l'accesso al sito. Per migliorare ulteriormente la governance dei dati dell'organizzazione con efficienza e su larga scala, è consigliabile usare la gestione avanzata di SharePoint per monitorare e gestire i dati di SharePoint dell'organizzazione.