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Iniziare a pianificare e implementare il modello di spostamento di SharePoint

  • Articolo

Per iniziare, è bene sapere che due organizzazioni non creeranno strutture di architettura identiche in SharePoint. Il motivo è che il modello dell'architettura nasce dalle specifiche esigenze dell'organizzazione e dell'utente. È inoltre importante tenere presente che la struttura architettonica cambierà nel tempo man mano che si apprende di più sulle esigenze degli utenti e man mano che l'azienda si ridimensiona e cresce.

Simile al contenuto Intranet di SharePoint, l'architettura di SharePoint dovrebbe essere riesaminata e rivista tutte le volte che è necessario, al fine di garantire agli utenti un facile accesso a contenuti e risorse che siano pertinenti.

Contenuto dell'articolo:

Prima di tutto: comprendere gli utenti

Il passaggio più importante per la pianificazione di un’architettura delle informazioni efficace, consiste nel comprendere gli utenti:

  • Chi sono gli utenti? Quali sono i loro ruoli principali?
  • Come si esprimono? Che termini usano per cercare i contenuti?
  • Cosa vogliono sapere?
  • Cosa vogliono fare? Quali sono le loro attività principali?

In secondo luogo: comprendere i contenuti

Oltre a comprendere gli utenti e le relative esperienze, occorre anche comprendere i contenuti. Riflettere su come sono distribuiti i contenuti tra i siti, le raccolte e le cartelle della Intranet correnti. Esaminare i dati di utilizzo per capire quali sono i contenuti a cui si accede più e meno frequentemente.

Considerare le categorie di informazioni dell'organizzazione, ad esempio servizi, prodotti, aree di competenza e funzioni. È importante non considerare solo l'organigramma. Riflettere sulle informazioni di cui hanno bisogno gli utenti per svolgere il lavoro quotidiano e sui risultati aziendali principali che si vogliono ottenere. Usare queste informazioni e la conoscenza degli utenti per organizzare gruppi di informazioni correlate, ad esempio i principali processi aziendali, i progetti o le iniziative fondamentali, i ruoli più rilevanti, le attività frequenti, i servizi più importanti, oltre alle unità organizzative.

Successivamente: informazioni sull’ambito di ricerca

L'architettura delle informazioni include cinque elementi essenziali:

  • Struttura di spostamento del portale: come strutturare i siti in modo che gli utenti possano trovare il contenuto, incluso il sito principale della rete intranet.
  • Struttura e organizzazione dell'hub– Come raggruppare argomenti, attività e contenuti simili.
  • Struttura di pagine e siti: modalità di organizzazione dei contenuti su ogni sito e pagina in modo che gli utenti possano continuare a spostarsi o utilizzare i contenuti in modo efficace.
  • Architettura dei metadati: come strutturare e etichettare i singoli elementi di contenuto per l’esplorazione e la ricerca, oltre alla conformità e alla conservazione.
  • Esperienze di ricerca: il modo in cui gli utenti possono utilizzare l'architettura delle informazioni, oltre a sfogliarla.

In ultimo: decidere quale modello di spostamento funziona e iniziare a pianificare e implementare

Nuovo modello di spostamento per un sito:

Nota

Per modificare lo spostamento di un sito, è necessario essere proprietario del sito.

Pianificare Costruire Gestire
1. Assicurarsi di comprendere le esigenze degli utenti e gli obiettivi del sito.
2. Informazioni sulla progettazione per lo spostamento locale.		 1. Personalizzare lo spostamento del sito Web.
2. Considerare l'idea di unirsi a un sito hub per aumentare le visualizzazioni.
3. Indirizzare i collegamenti di spostamento a gruppi di destinatari specifici.		 1. Usare l'analisi del sito per capire come gli utenti interagiscono con il sito.
2. Esaminare la struttura di spostamento del sito in base alle esigenze per garantire che tutti i collegamenti siano attivi, rilevanti e aggiornati.

Nuovo modello di spostamento per un hub:

Nota

Per modificare la struttura di spostamento dell’hub, è necessario essere il proprietario dell’hub o l'amministratore del tenant. Lo stile predefinito del menu di spostamento per la navigazione nell'hub dei siti del team sarà a catena.

Pianificare Costruire Gestire
1. Assicurarsi di comprendere le esigenze degli utenti e gli obiettivi del sito.
2. Informazioni sulla progettazione per lo spostamento globale.
3. Prendere in considerazione l'uso di un sito hub per raggruppare siti simili.
4. informazioni sulle considerazioni multilingue.		 1. Scegliere uno stile di menu.
2. Personalizzare lo spostamento per singoli siti.
3. Configurare le associazioni e le autorizzazioni per i siti hub.		 1. Usare l'analisi dell’hub per capire come gli utenti interagiscono con il sito.
2. Esaminare la struttura di spostamento del sito in base alle esigenze per garantire che tutti i collegamenti siano attivi, rilevanti e aggiornati.

Nuovo modello di spostamento per un sito intranet:

Nota

Per modificare la struttura di spostamento di un sito intranet, è necessario essere il proprietario dell’hub o l'amministratore del tenant.

Pianificare Costruire Gestire
1. Definire nuovi obiettivi aziendali intranet e scegliere scenari pilota.
2. Conoscere le esigenze degli utenti e trovare metodi per testare potenziali modelli.
3. Fare un inventario dei siti e dei siti secondari correnti
4. Pianificare il sito home.		 1. Iniziare a pianificare gli hub e il sito principale raggruppando attività e contenuti ad alta priorità.
2. Configurare le associazioni e le autorizzazioni per i siti hub.
3. Rilasciare hub e siti associati in fasi.		 1. Istituire un team di revisione intranet che garantisca che la navigazione e il contenuto siano aggiornati e allineati con la propria organizzazione.
2. Rivedere regolarmente le analisi dell'hub e del sito per tenere traccia del traffico della pagina e i contenuti popolari.
3. Apportare modifiche allo spostamento in base a ciò che si è appreso dai test e dalle analisi degli utenti.

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