Pianificare i criteri di gestione delle informazioni in SharePoint Server 2013

SI APPLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

Per criterio di gestione delle informazioni si intende un set di regole per un tipo di contenuto. Ogni regola dei criteri è una caratteristica dei criteri. Una caratteristica dei criteri di gestione delle informazioni, ad esempio, può specificare per quanto tempo è necessario conservare un tipo di contenuto oppure garantire il controllo dei documenti. I criteri di gestione delle informazioni consentono di controllare chi può accedere alle informazioni aziendali, cosa può fare e per quanto tempo le informazioni devono essere conservate.

Criteri e funzionalità dei criteri di gestione delle informazioni

Nota

In questo articolo il termine criterio si riferisce ai criteri di gestione delle informazioni, se non diversamente specificato.

È possibile implementare criteri per agevolare il rispetto di requisiti legalmente vincolanti da parte di un'organizzazione, ad esempio relativamente alla conservazione di record. Ad esempio, un criterio risorse umane, usato in un'organizzazione per garantire che i record dei dipendenti siano gestiti in conformità con le linee guida legalmente consigliate, potrebbe includere le funzionalità dei criteri seguenti:

• Controllo, per registrare la cronologia di modifica e visualizzazione di ogni documento correlato ai dipendenti.

• Conservazione, per garantire che il contenuto in corso di lavoro non venga mantenuto per un periodo di tempo inutilmente lungo.

• Restrizioni di stampa, per garantire che i documenti sensibili correlati ai dipendenti vengano stampati solo su stampanti sicure. Si noti che si tratta di un esempio di funzionalità di criteri personalizzati che deve essere implementata usando il modello a oggetti di SharePoint Server o ottenuta da un fornitore di software di terze parti.

Le funzionalità dei criteri vengono implementate come programmi eseguiti in SharePoint Server. Possono essere abilitate e configurate da un amministratore del server e, quando sono abilitate, possono essere usate dagli amministratori del sito per definire i criteri. SharePoint Server include funzionalità dei criteri che consentono di gestire il contenuto. Usando il modello a oggetti di SharePoint Server, è possibile progettare e installare funzionalità di criteri personalizzate che soddisfano esigenze aziendali univoche.

Quando l'organizzazione usa le applicazioni client di Office insieme a SharePoint Server, i criteri vengono applicati sia nel server che nelle applicazioni client. Questa operazione viene eseguita in modo trasparente; Le funzionalità dei criteri applicabili a un documento sono descritte in un'istruzione dei criteri associata al documento e le applicazioni che riconoscono i criteri impediscono agli utenti di eseguire attività che violano i criteri del documento.

Per implementare un criterio, associarlo a tipi di contenuto, raccolte o elenchi nei siti.

È possibile associare un criterio a una raccolta, un elenco o un tipo di contenuto nei modi seguenti:

• Associare le funzionalità dei criteri a un criterio raccolta siti e quindi associarlo a un tipo di contenuto o a un elenco o a una raccolta. Il sito di primo livello di una raccolta siti include una raccolta criteri raccolta siti in cui gli amministratori del sito di primo livello possono creare nuovi criteri. Dopo aver creato un criterio di raccolta siti, è possibile esportarlo in modo che gli amministratori di altre raccolte siti possano importarlo nelle raccolte criteri raccolta siti. In questo modo è possibile standardizzare i criteri nell'intera organizzazione.

  Quando un criterio raccolta siti è associato a un tipo di contenuto e tale tipo di contenuto è associato a un elenco o a una raccolta, il proprietario dell'elenco o della raccolta non può modificare i criteri raccolta siti nell'elenco o nella raccolta. Ciò garantisce che i criteri assegnati a un tipo di contenuto vengano applicati a ogni livello della gerarchia del sito.

• Associare un set di funzionalità dei criteri direttamente a un tipo di contenuto e quindi aggiungerlo a uno o più elenchi o raccolte. Per assicurarsi che un criterio creato usando questo metodo venga usato nell'intera raccolta siti, associarlo a un tipo di contenuto nella raccolta Tipi di contenuto del sito della raccolta siti di primo livello. Quindi, ogni elemento di quel tipo di contenuto nella raccolta siti e ogni elemento di un tipo di contenuto che eredita dal tipo di contenuto originale avrà i criteri. Quando si usa questo metodo per associare un criterio a un tipo di contenuto, è più difficile riutilizzare i criteri in altre raccolte siti, perché i criteri creati usando questo metodo non possono essere esportati.

  Nota

  Per controllare in modo più rigoroso quali criteri vengono usati in una raccolta siti, gli amministratori della raccolta siti possono disabilitare la possibilità di impostare le funzionalità dei criteri direttamente in un tipo di contenuto. Quando l'impostazione delle funzionalità dei criteri in un tipo di contenuto è limitata, le finestre di progettazione dei tipi di contenuto possono associare solo i criteri della raccolta Criteri raccolta siti ai tipi di contenuto.

• Associare un set di funzionalità dei criteri direttamente a un elenco o a una raccolta. È possibile utilizzare questo metodo solo se l'elenco o la raccolta non supporta più tipi di contenuto. Questo metodo di creazione di un criterio è utile solo per un criterio definito in modo ristretto che si applica a un singolo elenco o libreria.

  Nota

  Per controllare in modo più rigoroso quali criteri vengono usati in una raccolta siti, gli amministratori della raccolta siti possono disabilitare la possibilità di impostare le funzionalità dei criteri direttamente in una raccolta. Quando l'impostazione delle funzionalità dei criteri in una raccolta è limitata, le finestre di progettazione dei tipi di contenuto possono associare solo i criteri della raccolta Criteri raccolta siti alle raccolte.

Integrazione dei criteri di gestione delle informazioni con le applicazioni di office system

I criteri di gestione delle informazioni di SharePoint Server vengono esposti nelle applicazioni client di Office. Quando si configura un criterio di gestione delle informazioni nel server, è possibile scrivere un'istruzione dei criteri che informa gli information worker sui criteri applicati ai documenti. Ad esempio, l'istruzione dei criteri potrebbe indicare che un documento verrà eliminato dopo un determinato periodo di tempo o che contiene informazioni riservate che non devono essere comunicate all'esterno dell'azienda. L'istruzione potrebbe anche fornire un nome di contatto se l'information worker necessita di altre informazioni sui criteri.

Le funzionalità dei criteri personalizzati possono essere integrate nelle applicazioni client di Office. Tuttavia, è necessario implementare comportamenti specifici dei criteri che si desidera rendere disponibili dalle applicazioni client di Office ed è necessario offrire agli utenti un modo per installare questi comportamenti nei computer client tramite meccanismi come i componenti aggiuntivi per renderli disponibili dalle applicazioni client di Office. Ad esempio, se si implementa una funzionalità di criteri personalizzata che limita le stampanti che possono essere usate per stampare un tipo di contenuto, è necessario fornire un componente aggiuntivo personalizzato per le applicazioni client di Microsoft Office per applicare la restrizione da queste applicazioni.

Funzionalità dei criteri disponibili in SharePoint Server

Questa sezione descrive le funzionalità dei criteri incluse in SharePoint Server.

• Detenzione La funzionalità Criteri di conservazione consente di definire le fasi di conservazione, con un'azione che si verifica alla fine di ogni fase. Ad esempio, è possibile definire un criterio di conservazione in due fasi per tutti i documenti di una raccolta specifica che elimina tutte le versioni precedenti del documento un anno dopo la creazione del documento e dichiara il documento come record cinque anni dopo la creazione del documento.

  Le azioni che possono verificarsi alla fine di una fase includono quanto segue:

  • Spostamento dell'elemento nel Cestino

  • Eliminazione definitiva dell'elemento

  • Trasferimento dell'elemento in un'altra posizione

  • Avviare un flusso di lavoro

  • Salto alla fase successiva

  • Dichiarazione dell'elemento come record

  • Eliminazione di tutte le bozze precedenti dell'elemento

  • Eliminazione di tutte le versioni precedenti dell'elemento

• Controllo La funzionalità Criteri di controllo registra gli eventi e le operazioni eseguite su documenti ed elementi di elenco. È possibile configurare il controllo per registrare eventi come i seguenti:

  • Modifica di un documento o un elemento

  • Visualizzazione di un documento o un elemento

  • Controllo di un documento in ingresso o in uscita

  • Modifica delle autorizzazioni per un documento o un elemento

  • Eliminazione di un documento o un elemento

• Etichettatura La funzionalità Dei criteri di etichettatura specifica un'etichetta da associare a un tipo di documento o voce di elenco. Le etichette sono aree di testo ricercabili generate da SharePoint Server in base alle proprietà e alla formattazione specificate. Ad esempio, in uno studio legale, un documento relativo a una questione legale potrebbe includere un'etichetta che contiene i nomi dei clienti, il numero del caso e l'avvocato assegnato alla questione. Le etichette sono particolarmente utili nelle versioni stampate dei documenti come modo per visualizzare le proprietà dei documenti nella copia stampata. Oltre a usare le etichette per i documenti, è possibile associare un'etichetta a una voce di elenco e includere tale etichetta nelle visualizzazioni dell'elenco.

  Nota

  La funzionalità dei criteri di etichetta è stata deprecata e non deve essere usata in SharePoint Server 2013 o SharePoint Server 2016.

• Codice a barre La funzionalità Dei criteri codice a barre consente di tenere traccia delle copie fisiche di un documento creando un valore identificatore univoco per un documento e inserendo un'immagine del codice a barre di tale valore nel documento. Per impostazione predefinita, i codici a barre sono conformi allo standard Code 39 comune (ANSI/AIM BC1-1995, Codice 39) ed è possibile collegare altri provider di codice a barre usando il modello a oggetti criteri.

Pianificare i criteri dei documenti

Quando si pianificano i criteri della soluzione, determinare innanzitutto le esigenze dei criteri a livello di organizzazione e quindi progettare i criteri di raccolta siti per soddisfare tali esigenze e distribuirli per l'inclusione nelle raccolte criteri di raccolta siti di tutte le raccolte siti pertinenti. Ciò potrebbe richiedere la pianificazione delle funzionalità dei criteri personalizzati. Si noti che, se i criteri richiedono funzionalità e risorse dei criteri personalizzati, tali funzionalità e risorse devono essere installate e abilitate in tutte le server farm in cui viene usata la soluzione.

Un esempio tipico di criteri a livello di organizzazione è quello progettato per promuovere le procedure consigliate per il controllo e la conservazione delle specifiche dei prodotti nelle divisioni di un'organizzazione. Un singolo criterio raccolta siti è progettato per essere applicato a tutte le specifiche del prodotto in modo che vengano controllati e conservati in modo coerente. Dopo aver progettato e testato i criteri di raccolta siti, questi vengono esportati e quindi importati nelle raccolte di criteri di raccolta siti di altre raccolte siti in cui vengono archiviate le specifiche del prodotto. Viene quindi associato a tutti i tipi di contenuto delle specifiche del prodotto nelle varie raccolte siti per imporre i criteri a tutte le specifiche del prodotto.

Vedere anche

Per la versione di questo articolo di SharePoint in Microsoft 365, vedere Creare e applicare criteri di gestione delle informazioni.