Panoramica dei limiti della cronologia delle versioni per le raccolte documenti e OneDrive
I limiti di cronologia delle versioni controllano la modalità di archiviazione delle versioni in una raccolta documenti di SharePoint o in un account onedrive. I limiti possono essere impostati a livello di organizzazione, sito, raccolta o account utente di OneDrive, consentendo agli amministratori e ai proprietari del sito di gestire meglio i requisiti di ripristino e controllo del contenuto. Gli amministratori globali e di SharePoint in Microsoft 365 possono impostare limiti di cronologia delle versioni a livello di organizzazione. Queste impostazioni si applicano universalmente a tutte le nuove raccolte, nei siti di SharePoint esistenti o nuovi e nelle raccolte predefinite nei nuovi siti di OneDrive. I proprietari del sito possono sovrascrivere le impostazioni della versione a livello di organizzazione configurando le impostazioni della versione per i siti di cui sono proprietari. I proprietari del sito possono sovrascrivere le impostazioni dell'organizzazione o del sito configurando le impostazioni della versione per le raccolte e gli elenchi di cui sono proprietari.
La tabella seguente riepiloga i vari modi per gestire i limiti della cronologia delle versioni nelle raccolte documenti:
| Area | Come funziona? |
|---|---|
| Impostare i limiti predefiniti della cronologia delle versioni dell'organizzazione | I limiti predefiniti per la cronologia delle versioni dell'organizzazione sono impostati in tutte le nuove raccolte documenti create in siti SPO nuovi e esistenti. |
| Impostare i limiti di cronologia delle versioni a livello di sito o di raccolta | Se necessario, gli amministratori del sito possono interrompere l'ereditarietà dai limiti dell'organizzazione predefiniti per un singolo sito o raccolta. |
| Report sull'archiviazione delle versioni in un sito | Eseguire un report per analizzare l'uso dell'archiviazione delle versioni delle versioni esistenti, comprendere il funzionamento di un limite di versione prima di configurare i limiti o analizzare l'impatto del taglio delle versioni esistenti prima di pianificare il processo di riduzione. |
| Tagliare le versioni esistenti | Gli amministratori del sito possono scegliere di tagliare le versioni esistenti accodando un processo timer per eseguire il taglio. |
Come vengono applicati i limiti della cronologia delle versioni
I limiti della cronologia delle versioni vengono applicati nei modi seguenti:
- Limiti predefiniti dell'organizzazione: Le impostazioni predefinite dell'organizzazione vengono applicate a tutte le nuove librerie create nei siti in cui non sono configurate impostazioni a livello di sito.
- Limiti del sito: È possibile interrompere l'ereditarietà per un sito configurando i limiti della cronologia delle versioni per il sito. Quando i limiti di versione sono configurati in un sito, le impostazioni vengono applicate a tutte le nuove raccolte create nel sito.
- Limiti della libreria: È possibile interrompere l'ereditarietà a livello di libreria per definire i limiti di versione per i file archiviati nella libreria.
Nell'esempio seguente, i limiti predefiniti dell'organizzazione vengono applicati alle nuove librerie create nei siti di marketing e di vendita, in quanto questi siti non hanno limiti a livello di sito applicati. Il sito legale ha i limiti a livello di sito applicati e l'ereditarietà interrotta dalle impostazioni predefinite dell'organizzazione. Le raccolte create nel sito legale seguono i limiti applicati a livello di sito legale.
La figura seguente illustra il flusso di lavoro di applicazione di un limite di versione per le nuove raccolte documenti. Quando viene creata una nuova raccolta, viene eseguito il controllo delle impostazioni a livello di sito. Se non viene definita alcuna impostazione del sito, l'impostazione predefinita dell'organizzazione viene applicata alle nuove librerie.
Tipi di limiti di versione
Gli amministratori possono usare due impostazioni della cronologia delle versioni per configurare i limiti di versione per tutte le nuove librerie create nell'organizzazione:
Impostazione automatica
L'impostazione automatica è consigliata per l'archiviazione delle versioni ottimizzata. Combina i vantaggi del ripristino dei dati offerti dalla cronologia delle versioni ottimizzando al tempo stesso l'archiviazione. Per gli amministratori, questa impostazione offre l'opzione di archiviazione più ottimale senza dover stimare il numero di versioni o i limiti di età necessari per soddisfare le esigenze diversificate degli utenti finali.
Per altre informazioni, vedere Archiviazione delle versioni con limiti automatici.
Impostazione manuale
L'impostazione manuale consente agli amministratori di impostare limiti di conteggio per il numero di versioni principali o di impostare limiti di scadenza e conteggio. Quando questa opzione è selezionata, gli amministratori possono configurarla nei modi seguenti.
Limite di versione principale con periodo di scadenza: le versioni vengono eliminate dopo aver superato il numero impostato di versioni principali o dopo il periodo di tempo impostato. Ad esempio, se si configura una libreria per archiviare 500 versioni principali con una scadenza di 365 giorni, il sistema archivia non più di 500 versioni ed elimina automaticamente qualsiasi versione precedente a 365 giorni.
Limiti delle versioni principali senza periodo di scadenza: le versioni vengono eliminate dopo aver superato il numero impostato di versioni principali. Ad esempio, se una libreria è configurata per archiviare 500 versioni principali, non vengono archiviate più di 500 versioni per ogni file o elemento.
Per altre informazioni, vedere Determinare il conteggio corretto o i limiti della versione di scadenza.
Nota
L'interfaccia utente non consente l'impostazione di un valore minore di 100 versioni principali o di limiti di scadenza inferiori a 30 giorni, ma è possibile impostare il sistema per archiviare meno versioni usando API pubbliche. Per l'affidabilità, qualsiasi valore inferiore a 100 versioni o inferiore a 30 giorni di scadenza non è consigliato e può causare una perdita accidentale di dati da parte dell'utente.
Se i limiti di cronologia delle versioni di ora sono configurati in una libreria, la data di scadenza della versione del file viene contrassegnata in una versione al momento della creazione. La data di scadenza impostata su una versione del file è determinata da SnapshotDate della versione, ovvero la data in cui una versione è diventata una versione cronologica. È possibile stimare SnapshotDate se la versione è stata snapshot prima del 1° gennaio 2023.
Comportamento dell'archiviazione delle versioni
L'archiviazione delle versioni in SharePoint è determinata da diversi fattori, tra cui i limiti configurati per una raccolta, l'attività di eliminazione degli utenti o i criteri di conservazione. La tabella seguente enumera i vari scenari e il comportamento di archiviazione delle versioni previsto:
La tabella seguente enumera gli scenari e il comportamento di archiviazione delle versioni previsto:
| Scenario | Comportamento di limitazione della versione |
|---|---|
| L'utente elimina le versioni dalla cronologia delle versioni di un file. | Quando un utente elimina una versione dalla cronologia delle versioni di un file, la versione eliminata viene spostata nel Cestino del sito e può essere ripristinata per un periodo. Per ulteriori informazioni, vedere Ripristinare gli elementi nel Cestino che sono stati eliminati da SharePoint o Teams. |
| Le versioni superano le impostazioni applicate nella raccolta documenti. | Quando le versioni superano i limiti impostati nella libreria, le versioni corrispondenti ai criteri vengono contrassegnate per l'eliminazione permanente. Questo flusso di lavoro di eliminazione della versione ignora il normale Cestino e le versioni eliminate non possono essere recuperate dal Cestino. |
| Processo timer pianificato per tagliare le versioni esistenti in una raccolta o in un sito. | Le versioni eliminate con processi pianificati vengono eliminate definitivamente. Questo flusso di lavoro di eliminazione della versione ignora il normale Cestino e le versioni eliminate non possono essere recuperate dal Cestino. |
| Archiviazione delle versioni in elementi soggetti a criteri di conservazione o in un blocco di eDiscovery. | Per gli elementi soggetti a criteri di conservazione (o a un blocco di eDiscovery), i limiti di controllo delle versioni per la raccolta documenti vengono ignorati. Questa esenzione continua fino a quando non viene raggiunto il periodo di conservazione del documento (o viene rilasciato il blocco di eDiscovery). Per altre informazioni, vedere Funzionamento della conservazione con le versioni dei documenti. |
| Limitazione delle versioni esistenti nei siti di sola lettura (siti bloccati). | Il taglio delle versioni scadute nei siti che sono in conservazione o sono in attesa viene sospeso fino a quando il sito non viene sbloccato. |
| Eliminazione delle versioni per gli elementi con etichette di conservazione applicate. | I limiti di controllo delle versioni vengono rispettati per gli elementi con etichette di conservazione quando il contenuto non è soggetto a criteri di conservazione (o a un blocco di eDiscovery). Le versioni che corrispondono ai criteri di limite vengono eliminate automaticamente per soddisfare le nuove versioni, ma agli utenti viene comunque impedito di eliminare le versioni. |
| Eliminazione della versione per gli elementi contrassegnati come record. | L'eliminazione della versione nei documenti contrassegnati come record è bloccata. Per altre informazioni, vedere Usare il controllo delle versioni dei record in SharePoint o OneDrive. |
Controllo degli eventi di controllo delle versioni
Gli eventi di controllo sono disponibili nella Portale di conformità di Microsoft Purview per monitorare le attività della cronologia delle versioni. Gli eventi di controllo vengono registrati per le attività seguenti:
- Modifiche apportate ai limiti della cronologia delle versioni dell'organizzazione.
- Modifiche apportate ai limiti della cronologia delle versioni del sito.
- Modifiche apportate ai limiti della cronologia delle versioni della libreria.
- L'utente accoda un processo per generare un report sull'utilizzo dell'archiviazione delle versioni.
- L'utente accoda un processo per aggiornare i limiti della cronologia delle versioni in tutte le librerie di un sito.
- L'utente accoda un processo per eliminare in blocco la cronologia delle versioni dei file in una raccolta o in un sito.
- L'utente elimina le versioni dalla cronologia delle versioni di un file.
- Versioni eliminate quando scadute o eliminate in blocco.