Pianificare il ciclo di vita di un progetto in Project Web App
Riepilogo: informazioni su come pianificare progetti, risorse e campi personalizzati per nuovi progetti e su come archiviare i progetti completati in Project Web App.
Si applica a: Project Server 2016, Project Server 2013
Esistono molte metodologie e sistemi che gestiscono in modo efficace un ciclo di vita del progetto. Questo articolo non sostiene nessuno di questi su un altro. Questo articolo è scritto per gli amministratori di Project Server e fornisce un elenco di attività di creazione, manutenzione e archiviazione del progetto. Queste attività sono generali e saranno le stesse, o almeno simili, indipendentemente dalla metodologia usata dall'organizzazione. La pianificazione di queste attività può contribuire a garantire che i progetti vengano gestiti in modo coerente con lo scopo dell'organizzazione e possano favorire un'esperienza soddisfacente per l'utente finale. Questo articolo avvisa i responsabili della pianificazione della distribuzione e della configurazione di Project Server che è necessario effettuare alcune scelte correlate a queste funzionalità.
I progetti hanno molti modi per passare dal concetto alla realtà. A volte il processo è informale e può essere il risultato di un brainstorming su una lavagna che si è verificata in meno di un'ora. Altre volte un progetto viene creato dopo anni di studio e analisi accurata. Se non è pianificato e gestito, questo processo di creazione può diventare caotico. Questo caos può costare all'organizzazione in molti modi: riduzione dell'efficienza, allocazione errata delle risorse, priorità non allineate, duplicazione degli sforzi, approcci in conflitto e opportunità perse, per citarne alcuni. Di seguito sono riportati alcuni aspetti fondamentali da considerare quando si usa Project per creare progetti per l'organizzazione.
Pianificare la migrazione dei progetti dell'elenco attività in Project Web App
Project Server consente di importare i progetti creati usando elenchi di SharePoint in un'istanza di Project Web App. Questa funzionalità consente di avviare rapidamente i progetti e di gestirli in modo semplice finché rimangono di piccole dimensioni. Man mano che crescono nell'ambito, è possibile eseguirne gradualmente la migrazione per diventare progetti di Project Server completi.
Project Server supporta solo una singola istanza di Project Web App per ogni raccolta siti. Durante la pianificazione dei progetti dell'elenco attività di SharePoint, valutare in quale raccolta siti si desidera crearli in modo che i progetti correlati tra loro possano essere importati nella stessa istanza di Project Web App.
È anche consigliabile sviluppare linee guida per l'organizzazione per quanto tempo si desidera gestire i progetti in un elenco di SharePoint prima di importarli in Project Web App.
Pianificare le risorse in Project Web App
Le risorse di un'organizzazione sono le persone, le attrezzature e i materiali che vengono utilizzati per completare le attività di un progetto dell'organizzazione. Le risorse aziendali fanno parte del pool di risorse dell'organizzazione e vengono archiviate centralmente in ogni istanza di Project Web App. È possibile creare il pool di risorse dell'organizzazione che verrà utilizzato dai project manager durante l'assegnazione delle risorse alle attività dei progetti aggiungendo risorse al pool o importando altre risorse. È necessario definire il contenuto del modello globale dell'organizzazione prima di aggiungere risorse al pool di risorse dell'organizzazione.
Prima di poter creare e gestire correttamente il pool di risorse dell'organizzazione, è necessario definire e documentare attentamente i campi personalizzati delle risorse dell'organizzazione e crearli. Inoltre, per le organizzazioni di grandi dimensioni, l'inserimento dei dati iniziale nel pool di risorse dell'organizzazione è importante quanto il processo di conservazione dell'accuratezza e di aggiornamento del pool di risorse dell'organizzazione. La registrazione delle modifiche significative relative alle informazioni sulle risorse memorizzate e gestite nel pool di risorse dell'organizzazione può rappresentare un'attività a tempo pieno.
Prima di creare il pool di risorse dell'organizzazione per Project Web App, è necessario determinare il punto di partenza. Il processo di aggiunta delle risorse al pool di risorse dell'organizzazione varia in base agli scenari seguenti:
A partire da nuovi progetti Per questo scenario è necessaria una preparazione minima. Il processo è semplificato se è possibile raccogliere tutte le informazioni sulle risorse necessarie in un singolo documento. Si potrebbe fare un elenco su carta. Si importerebbero quindi le risorse identificate da Active Directory o da un archivio appartenenze se si usa l'autenticazione basata su moduli. In alternativa, è possibile raccogliere queste informazioni usando Excel. Importare quindi il foglio di calcolo risultante in Project Professional e salvarlo in Project Web App.
Creazione del pool di risorse dell'organizzazione In questo scenario si sta creando il pool di risorse dell'organizzazione in Project Professional. Usando Project Professional, connettersi a Project Web App ed estrarre il pool di risorse dell'organizzazione. Immettere le risorse e salvare il pool.
Pianificare campi personalizzati in Project Web App
Project Web App include tabelle di ricerca e campi che è possibile personalizzare. Un campo personalizzato può contenere informazioni relative a un'attività, una risorsa o un'assegnazione. In Project Web App, i campi che possono contenere dati personalizzati sono testo, flag, numeri, date, costi, date di inizio e fine e durate. È possibile personalizzare tali campi per ottenere le informazioni desiderate utilizzando formule, calcoli con valori specifici o indicatori grafici.
È possibile scrivere proprie formule, che includono riferimenti ad altri campi, da calcolare in un campo personalizzato. È possibile creare un elenco di valori per un campo personalizzato per garantire l'immissione rapida e precisa dei dati. Un campo personalizzato può includere un indicatore grafico anziché i dati effettivi. In questo modo, risulta più rapido controllare quando i dati in tale campo soddisfano determinati criteri, ad esempio quando i dati superano un intervallo specificato oppure quando le risorse sono sovrallocate. È inoltre possibile creare una struttura gerarchica di campi personalizzati per le informazioni del progetto. È ad esempio consigliabile associare i codici di costo dell'azienda ai dati del progetto. Dopo avere creato la struttura e applicato questi campi personalizzati ai dati, è possibile utilizzarli facilmente per filtrare, ordinare e raggruppare i dati del progetto.
In Project Web App esistono due tipi di campi personalizzati: locale ed aziendale. I campi personalizzati locali vengono utilizzati dal project manager nell'ambito di un particolare progetto. I campi personalizzati dell'organizzazione vengono utilizzati dal PMO (Project Management Office) per raccogliere i dati per le relazioni a livello dell'intera organizzazione. Per i campi personalizzati di attività e progetti dell'organizzazione, Project Web App supporta la nozione di ambito per un programma specifico (raccolta di progetti). In questo modo, è possibile definire un campo personalizzato dell'organizzazione valido per un sottoinsieme di progetti.
Altre informazioni sui campi personalizzati in Project Server e Project Online.
Ritirare i progetti da Project Web App
Esistono determinate attività che è consigliabile prendere in considerazione quando si ritirano i progetti. Se si esegue una pulitura di base quando un progetto viene ritirato è possibile migliorare le prestazioni di Project Server. È inoltre possibile proteggere i progetti per garantire che solo gli utenti che necessitano delle informazioni, ad esempio per scopi cronologici, possano visualizzarli. L'eliminazione di altri oggetti dell'organizzazione che non vengono utilizzati, ad esempio risorse e assegnazioni, aiuta a impedire una riduzione delle prestazioni del server.
Pianificare l'archiviazione in Project Web App
È possibile eseguire il backup di numerosi oggetti aziendali in Project Web App:
Progetti
Pool di risorse dell'organizzazione e calendari
Campi personalizzati dell'organizzazione
Modello globale dell'organizzazione
Definizioni di visualizzazioni
Impostazioni di sistema
Impostazioni di categoria e gruppo
Il backup di questi oggetti consente di ripristinare in modo selettivo elementi specifici, mantenendo anche più versioni di questi elementi.
I backup vengono eseguiti nella pagina Impostazioni di Project Server in Project Web App. Sono disponibili due metodi:
Programmazione backup
Backup amministrativo
Il backup amministrativo consente di eseguire il backup degli oggetti dell'organizzazione in qualsiasi momento. Programmazione backup consente invece di eseguire il backup degli oggetti dell'organizzazione su base giornaliera in orari programmati. È consigliabile eseguire il backup degli oggetti dell'organizzazione regolarmente e, se il backup è programmato, negli orari di minore attività del server.
Quando viene eseguito il backup di un oggetto, viene salvato in un'area di archiviazione nel database del contenuto di SharePoint in cui risiede il Project Web App.
Quando un progetto viene completato, sono disponibili alcune opzioni per ritirare il progetto.
Eliminare gli oggetti dell'organizzazione da Project Web App ma conservare la copia archiviata.
Eliminare completamente gli oggetti dell'organizzazione e affidarsi ai backup del database per l'archiviazione.
Inserire il progetto in una categoria di Project Web App speciale che nega l'accesso a tutti gli utenti tranne pochi.
Inserire i progetti in una categoria speciale di Project Server
Per consentire solo a determinati utenti di visualizzare un progetto ritirato, è possibile creare una categoria di Project Web App speciale a tale scopo. Aggiungere il progetto e tutti gli utenti a cui non si desidera concedere l'accesso al progetto e impostare tutte le relative autorizzazioni su Nega. Per altre informazioni su utenti, gruppi e categorie, vedere Pianificare gruppi, categorie e RBS in Project Server.
Nota
Per creare una categoria, Project Web App deve essere in modalità di autorizzazione di Project Server.
Pianificare la pulizia in Project Web App
L'eliminazione degli oggetti dell'organizzazione non utilizzati quando un progetto viene completato può aiutare a evitare un calo nelle prestazioni del server. È particolarmente utile per le prestazioni a lungo termine del server eliminare le assegnazioni. È inoltre consigliabile eliminare le risorse che non vengono più utilizzate all'interno dell'organizzazione. L'eliminazione degli oggetti dell'organizzazione inutilizzati quando un progetto viene completato consente inoltre di risparmiare spazio su disco nel server di database.