Impostazioni predefinite della gestione dei record (Office SharePoint Server)

Contenuto dell'articolo:

• Elenco Distribuzione record

• Elenco Esenzioni

• Record non classificati

• Sito Centro record

• Report esenzioni

• Configurare una connessione al sito Centro record

In Microsoft Office SharePoint Server 2007 è disponibile uno strumento per archiviare e collaborare ai documenti. Poiché tuttavia numerose aziende hanno esigenze di gestione dei record e di conformità alle disposizioni di legge vigenti, devono disporre di server distinti che gestiscono i record societari e altro materiale soggetto a requisiti legali. Per i responsabili della gestione dei record è pertanto un vero problema spostare i documenti in modo facile e coerente dai siti di collaborazione all'ambiente più controllato di un server di archivio dei record.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 offre alcuni strumenti che consentono ai responsabili della gestione dei record di spostare i rispettivi documenti importanti, con i metadati correlati, in un sito Centro record.

Un record è un documento o un'entità fisica o elettronica di altro tipo di un'organizzazione che viene utilizzata come prova di un'attività o di una transazione eseguita dall'organizzazione e che deve essere conservata per un determinato periodo di tempo. La gestione dei record è il processo con cui un'organizzazione:

• Determina il tipo di informazioni che deve essere classificato come record.

• Determina in che modo i documenti attivi che possono diventare record dovranno essere gestiti mentre sono in uso e in che modo dovranno essere raccolti successivamente alla loro definizione come record.

• Determina in che modo e per quanto tempo ogni tipo di record dovrà essere conservato per soddisfare i requisiti legali, aziendali o le normative locali.

• Esegue attività relative ai record, ad esempio l'eliminazione di record scaduti o l'individuazione e la protezione di record relativi ad eventi esterni, tra cui le azioni legali.

Elenco Distribuzione record

L'elenco Distribuzione record è l'elenco dei record in ingresso da distribuire alla raccolta documenti appropriata. Per ogni tipo di record nell'elenco, specificare il titolo e la descrizione, nonché la posizione in cui si desidera che vengano archiviati i record di quel tipo. È possibile gestire le autorizzazioni per tutti gli elementi dell'elenco Distribuzione record.

Distribuzione record: Nuovo elemento

Nella tabella riportata di seguito vengono illustrati i campi utilizzati per creare elementi nell'elenco Distribuzione record.

Campo	Descrizione
Titolo	Titolo dell'elemento aggiunto all'elenco.
Descrizione	Descrizione dell'elemento.
Posizione	Titolo della raccolta in cui deve essere archiviato il record.
Alias	Elenco delimitato ("/") di nomi alternativi che rappresentano l'elemento.
Predefinito	Se selezionato, l'elemento di distribuzione verrà utilizzato per i record inviati non corrispondenti al titolo o all'alias di altri elementi di distribuzione.

Elenco Esenzioni

L'elenco Esenzioni è una caratteristica di gestione dei record che consente alle organizzazioni di escludere determinati record dall'applicazione di eventuali criteri di scadenza che potrebbero essere attivi mentre tali record sono oggetto di eventi esterni quali controversie legali, controlli o indagini. Tale caratteristica è disponibile in Microsoft Office SharePoint Server 2007 per il modello di sito Centro record. È possibile gestire le autorizzazioni per ogni elemento dell'Elenco esenzioni e visualizzare un elemento per esaminare il report esenzioni a esso associato.

Esenzioni: Nuovo elemento

Nella tabella riportata di seguito vengono illustrati i campi utilizzati per creare elementi nell'Elenco esenzioni.

Campo	Descrizione
Titolo	Titolo dell'elemento aggiunto all'elenco. Il titolo è obbligatorio.
Descrizione	Descrizione dell'elemento.
Gestito da	Nome del responsabile della gestione dei record o del gruppo responsabile della gestione dell'esenzione.

Record non classificati

Questa è la libreria predefinita che è possibile utilizzare per archiviare i record inviati al sito Centro record che non corrispondono ad altri elementi dell'elenco Distribuzione record.

Sito Centro record

Microsoft Office SharePoint Server 2007 offre alcuni strumenti che consentono ai responsabili della gestione dei record di spostare i rispettivi documenti importanti, con i metadati correlati, in un sito Centro record.

• Servizio Web Centro record:

  I responsabili della gestione dei record possono utilizzare il servizio Web Centro record per automatizzare il processo di spostamento dei documenti dai siti di SharePoint a un sito Centro record.

• Modello di sito Centro record:

  Il modello di sito Centro record offre ai responsabili della gestione dei record una soluzione Centro record all'interno di Microsoft Office SharePoint Server 2007. Il modello di sito implementa perfettamente il servizio Web Centro record ed è personalizzato per l'utilizzo come sito Centro record.

Report esenzioni

In questo report viene indicato lo stato dei record inclusi nell'elenco Esenzioni.

Configurare una connessione al sito Centro record

Dopo aver sviluppato il sito Centro record, è necessario impostare una server farm per l'invio dei record a un sito Centro record.

Per preparare la server farm, nella sezione Gestione applicazioni fare clic sul collegamento Centro record in Connessioni a servizi esterni.

Nella tabella riportata di seguito viene illustrato come impostare una server farm per l'invio dei record a un sito Centro record.

Campo	Descrizione
Connessione Centro record	Per inviare il documento al sito Centro record, digitare l'URL nella sezione URL. L'URL è l'indirizzo della pagina "officialfile.asmx" nella cartella "_vti_bin" dell'applicazione Web.
Nome visualizzato	Nome del sito Centro record. Questo è il nome che viene visualizzato ogni volta che si invia il record da un sito qualsiasi a tale sito Centro record.