Flusso di lavoro in Windows SharePoint Services: scenario di esempio

Per rappresentare un flusso di lavoro di risorse umane nella maggior parte delle organizzazioni viene spesso utilizzato l'esempio di un processo di approvazione dove un gruppo di utenti deve approvare o rifiutare documenti, a volte aggiungendo commenti per motivare le decisioni. Rifacendosi a questo tipo di esempi, nell'esempio riportato di seguito viene illustrata la possibile composizione di un flusso di lavoro di approvazione implementato mediante Windows SharePoint Services. Prima di esaminare l'esempio, è utile definire i ruoli ricoperti dai diversi utenti, che comprendono:

• Autore del flusso di lavoro: sviluppatore o Information Worker che crea un modello di flusso di lavoro.

• Amministratore di Windows SharePoint Services: utente che installa un modello di flusso di lavoro e lo associa a una raccolta documenti o un elenco.

• Ruolo iniziale del flusso di lavoro: utente che avvia un flusso di lavoro in esecuzione, provocando la creazione di un'istanza del flusso di lavoro da un determinato modello di flusso di lavoro.

• Partecipanti al flusso di lavoro: utenti che interagiscono con un'istanza del flusso di lavoro per svolgere il processo aziendale supportato.

Come descritto di seguito, diversi utenti associati a ognuno di questi ruoli contribuiscono alla creazione, all'installazione e all'utilizzo di un flusso di lavoro, nonché alla creazione delle relative istanze.

Creazione e modifica di un flusso di lavoro

Microsoft offre due opzioni per la creazione di flussi di lavoro per Windows SharePoint Services. Gli sviluppatori possono utilizzare Visual Studio 2005 e Progettazione flussi di lavoro, mentre gli Information Worker possono adottare un approccio più semplice basato su regole rappresentato da Office SharePoint Designer. In entrambi i casi, il risultato è un modello di flusso di lavoro che deve essere distribuito in un server che esegue Windows SharePoint Services. La creazione e la modifica del flusso di lavoro sono descritte in maggior dettaglio di seguito in questo white paper, pertanto ora si presuppone che sia già stato creato un modello.

Associazione di un flusso di lavoro a una raccolta documenti o un elenco

Per essere utilizzato, un modello di flusso di lavoro deve essere installato in un sistema Windows SharePoint Services e quindi associato a una raccolta documenti, un elenco o un tipo di contenuto specifico. In seguito a questa operazione, il flusso di lavoro potrà essere avviato da qualsiasi documento o elemento di tale raccolta o elenco. I flussi di lavoro funzionano come gli elementi e i documenti, pertanto un modello di flusso di lavoro può in genere essere associato a entrambi, sebbene sia possibile creare un modello che possa essere associato solo a un elemento o un documento. Mentre i flussi di lavoro non possono essere avviati esplicitamente da tipi di contenuto, un flusso di lavoro associato a un tipo di contenuto può essere avviato da un documento o un elemento di elenco a cui sia associato un tipo di contenuto specifico.

Sia l'installazione che l'associazione vengono eseguite automaticamente in caso di flussi di lavoro creati mediante Office SharePoint Designer. Per quelli creati con Progettazione flussi di lavoro e Visual Studio, invece, un amministratore del server Windows SharePoint Services dovrà installare in modo esplicito il modello di flusso di lavoro. In seguito a questa operazione, il modello dovrà essere associato a una raccolta, un elenco o un tipo di contenuto, ovvero un elemento che possa essere eseguito da utenti con autorizzazioni minori di un amministratore del server. Chi crea questa associazione assegna anche un nome univoco, in modo che gli utenti possano farvi riferimento. Facoltativamente, l'autore del flusso di lavoro può consentire all'utente che crea l'associazione di impostare opzioni per il comportamento del flusso di lavoro, ad esempio specificare un elenco di utenti predefinito che dovranno sempre partecipare al processo. Lo stesso modello può essere associato a più raccolte, elenchi o i tipi di contenuto e ogni associazione può essere personalizzata come richiesto. Dopo la creazione dell'associazione e l'impostazione delle opzioni, un utente con il ruolo iniziale del flusso di lavoro può creare un'istanza del flusso di lavoro da questa associazione, come descritto di seguito.

Avvio di un flusso di lavoro

Windows SharePoint Services offre tre opzioni per la creazione di un'istanza di flusso di lavoro. Con tutte e tre le opzioni il flusso di lavoro viene eseguito ogni volta dall'inizio. In realtà, se è in esecuzione un'istanza del flusso di lavoro creata da una determinata associazione, non sarà possibile creare un'altra istanza dalla stessa associazione. Le opzioni disponibili sono:

• Il flusso di lavoro può essere avviato manualmente da un utente di Windows SharePoint Services.

• Il flusso di lavoro può essere configurato per essere eseguito automaticamente quando un documento o un elemento viene modificato.

• Il flusso di lavoro può essere configurato per essere eseguito automaticamente quando viene creato un documento o un elemento. Un utente di Microsoft Word ad esempio può salvare un nuovo documento nella raccolta documenti di un sito, causando l'esecuzione di un'istanza di un flusso di lavoro associato a tale raccolta. Per eseguire questa operazione, l'utente con ruolo di iniziale del flusso di lavoro può utilizzare Microsoft Word 2007 o versione precedente. È anche possibile avviare flussi di lavoro in questo modo da applicazioni non Microsoft.

In questo scenario viene utilizzata la prima di queste tre opzioni, ovvero l'avvio manuale di un flusso di lavoro. Nella schermata riportata di seguito viene illustrato in che modo un documento di una raccolta documenti può essere presentato a un utente di Windows SharePoint Services. Per avviare un'istanza del flusso di lavoro da questo documento, l'utente fa clic sul documento e sceglie Flussi di lavoro dal menu.

In seguito a questa scelta verrà visualizzata la schermata seguente:

Sotto l'intestazione Avvio di un nuovo flusso di lavoro sono visualizzati i nomi di tutti i flussi di lavoro che possono essere avviati dal documento. In questo esempio sono disponibili due scelte, ovvero Approvazione e Raccolta commenti e suggerimenti, ma nel caso in cui un amministratore avesse associato alla raccolta documenti altri modelli di flusso di lavoro, verrebbero visualizzati anche i relativi nomi. In questo esempio l'utente con il ruolo iniziale del flusso di lavoro seleziona Approvazione. Verrà visualizzata la schermata seguente:

Diversamente da quanto avvenuto per tutte le schermate illustrate finora, il contenuto di questa schermata è definito dal flusso di lavoro stesso. Quando un flusso di lavoro viene avviato, ad esempio in seguito alla creazione di un'istanza del flusso di lavoro, è possibile che venga visualizzata una schermata che consente all'utente di specificare informazioni rilevanti. Per il flusso di lavoro Approvazione illustrato in questo caso queste informazioni comprendono il nome di ogni utente che dovrà approvare il documento, un'indicazione della scadenza dell'approvazione e un elenco di utenti che dovranno essere avvertiti. Dopo aver specificato queste informazioni, l'utente fa clic sul pulsante Avvia nell'angolo inferiore destro della schermata. L'esecuzione del flusso di lavoro verrà avviata e a ogni partecipante verrà richiesto di rivedere il documento, nell'ordine in cui i nomi sono stati immessi nella schermata.

Quando un flusso di lavoro viene avviato, è possibile facoltativamente inviare un messaggio di posta elettronica all'utente che ha avviato il flusso di lavoro. Analogamente, è possibile informare il creatore del flusso di lavoro tramite un messaggio di posta elettronica del completamento del flusso di lavoro. In questo esempio, è possibile inviare un messaggio di posta elettronica al creatore del flusso di lavoro Approvazione per informarlo del completamento del processo. È infine possibile informare tramite posta elettronica i partecipanti al flusso di lavoro, in questo caso gli utenti che approvano il documento, che sono presenti attività a loro assegnate nel flusso di lavoro.

Interazione con un flusso di lavoro

L'interazione tra un utente e un flusso di lavoro in esecuzione è modellata in base alla nozione di attività. Per attività si intende un'unità di lavoro che viene assegnata a un utente singolo. In questo esempio, a ogni utente presente nell'elenco di approvazione del flusso di lavoro verrà assegnata un'attività che richiede l'approvazione del documento. Windows SharePoint Services gestisce un elenco di attività per ogni sito. Per un flusso di lavoro in esecuzione è possibile aggiungere attività a questo elenco, specificando il destinatario di ogni attività. Ogni utente del sito può visualizzare i compiti richiesti accedendo al proprio elenco attività mediante un Web browser o sincronizzando l'elenco attività del sito con l'elenco attività di Outlook 2007. Nella schermata riportata di seguito è illustrato l'accesso tramite browser al'elenco attività per uno degli utenti assegnati all'approvazione del documento utilizzato nell'esempio.

Per un utente di Windows SharePoint Services l'elenco di attività in attesa è semplicemente un ulteriore elenco. Nella schermata illustrata in precedenza, l'utente ha selezionato l'elenco Attività tra le opzioni visualizzate sul lato sinistro dello schermo. L'unica attività presente nell'elenco è una richiesta di approvazione del documento. Il documento è accessibile tramite il collegamento visualizzato sul lato destro dello schermo. Per eseguire l'attività, l'utente in questo esempio fa clic sul nome dell'attività. Verrà visualizzata la schermata seguente:

Il tipo di interazione di un flusso di lavoro con i partecipanti può variare, pertanto questa schermata viene definita dal flusso di lavoro. In questo esempio, al partecipante vengono offerti un campo per i commenti e pulsanti per approvare o rifiutare il documento. Sono inoltre disponibili ulteriori opzioni che gli consentono di riassegnare l'attività a un utente diverso oppure richiedere una modifica. In questo caso, l'utente potrebbe immettere un commento e quindi fare clic sul pulsante Approva. Nel flusso di lavoro verrà quindi creata un'attività nell'elenco di attività dell'utente successivo del relativo elenco dei responsabili dell'approvazione. Quando tutti i partecipanti hanno fornito una risposta, il flusso di lavoro termina.

I flussi di lavoro di Windows SharePoint Services prevedono inoltre ulteriori opzioni, tra cui:

• Un utente con ruolo iniziale del flusso di lavoro può controllare lo stato del flusso di lavoro. Nello scenario descritto in questo articolo, ad esempio, potrebbe controllare a che punto è giunto il processo di approvazione.

• Un flusso di lavoro può essere modificato durante l'esecuzione. Il tipo di modifiche consentite, se pertinente, è determinato dall'autore del flusso di lavoro. Un flusso di lavoro di approvazione, ad esempio, può consentire l'aggiunta di un nuovo responsabile dell'approvazione mentre il flusso di lavoro è in corso. La possibilità di modificare i flussi di lavoro in corso è importante, in quanto riflette il modo di lavorare reale degli utenti. Le modifiche ai processi aziendali sono una realtà innegabile, pertanto i flussi di lavoro di Windows SharePoint Services garantiscono la possibilità di gestire queste situazioni.

Riepilogo del processo

Un flusso di lavoro di Windows SharePoint Services comprende diversi componenti. Nella figura riportata di seguito è presente una panoramica del funzionamento del processo.

Per riassumere: quando un modello di flusso di lavoro è stato installato e associato a una raccolta documenti, un elenco o un tipo di contenuto, un utente del sito può creare un'istanza del flusso di lavoro. Il passaggio dell'installazione e associazione non è illustrato in questo articolo. Il processo ha inizio quando l'utente con ruolo iniziale del flusso di lavoro seleziona un documento e un modello di flusso di lavoro associato (passaggio 1). L'utente con ruolo iniziale del flusso di lavoro crea un'istanza del flusso di lavoro da questa associazione (passaggio 2) e quindi la personalizza e la avvia (passaggio 3).

Successivamente, nell'istanza del flusso di lavoro in esecuzione viene aggiunta un'attività all'elenco di attività di un partecipante (passaggio 4). Nel flusso di lavoro di approvazione utilizzato in questo scenario le attività vengono assegnate in ordine sequenziale, tuttavia è possibile anche assegnare le attività di un flusso di lavoro a molti partecipanti contemporaneamente, affinché vengano svolte in parallelo. I partecipanti al flusso di lavoro possono venire a conoscenza delle attività assegnate nel flusso di lavoro controllando il relativo elenco attività (passaggio 5). Ogni partecipante quindi interagisce con l'istanza del flusso di lavoro in esecuzione per completare l'attività (passaggio 6). Nell'esempio descritto in questo articolo, le attività richiedono l'approvazione di un documento, tuttavia l'oggetto delle attività può essere qualsiasi azione scelta dall'autore del flusso di lavoro.

È utile notare che il documento oggetto del flusso di lavoro non viene inviato da un utente a un altro, ma rimane nel sito e a ogni partecipante al flusso di lavoro viene visualizzato un collegamento al documento. In realtà, non è necessario che nel flusso di lavoro venga utilizzato il documento o l'elemento a cui il flusso di lavoro è associato. Un ulteriore aspetto che è importante sottolineare è che gli elementi visualizzati dall'utente con ruolo iniziale del flusso di lavoro e dai partecipanti ai passaggi 1, 2 e 5 sono definiti direttamente da Windows SharePoint Services. I moduli utilizzati al passaggio 3 e al passaggio 6, invece, sono definiti dall'autore del flusso di lavoro. In questo modo l'autore può controllare in che modo gli utenti personalizzano il flusso di lavoro e interagiscono con esso.

Oltre a garantire una piattaforma per la creazione di applicazioni per la gestione dei flussi di lavoro di risorse umane, la versione 3.0 di Windows SharePoint Services offre anche un flusso di lavoro Gestione problemi predefinito che può essere utilizzato dagli utenti finali senza apportare modifiche. Questo flusso di lavoro consente di assegnare i problemi attivi ai partecipanti e tenerne traccia. Dopo la creazione, un problema può essere spostato in primo luogo in uno stato Risolto per indicare che è stato gestito dal partecipante del flusso di lavoro responsabile, e quindi in uno stato Chiuso per indicare che l'utente con ruolo iniziale del flusso di lavoro ha accettato la risoluzione e ha chiuso il problema.

La comprensione dei concetti di base relativi al tipo di utilizzo dei flussi di lavoro di Windows SharePoint Services da parte degli utenti rappresenta una parte fondamentale per comprendere la tecnologia del programma. È inoltre utile conoscere alcuni aspetti della creazione dei flussi di lavoro da parte di un autore del flusso di lavoro. Nella sezione successiva vengono esaminati i due approcci disponibili per eseguire questa operazione.

Scaricare il manuale

Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:

• Pianificare siti e caratteristiche, parte 1 (informazioni in lingua inglese)

Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).