Determinare le esigenze relative a dati business e business intelligence

Contenuto dell'articolo:

• Informazioni sulla business intelligence

• Pianificare le caratteristiche di business intelligence di Office SharePoint Server 2007

• Pianificare gli scenari relativi ai dati business

• Stabilire le esigenze di business intelligence dell'organizzazione

• Fogli di lavoro

Microsoft Office SharePoint Server 2007 include funzionalità di business intelligence che aiutano a conservare l'integrità dei dati nell'organizzazione durante l'attivazione di scenari di ricerca, integrazione, analisi, rendering e condivisione dei dati.

La funzionalità di business intelligence in Microsoft Office SharePoint Server 2007 consente la gestione centralizzata e il controllo di risorse condivise che possono includere report, moduli, documenti, fogli di calcolo e connessioni dati.

Come parte della pianificazione della distribuzione iniziale di Microsoft Office SharePoint Server 2007, è necessario comprendere che cos'è la business intelligence e secondo quali modalità interagisce con i processi e le condizioni dell'organizzazione. In questo modo sarà possibile identificare le esigenze specifiche di business intelligence dell'organizzazione e utilizzarle per determinare quali caratteristiche di Microsoft Office SharePoint Server 2007 implementare per migliorare i processi aziendali nel tempo.

Informazioni sulla business intelligence

La business intelligence, nota anche come gestione delle prestazioni aziendali, è un insieme di tecnologie utilizzate per migliorare la comprensione dei processi aziendali e dei relativi dati. Un buon utilizzo della business intelligence consente di organizzare i dati relativi all'organizzazione in un modo che sia utile, che consenta di intervenire e di trasformare i processi aziendali sottostanti. Per raggiungere questi obiettivi è necessario eseguire i processi seguenti:

• Raccogliere dati Il primo passaggio nella creazione di una business intelligence consiste nel creare e archiviare dati che riflettono in modo accurato ciò che avviene nell'organizzazione. I database sono utili solo quando i dati rilevati sono significativi per i processi e le condizioni aziendali. Può essere difficile individuare i dati che mancano dalle origini dati per poterli integrare con dati aggiuntivi e migliorare così i processi aziendali.

• Trasformare i dati in informazioni utili In genere i dati vengono rappresentati come insiemi di campi che contengono valori corrispondenti. Di per sé i dati sono neutri e non intrinsecamente utili. Quando si utilizzano strumenti e processi aziendali per rendere utili i dati, si creano informazioni. Per creare informazioni è essenziale creare nei dati una visualizzazione che contenga un sottoinsieme di dati utile per uno o più gruppi di utenti nell'organizzazione.

• Utilizzare le informazioni per fornire conoscenze   Per creare conoscenze è necessario fornire informazioni su cui è possibile intervenire alle persone che le possono utilizzare. Disporre di un elenco di dati che possono essere di interesse a un particolare gruppo di persone è meglio che disporre di dati non elaborati, ma non consente di agire in alcun modo. Per creare informazioni su cui è possibile intervenire, che sono la base delle conoscenze nell'organizzazione, è necessario personalizzare le informazioni, assegnare gruppi e gruppi di destinatari e fornire alle persone gli strumenti necessari per analizzare i dati e interagire con essi.

• Trasformare le conoscenze in azioni   Man mano che la base di conoscenze nell'organizzazione cresce, i knowledge worker sono in grado di perseguire i principali obiettivi aziendali in modo più efficace e i responsabili possono identificare le opportunità di miglioramento e prendere decisioni sulla base di tali conoscenze, con il fine di migliorare i processi aziendali.

La business intelligence fornisce un insieme efficace di soluzioni che corrispondono a ognuno di questi passaggi in un processo integrato che consente di migliorare costantemente i processi aziendali. A partire dai dati si creano informazioni che consentono di comprendere i processi. È quindi possibile intervenire su tali informazioni per creare una base di conoscenze e informazioni aggiornate, modificando allo stesso tempo i processi aziendali. Queste modifiche producono nuovi dati e informazioni che è possibile utilizzare per approfondire le proprie conoscenze e continuare a modificare i processi aziendali anche in momenti successivi.

La business intelligence include diverse strategie e tecniche studiate per migliorare i processi aziendali:

• Integrazione dei dati Include archiviazione dei dati, data warehousing, data mining e consolidamento dei dati. L'integrazione dei dati prevede la raccolta delle informazioni da origini strutturate e non strutturate e il loro consolidamento in un'unica origine dati che può essere utilizzata per creare informazioni significative utilizzando gli strumenti di business intelligence dell'organizzazione. La presentazione delle informazioni consente agli utenti di eseguire query nelle origini dati e trovare informazioni utilizzabili che possono essere analizzate relativamente agli obiettivi aziendali, garantendo la protezione e l'integrità dei dati in aree di lavoro di collaborazione.

• **Presentazione delle informazioni   **Include il rilevamento, la visibilità e l'analisi delle informazioni e la collaborazione.

• **Creazione di report   **Include l'utilizzo di scorecard e di altri strumenti che consentono di confrontare informazioni tra diversi processi aziendali. Gli strumenti per la creazione di report, ad esempio scorecard, consentono ai knowledge worker di valutare le informazioni e di intervenire su di esse, creando quindi una base di conoscenze per l'organizzazione.

Ognuna di queste strategie corrisponde a un passaggio essenziale delle prestazioni aziendali. L'utilizzo combinato di tutte queste tecniche crea cicli di commenti positivi nell'aumento delle conoscenze che è possibile utilizzare per migliorare l'organizzazione, i processi aziendali e i dati associati nel tempo.

Pianificare le caratteristiche di business intelligence di Office SharePoint Server 2007

In Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono disponibili molti strumenti che consentono di visualizzare informazioni e di creare conoscenze nell'organizzazione. È possibile utilizzare le caratteristiche di personalizzazione e assegnazione di Microsoft Office SharePoint Server 2007 per migliorare l'utilizzabilità dei dati e consentire ai knowledge worker dell'organizzazione di intervenire sulle informazioni create sulla base di tali dati. È possibile aggregare contenuto di diverse origini e individuarlo più facilmente tramite le funzionalità di ricerca. Oltre a queste caratteristiche, in Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono disponibili importanti caratteristiche di business intelligence.

Tali caratteristiche includono:

• Caratteristiche di integrazione dati, ad esempio raccolte connessioni dati, Catalogo dati business, profili ed elenchi dati business.

• Caratteristiche di creazione di report e di presentazione delle informazioni, ad esempio report, indicatori di prestazione chiave (KPI) e dashboard.

Pianificare le caratteristiche di integrazione dei dati di Office 2007 SharePoint Server

Data warehousing e data mining consentono di raccogliere informazioni utili dalle origini dati esistenti. Le soluzioni di business intelligence utilizzano spesso strumenti di elaborazione analitica in linea (OLAP) per ottenere dati significativi ed esporre schemi sottostanti che potrebbero altrimenti non essere chiari. Microsoft Office SharePoint Server 2007 utilizza Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services. Per le origini dati di grandi dimensioni con dati relativamente stabili e non modificati è preferibile utilizzare OLAP e SQL Server 2005 Analysis Services. Questi dati vengono quindi utilizzati per creare informazioni nei processi che vengono modificati più rapidamente.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 può inoltre utilizzare i dati di altre applicazioni aziendali, denominate applicazioni line-of-business. Anche se non fanno parte della funzionalità di business intelligence principale, i dati di queste applicazioni possono essere visualizzati e analizzati in modo simile ai dati delle raccolte connessioni dati, offrendo una visualizzazione integrata di tutti i dati business dell'organizzazione. Le applicazioni line-of-business gestiscono i dati relativi a persone e operazioni aziendali e vengono ampiamente utilizzate in organizzazioni e aziende di grandi dimensioni. Esempi di applicazioni di settore includono:

• SAP Business Information Warehouse o mySAP ERP

• Siebel eBusiness Applications

• Soluzioni di accesso dei dati legacy Attunity

• Microsoft BizTalk Server

Queste applicazioni vengono registrate nel Catalogo dati business. I dati del Catalogo dati business sono utilizzati da Microsoft Office SharePoint Server 2007 per creare altri tipi di informazioni per i knowledge worker nell'organizzazione. Queste informazioni possono essere facilmente integrate con altre funzionalità delle raccolte siti di Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Il consolidamento dei dati è il processo in cui i dati vengono raggruppati in modo significativo in modo da risultare utili. Le principali funzionalità di consolidamento dei dati di Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono le raccolte connessioni dati, i profili dati business e gli elenchi dati business.

Una raccolta connessioni dati è una raccolta di connessioni a origini dati che è possibile analizzare utilizzando SQL Server 2005 Analysis Services. Questo consente di analizzare e visualizzare i dati tramite le funzionalità di business intelligence di Microsoft Office SharePoint Server 2007. Le raccolte connessioni dati includono collegamenti a origini dati, ad esempio cubi di SQL Server 2005 Analysis Services, che sono rilevanti per un sito o una raccolta siti specifica.

I profili dati business sono elenchi delle proprietà associate ai tipi di dati business da applicazioni line-of-business registrate nel Catalogo dati business. Ogni profilo dati business è un consolidamento significativo di dati rilevanti per i processi aziendali principali per creare informazioni utilizzabili per gli utenti dell'organizzazione. È possibile ad esempio impostare un profilo dati business per i clienti in cui siano riportati numeri di telefono, indirizzi, indirizzi di posta elettronica e sedi di ogni cliente.

Gli elenchi dati business sono elenchi di SharePoint che raccolgono una o più colonne direttamente dai dati di una o più applicazioni aziendali. Ogni elenco include un insieme di elementi con più colonne che rappresentano le proprietà di ogni elemento. Gli elenchi possono includere informazioni simili alle informazioni contenute nei profili dati business. È inoltre possibile creare elenchi per KPI, un'altra importante funzionalità di business intelligence.

Pianificare le caratteristiche di presentazione delle informazioni e di creazione di report di Office 2007 SharePoint Server

Dopo che i dati sono stati consolidati in modo significativo, è possibile utilizzare altri strumenti di business intelligence per consentire ai knowledge worker di eseguire query, di analizzare le informazioni risultanti e di intervenire su di esse nel modo più rapido ed efficiente possibile.

È possibile eseguire query sui dati business utilizzando le funzionalità per dati business della ricerca di Microsoft Office SharePoint Server 2007. Le applicazioni vengono registrate nel Catalogo dati business e quindi viene eseguita una ricerca per indicizzazione nelle origini di contenuto per tali applicazioni. Il sottoinsieme di dati selezionato dagli amministratori per il Catalogo dati business è quindi disponibile agli amministratori che possono eseguire ricerche per mappare i dati a proprietà gestite che hanno conseguenze sui risultati delle query di ricerca.

Gli utenti dell'organizzazione possono eseguire ricerche di dati business e trovare risultati significativi e utili. L'amministratore del Catalogo dati business, ad esempio, registra un'applicazione vendite e seleziona tipi di dati business in base a clienti, linee di prodotti e partner di vendita, oltre alle proprietà dei profili business data associati a tali tipi di dati. L'amministratore del provider di servizi condivisi che è responsabile per le ricerche quindi crea un'origine di contenuto per l'applicazione. Dopo avere eseguito una ricerca per indicizzazione nell'origine di contenuto, l'amministratore del provider di servizi condivisi per le ricerche esegue il mapping delle proprietà selezionate su cui è stata eseguita la ricerca per indicizzazione a proprietà gestite utilizzate dal sistema durante le query di ricerca. Gli utenti che cercano un cliente sulla base di nome, sede o indirizzo potranno trovarlo più facilmente se nome, sede e indirizzo sono proprietà gestite. È inoltre possibile utilizzare le proprietà gestite per creare ambiti di ricerca.

È possibile analizzare i dati business presentandoli nei siti nella raccolta siti. I dati business archiviati come informazioni in elenchi o profili dati business nel Catalogo dati business possono essere utilizzati in varie tecnologie progettate per consentire l'analisi delle informazioni in modo che i knowledge worker possano intervenire sulle informazioni e creare conoscenze.

È ad esempio possibile creare indicatori KPI, che calcolano un valore da un intervallo di dati, e confrontare questi dati rispetto a una destinazione per indicare le prestazioni dei principali processi aziendali. Analizzando un elenco di indicatori KPI correlati è possibile vedere le modalità di interazione dei diversi processi aziendali.

È inoltre possibile creare report che utilizzano elenchi di dati business o indicatori KPI utilizzando proprietà nel Catalogo dati business e visualizzano quindi le informazioni corrispondenti insieme alle informazioni correlate di SharePoint, ad esempio documenti o aree di lavoro.

I dashboard visualizzano più web part di dati business per diverse origini dati e processi aziendali in un'unica posizione. Le web part nei dashboard sono connesse a filtri per consentire al proprietario del dashboard di limitare l'ambito dei dati presentati in tutte le web part. Gli utenti possono applicare uno o più filtri per analizzare i dati nel modo considerato più significativo da ognuno. Nei dashboard gli utenti dell'organizzazione possono inoltre utilizzare Servizi di calcolo Excel e web part di Excel Web Access per cercare origini dati e filtrarle sulla base di una o più colonne in ogni cartella di lavoro.

Ciascuno di questi strumenti di analisi consente di creare informazioni su cui è più facile intervenire. Per completare il ciclo di business intelligence, in Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono disponibili diversi metodi per intervenire sulle informazioni immediatamente dopo l'analisi dei dati. Se si utilizza Microsoft Office Excel 2007 e si dispone delle autorizzazioni appropriate, è possibile avviare un client di Microsoft Office Excel 2007 per modificare direttamente la cartella di lavoro sottostante. A ciascuna di queste opzioni della presentazione è possibile aggiungere azioni per dati business visualizzate nei risultati della ricerca, nel profilo dati business, i report e i dashboard correlati direttamente alle informazioni contenute. Man mano che vengono raccolte nuove informazioni sull'azienda, è possibile modificare i profili dati business. I knowledge worker dell'organizzazione possono intervenire sulle informazioni così come sono visualizzate, fornendo immediatamente commenti e suggerimenti che consentono di migliorare la produttività. Sono inoltre in grado di rilevare i modelli sottostanti ai processi aziendali, che possono essere utilizzati per migliorare i processi, la raccolta dati e le informazioni di presentazione.

Pianificare gli scenari relativi ai dati business

Le caratteristiche di business intelligence vengono distribuite nell'ambito di più ampi scenari di dati business. È possibile definire questi scenari in diversi modi, tra cui:

• In base agli scopi dell'organizzazione e della raccolta siti che utilizza i dati business.

• In base a processi aziendali specifici in uno scenario più ampio per l'organizzazione.

• In base ai problemi relativi a infrastruttura IT, distribuzione e protezione.

Pianificare scenari in base agli scopi

Tra i possibili esempi di scenari basati sugli scopi di un'organizzazione e di una raccolta siti vi sono:

• Servizio clienti   Trovare richieste del servizio clienti aperte nel database delle richieste del servizio clienti dal sito del Centro ricerche, aggiornare le richieste utilizzando moduli InfoPath Forms Services che dipendono da azioni business e visualizzare le prestazioni dei tecnici front-line utilizzando indicatori KPI.

• Documentazione dei dipendenti e personalizzazione   Assegnare dati ai dipendenti nei siti portale in base alle relative proprietà Siebel or SAP e consentire ai dipendenti di aggiornare le proprie informazioni utilizzando moduli Web.

• Interfaccia cliente   Utilizzare i moduli Web InfoPath Forms Services per consentire ai clienti di personalizzare le informazioni di account, aggiornare i dati di richieste di rimborsi assicurativi o inviare moduli ufficiali.

È utile valutare questi tipi di scenario per pianificare le esigenze di business intelligence della struttura del sito.

Le esigenze di business intelligence possono essere molto più varie di quelle illustrate in questi esempi e sono specifiche a ogni organizzazione. È consigliabile che l'organizzazione definisca a grandi linee lo scenario che le corrisponde prima di dare inizio a una pianificazione specifica per la distribuzione di una soluzione per tale scenario. Per ogni raccolta siti dell'organizzazione è necessario identificare gli utenti che utilizzano le applicazioni aziendali e le applicazioni che sono fondamentali per lo scopo di ogni raccolta siti. È necessario valutare le funzionalità che verranno utilizzate in termini generali.

Pianificare scenari in base ai processi

Tra i possibili esempi di scenari basati su processi aziendali più mirati nell'ambito di strutture di business intelligence e di dati business più ampi vi sono:

• **Analisi delle stime   **Mostrare articoli aggiuntivi che potrebbero interessare le persone che hanno acquistato un articolo visualizzato, ad esempio mostrare altri prodotti creati dalla stessa persona o organizzazione.

• **Vendita incrociata   **Offrire prodotti e servizi scontati con un acquisto, ad esempio offrire un articolo gratuito a chi acquista due prodotti simili.

• **Data mining   **Individuare e utilizzare dati nascosti. Costruire modelli comportamentali sulla base di registrazioni, ad esempio individuare l'accesso alle schede magnetica in base all'ora del giorno, alla data, alla creazione o all'evento per determinare le consuetudini di traffico.

• **Previsioni di vendita   **Analizzare le caratteristiche attuali del cliente o lo stato dell'account e apportare modifiche in base a dati in tempo reale.

• **Approvazione degli ordini di acquisto   **Controllare lo stato del budget corrente e altri dati prima di approvare un ordine di acquisto generato dal flusso di lavoro.

È possibile identificare scenari simili per rappresentare diversi insiemi di processi aziendali all'interno dell'organizzazione. È quindi possibile pianificare le funzionalità specifiche che è necessario utilizzare per ogni insieme di processi aziendali.

È inoltre necessario valutare la pianificazione di infrastruttura e protezione, tenendo in considerazione anche altre valutazioni relative alle caratteristiche informatiche. Gli scenari aziendali e la pianificazione dei processi aziendali identificati in ogni scenario sono influenzati dall'ambiente in cui viene eseguita la distribuzione e quindi scenari che sono nel complesso simili ma che prevedono scenari di distribuzione diversi verranno pianificati diversamente tra loro.

È utile valutare scenari di questo tipo durante la pianificazione della business intelligence, quando si desidera determinare l'ambito appropriato della soluzione di business intelligence.

Pianificare scenari basati sulle caratteristiche IT

Tra i possibili esempi di scenari basati su valutazioni relative a distribuzione e protezione vi sono:

• Raccolta siti risorse umane   Un'origine, un utilizzatore. L'amministratore dell'applicazione utilizza le funzionalità dei dati business per creare una raccolta siti che consente di visualizzare i dati delle risorse umane di un data warehouse. I dati presenti nella raccolta siti sono dati riservati e vengono visualizzati solo in tale raccolta siti.

• Note spese in più siti e raccolte siti   Un'origine, molti utilizzatori. I proprietari dei siti del team desiderano visualizzare un elenco delle note spese in sospeso per i team. Gli utenti desiderano una web part per le proprie note spese sulla home page del proprio sito. Poiché i dati di spesa vengono modificati spesso, i dati vengono raccolti tramite SAP registrando l'applicazione nel Catalogo dati business e utilizzando quindi tali dati in più siti.

• Database dei problemi del prodotto   Molte origini, molti utilizzatori. I proprietari dei siti del team desiderano includere dati in tempo reale da un'applicazione database dei problemi del prodotto nei propri siti del team. Vi sono molti database per diversi prodotti e team.

• I dati relativi ai problemi del prodotto vengono forniti a un partner esterno   Un partner aziendale utilizza una rete Extranet che ha accesso a un sottoinsieme di problemi rilevanti del prodotto.

È utile valutare questi tipi di scenario per pianificare l'architettura e la distribuzione della soluzione di business intelligence.

Indipendentemente dalle valutazioni effettuate relativamente alla distribuzione, le persone dei team di pianificazione devono valutare tutti gli scenari aziendali e considerare il contesto dell'infrastruttura di supporto dell'organizzazione.

Stabilire le esigenze di business intelligence dell'organizzazione

In qualsiasi organizzazione che sta distribuendo Microsoft Office SharePoint Server 2007 si possono verificare uno o più degli scenari descritti sopra. Nella pianificazione di dati business e business intelligence è necessario valutare quali scenari si applicano all'organizzazione e quindi selezionare le caratteristiche di Microsoft Office SharePoint Server 2007 corrispondenti.

Gli scenari ruotano intorno a diversi processi aziendali, ognuno dei quali si basa su una o più origini dati. Queste origini vengono utilizzate da caratteristiche che presentano i dati sotto forma di informazioni ai knowledge worker, che quindi agiscono sulla base di tali informazioni. Le esigenze di business intelligence per ogni processo aziendale corrispondono ai passaggi essenziali di business intelligence, che sono:

1. Connettersi a origini di business data e raccogliere dati.

2. Presentare i dati business come informazioni.

3. Eseguire query e analizzare i dati.

4. Intervenire sui dati.

Le fasi di pianificazione delle caratteristiche corrispondenti sono:

1. Pianificare le applicazioni line-of-business e i database del Catalogo dati business e di SQL Server.

2. Pianificare i profili e gli elenchi dei dati business.

3. Pianificare la ricerca dei dati business, gli indicatori KPI e i report.

4. Pianificare il dashboard, il sito Centro report e le azioni per dati business.

Tenendo in considerazione questi punti durante la pianificazione della distribuzione iniziale delle caratteristiche di business intelligence di Microsoft Office SharePoint Server 2007 è molto più probabile riuscire creare una soluzione di business intelligence adeguata agli obiettivi.

Azione nel foglio di lavoro
Utilizzare il foglio di lavoro Business data (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) per registrare le decisioni. Per ulteriori informazioni, vedere le azioni del foglio di lavoro descritte negli argomenti relativi alla pianificazione di determinate caratteristiche per dati business e business intelligence.

Fogli di lavoro

Utilizzare i fogli di lavoro seguente per determinare i dati business e le esigenze di business intelligence:

• Foglio di lavoro Business data (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese)

• Foglio di lavoro Site creation (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese)

Scaricare il manuale

Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:

• Pianificare siti e caratteristiche, parte 1 (informazioni in lingua inglese)

Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).