Che cosa sono i flussi di lavoro?
Contenuto dell'articolo:
Informazioni sui processi aziendali
Flussi di lavoro di Office SharePoint Server 2007
Informazioni sui processi aziendali
In qualsiasi organizzazione, gran parte del lavoro viene eseguita utilizzando processi aziendali che dipendono dal flusso di informazioni o di documenti. Nei processi aziendali è richiesta la partecipazione attiva degli Information Worker per completare le attività che contribuiscono alle decisioni o ai risultati finali del relativo gruppo di lavoro. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 questi tipi di processi aziendali vengono implementati e gestiti mediante flussi di lavoro.
Di seguito sono riportati alcuni esempi di processi aziendali che potrebbero essere facilitati dall'utilizzo dei flussi di lavoro:
Approvazione dei contratti Instradamento di un contratto proposto fra i membri di un'organizzazione che devono approvarlo o rifiutarlo.
Nota spese Gestione dell'inoltro di una nota spese e delle ricevute associate, esame e approvazione della nota spese e rimborso della persona che ha eseguito l'invio.
Supporto tecnico Controllo dell'intero processo relativo a un intervento di assistenza tecnica, dalla richiesta da parte di un cliente all'analisi di un responsabile, all'inoltro agli addetti al supporto tecnico, alla risoluzione e all'inserimento in una knowledge base.
Colloqui di lavoro Gestione del processo relativo allo svolgimento di colloqui con i candidati per un lavoro, dalla pianificazione e registrazione degli appuntamenti alla raccolta del feedback man mano che si accumula, rendendolo disponibile per i selezionatori successivi allo scopo di facilitare la decisione per l'assunzione o il rifiuto.
Pubblicazione di contenuto Gestione dell'approvazione della pubblicazione di contenuto nel sito di presenza Internet di un'organizzazione.
Uno dei problemi a cui molti reparti IT devono far fronte durante l'implementazione di processi aziendali che richiedono la partecipazione di Information Worker è che i processi non si integrano con le effettive modalità di lavoro dei dipendenti. Affinché un processo aziendale possa essere efficace, deve essere integrato nelle applicazioni e negli strumenti già noti e utilizzati giornalmente nel luogo di lavoro, in modo da diventare parte della routine quotidiana degli Information Worker. Nel caso di un ambiente di lavoro informatizzato, ciò include l'integrazione con la posta elettronica, i calendari, gli elenchi delle attività, i siti Web di collaborazione e le applicazioni client come Microsoft Office Outlook 2007 e Microsoft Word 2007. Questo è l'approccio implementato nei flussi di lavoro basati su Microsoft Office SharePoint Server 2007.
Flussi di lavoro di Office SharePoint Server 2007
In Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono disponibili i seguenti flussi di lavoro standard che soddisfano le principali esigenze aziendali:
Raccolta commenti e suggerimenti: consente di inviare un documento per la revisione. L'autore sceglie i revisori, invia le istruzioni e controlla lo stato del flusso di lavoro. I revisori ricevono una notifica tramite posta elettronica e vengono assegnati a un'attività con un collegamento al documento da esaminare. I partecipanti possono, facoltativamente, delegare le attività o rifiutarle in toto.
Approvazione: consente di inviare un documento per l'approvazione. L'approvazione è spesso un prerequisito per un'altra attività di gestione dei documenti, ad esempio la pubblicazione di un documento su un sito Web o l'invio di una proposta commerciale a un cliente. Come nel flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti, gli autori scelgono i revisori, inviano le istruzioni e tengono traccia dello stato del flusso di lavoro. Per impostazione predefinita, l'approvazione è un flusso di lavoro in sequenza, ovvero l'ordine in cui i responsabili dell'approvazione visualizzano il documento è specificato dall'autore. Al contrario, Raccolta commenti e suggerimenti è un flusso di lavoro parallelo. I revisori possono infatti fornire commenti e suggerimenti in qualsiasi ordine.
Approvazione dell'eliminazione Consente ai partecipanti di approvare l'eliminazione dei documenti scaduti.
Raccolta firme Consente di inviare un documento a un gruppo di partecipanti che lo devono firmare.
Traduzione: consente di gestire la traduzione di un documento in una o più lingue. Questo flusso di lavoro crea documenti segnaposto e tiene traccia delle attività di traduzione per ciascuna lingua del documento di origine. Se il documento di origine viene modificato, il flusso di lavoro assegna le attività necessarie per l'aggiornamento delle versioni tradotte.
Gestione problemi Consente di inviare un problema ai membri del team per la risoluzione.
Approvazione documenti in lingue asiatiche: consente di inviare un documento per l'approvazione utilizzando firme digitali e un processo di consenso orientato al gruppo. Questo flusso di lavoro è disponibile solo nelle versioni e nei Language Pack asiatici.
In Microsoft Office SharePoint Server 2007 i progettisti di siti possono associare i flussi di lavoro a raccolte, elenchi o tipi di contenuto per renderli disponibili per l'esecuzione con documenti o voci di elenco. Lo stato di un flusso di lavoro viene registrato in un apposito elenco cronologico e le attività del flusso vengono assegnate ai partecipanti sulla base di un elenco delle attività.
Affinché diventino parte della routine quotidiana degli Information Worker, i flussi di lavoro sono strettamente integrati in Microsoft Office SharePoint Server 2007 e Microsoft Office System 2007, facilitando la partecipazione degli stessi Information Worker. Le attività seguenti possono essere eseguite dall'interfaccia basata su Web di Microsoft Office SharePoint Server 2007 o dai programmi client di Office System 2007:
Visualizzazione dei flussi di lavoro disponibili per l'esecuzione con documenti o elementi di un elenco
Avvio di un flusso di lavoro
Visualizzazione e avvio di un'attività del flusso di lavoro
Completamento di un'attività del flusso di lavoro e compilazione del modulo di completamento delle attività
I flussi di lavoro di Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono basati sul componente Windows Workflow Foundation di Microsoft Windows e gli sviluppatori software possono crearne di personalizzati utilizzando Windows Workflow Foundation Designer in Microsoft Visual Studio 2005. Dopo l'installazione e l'attivazione da parte di un amministratore, gli utenti possono associare un flusso di lavoro basato sul componente Windows Workflow Foundation di Microsoft Windows a una o più raccolte, elenchi o tipi di contenuto.
Gli utenti possono inoltre creare flussi di lavoro personalizzati utilizzando Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Ogni flusso di lavoro creato mediante Microsoft Office SharePoint Designer 2007 può essere associato a un solo elenco o a una sola raccolta. Utilizzando Microsoft Visual Studio 2005 è possibile creare azioni personalizzate per i flussi di lavoro da rendere disponibili in Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Microsoft Office SharePoint Designer 2007 offre un ambiente per la progettazione visiva dei flussi di lavoro, oltre a un insieme di azioni che gli utenti possono aggiungere ai flussi di lavoro senza dover scrivere codice sorgente, tra cui:
Impostazione dei metadati degli elenchi
Creazione, copia, eliminazione o modifica delle voci di elenco, compresi i documenti
Archiviazione o estrazione degli elementi
Sospensione, avvio o interruzione del flusso di lavoro
Invio di messaggi di posta elettronica
Impostazione dello stato di moderazione di un elemento
Impostazione dei metadati di un elemento
Assegnazione delle attività
Scaricare il manuale
Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:
Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).
Vedere anche
Concetti
Passaggi da eseguire dopo la pianificazione dei flussi di lavoro