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Identificare i ruoli relativi alla gestione dei record (Office SharePoint Server)

  • Articolo

Per una gestione dei record efficace, è necessario un impegno a livello di organizzazione per la pianificazione, l'implementazione, la supervisione e la partecipazione al programma di gestione stesso. A tale scopo, i membri dell'organizzazione con ruoli e competenze correlati alla gestione devono sostenere lo sforzo. Nel momento in cui si pianifica la soluzione di gestione dei record, identificare le persone all'interno dell'organizzazione che ricopriranno i ruoli seguenti:

  • Responsabili della gestione dei record   In genere sono membri dell'ufficio legale dell'organizzazione e possiedono le competenze necessarie per eseguire i processi di classificazione dei documenti elettronici e fisici e per decidere quali documenti devono diventare record. I responsabili della gestione dei record contribuiscono a determinare i criteri di gestione dei record nell'organizzazione e partecipano alla progettazione della soluzione di gestione dei record. Sono inoltre responsabili della ricerca e della scrittura del piano di file e della pianificazione della conservazione e partecipano alla preparazione del documento relativo ai requisiti di conformità. I responsabili della gestione dei record operano inoltre nel sistema di gestione stesso, sospendono i record durante le controversie legali ed eliminandoli al termine dei relativi periodi di conservazione. Il contributo dei responsabili della gestione dei record è essenziale per ottenere un sistema di gestione dei record efficiente.

  • Responsabili della conformità   Membri dell'ufficio legale di un'organizzazione. In alcune organizzazioni questo ruolo viene ricoperto dai responsabili della gestione dei record. I responsabili della conformità controllano ogni aspetto della gestione dei record aziendale per garantire che l'organizzazione segua rigorosamente le normative e le linee guida rilevanti e sono responsabili principalmente della preparazione del documento relativo ai requisiti di conformità, in cui vengono descritti la metodologia di gestione dei record aziendale, le linee guida e i piani di formazione.

  • Professionisti IT   Responsabili della distribuzione, del funzionamento e della gestione dei computer e delle applicazioni che implementano la soluzione di gestione dei record. Garantiscono che tale soluzione sia protetta, affidabile e di dimensioni adeguate e che comunichi con i server di gestione dei documenti e di posta elettronica che la implementano con i record.

  • Progettisti di siti   In una soluzione di gestione dei record basata su Microsoft Office SharePoint Server 2007 rappresentano gli esperti della creazione e della configurazione di siti Web che implementano un sito Centro record.

  • Responsabili del contenuto   Team di gestione che producono documenti o che gestiscono file elettronici o fisici che potrebbero essere record. Sono responsabili dell'identificazione dei record, della pianificazione dei processi per i relativi team che garantiranno procedure di gestione dei record efficienti e della verifica della partecipazione degli Information Worker dei team alla gestione dei record dell'organizzazione.

  • Information Worker   Partecipanti al sistema di gestione dei record. Creano o gestiscono documenti elettronici o stampe, promemoria, report, messaggi e altri tipi di contenuto che potrebbero essere record. L'efficacia della soluzione di gestione dei record dipende dalla qualità della partecipazione degli Information Worker nell'organizzazione.

    Nota

    Il modo in cui il sistema di gestione dei record viene progettato può avere un impatto significativo sul livello di conformità degli Information Worker con il sistema stesso. Se ad esempio si creano semplici processi per la conservazione di record, la partecipazione aumenterà poiché gli Information Worker saranno meno propensi a considerare tali attività come impedimenti alla realizzazione del loro lavoro. Una formazione e una documentazione efficaci associate alla gestione dei record aumenteranno la partecipazione attiva degli Information Worker.

L'organizzazione potrebbe avere già assegnato tutti i ruoli descritti in questo articolo. In caso contrario, potrebbe essere necessario ricercare esperti di gestione dei record e di conformità. Organizzazioni professionali, ad esempio ARMA (Association of Records Managers and Administrators), consentono di individuare i professionisti della gestione dei record in un'area specifica.

Le attività iniziali del team che progetta il sistema di gestione dei record includono l'analisi dell'utilizzo del contenuto nell'organizzazione, l'analisi delle normative e degli altri requisiti che influiranno sulle decisioni relative alla gestione dei record, la valutazione delle risorse hardware e applicazione da utilizzare per conservare i record e la pianificazione della strategia migliore per garantire la cooperazione degli Information Worker nella gestione dei record. Poiché tale pianificazione è correlata a numerose discipline nell'organizzazione, è consigliabile creare un team diverso per pianificare la soluzione di gestione dei record nell'organizzazione che includa tutti i ruoli descritti in precedenza.

Azione nel foglio di lavoro

Utilizzare il foglio di lavoro Records management stakeholders and participants (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73296&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) per registrare il nome, l'indirizzo di posta elettronica, il ruolo e altre informazioni sul contatto di ogni partecipante al team di pianificazione della gestione dei record.

Foglio di lavoro

Per pianificare la distribuzione, utilizzare il foglio di lavoro seguente:

Scaricare il manuale

Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:

Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).