Flusso di lavoro e Office SharePoint Server 2007
Office System 2007 include nuove versioni delle applicazioni desktop di Office, incluse Word, Excel, Outlook e PowerPoint, nonché un insieme di server con licenza distinta in grado di gestire diverse aree. Il componente di questa serie di server più significativo per il flusso di lavoro è Office SharePoint Server 2007.
Office SharePoint Server sostituisce i prodotti precedenti di Microsoft, inclusi SharePoint Portal Server e Content Management Server, per offrire un'ampia gamma di funzioni di gestione di contenuto aziendale. Tra queste funzioni sono disponibili molte utili aggiunte alle funzionalità del flusso di lavoro presenti in Windows SharePoint Services. Come per Windows SharePoint Services, tutte queste funzioni sono basate su Windows Workflow Foundation.
Combinazione di Windows Workflow Foundation, Windows SharePoint Services e Office SharePoint Server
Le aggiunte correlate al flusso di lavoro disponibili in Office SharePoint Server per Windows SharePoint Services possono essere raggruppate in tre aree diverse: supporto per client Office 2007, possibilità per i flussi di lavoro di utilizzare moduli creati con InfoPath e flussi di lavoro predefiniti. In questa sezione verranno esaminate ognuna di queste tre aree.
I flussi di lavoro creati solo tramite Windows SharePoint Services devono utilizzare moduli ASPX. Di conseguenza, l'unico modo in cui gli utenti possono interagire con questi flussi di lavoro è tramite un Web browser. Poiché, tuttavia, le applicazioni desktop di Office sono tuttora ampiamente utilizzate, molti flussi di lavoro di Windows SharePoint Services faranno riferimento a documenti creati con tali applicazioni. Per questo motivo, è estremamente utile consentire agli utenti di interagire con tali flussi di lavoro direttamente da Word, Excel, Outlook e altre applicazioni di Office.
Office SharePoint Server offre questa possibilità. Anziché utilizzare un browser per comunicare con gli utenti, un flusso di lavoro di Windows SharePoint Services in esecuzione con Office SharePoint Server installato è in grado di visualizzare i moduli direttamente nelle applicazioni di Office 2007. Per molti flussi di lavoro, ciò consente un'interazione molto più spontanea con gli utenti. Un elenco delle attività di Windows SharePoint Services, ad esempio, può essere sincronizzato con l'elenco delle attività gestito in Outlook 2007, offrendo all'utente un unico elenco Da fare. Le attività possono inoltre essere rappresentate in documenti di Word 2007, messaggi di posta elettronica di Outlook 2007 e in altri modi, consentendo agli utenti di immettere informazioni in un flusso di lavoro in esecuzione direttamente dalle applicazioni di Office.
Per visualizzare i moduli direttamente nelle applicazioni di Office, è necessario definire tali moduli in modi specifici. Le pagine ASPX utilizzate dai flussi di lavoro standard di Windows SharePoint Services non sono più sufficienti. Per risolvere questo problema, Office SharePoint Server consente agli autori dei flussi di lavoro di definire moduli tramite InfoPath 2007. Per la maggior parte degli utenti, questi moduli sono più semplici da creare rispetto alle pagine ASPX e possono offrire funzionalità come la convalida predefinita. È tuttavia importante notare che i moduli basati su InfoPath utilizzati con un flusso di lavoro, denominati in questo articolo moduli flusso di lavoro di InfoPath, offrono solo un subset delle funzionalità offerte dai moduli standard di InfoPath, in quanto, ad esempio, non includono buona parte del modello a oggetti di InfoPath, essendo incentrati sulla creazione e l'utilizzo di moduli come parte dei flussi di lavoro.
Benché il fatto di consentire agli autori dei flussi di lavoro di interagire direttamente con le applicazioni di Office tramite moduli flusso di lavoro di InfoPath sia certamente utile, tutte le informazioni contenute in questa sezione sono state fino a oggi destinate agli sviluppatori e non sono state utilizzabili da parte degli Information Worker. Questo approccio cambia con Office SharePoint Server, in cui è incluso un gruppo di flussi di lavoro predefinito. Tali flussi di lavoro sono destinati all'utilizzo diretto da parte degli Information Worker e possono essere tutti personalizzati per rispondere a svariati requisiti. Tra i flussi di lavoro predefiniti disponibili in Office SharePoint sono inclusi i seguenti:
Approvazione: invia un documento per l'approvazione. Il ruolo iniziale del flusso di lavoro specifica un elenco di responsabili approvazione, ognuno dei quali può approvare o rifiutare il documento, riassegnare l'attività di approvazione o richiedere modifiche al documento. Nello scenario di flusso di lavoro di esempio descritto in precedenza per Windows SharePoint Services viene effettivamente utilizzato il flusso di lavoro Approvazione predefinito. Si noti che, benché nello scenario precedente vengano illustrati solo alcuni aspetti di Windows SharePoint Services, per l'esecuzione di questo flusso di lavoro predefinito è in realtà necessario Office SharePoint Server. Uno sviluppatore, tuttavia, potrebbe creare un flusso di lavoro dal comportamento esattamente identico allo scenario precedente utilizzando solo Windows SharePoint Services.
Raccolta commenti e suggerimenti: invia un documento per la revisione, analogamente al flusso di lavoro Approvazione. I partecipanti possono indicare commenti e suggerimenti, che vengono quindi compilati e inviati al proprietario del documento al completamento del flusso di lavoro. Diversamente dal flusso di lavoro Approvazione, che per impostazione predefinita assegna le attività ai partecipanti in sequenza, questo flusso di lavoro predefinito utilizza un'assegnazione parallela delle attività, consentendo la restituzione di commenti e suggerimenti in qualsiasi ordine.
Raccolta firme: invia un documento di Office per le firme necessarie. Questo flusso di lavoro può essere avviato solo da un client Office.
Approvazione dell'eliminazione: consente di gestire la memorizzazione dei documenti, in modo che i partecipanti possano decidere se memorizzare o eliminare documenti scaduti.
Gestione traduzioni: consente di gestire il processo di traduzione dei documenti. Questo flusso di lavoro può essere utilizzato per assegnare attività di traduzione specifiche ai traduttori partecipanti e quindi tenere traccia dello stato di tali attività. Consente inoltre di assegnare nuove attività di traduzione quando un documento di origine viene modificato.
Flusso di lavoro per l'approvazione di gruppo: implementa un processo di approvazione orientato ai gruppi. Questo flusso di lavoro è disponibile solo nelle versioni asiatiche di Office SharePoint Server.
Tutti questi flussi di lavoro predefiniti utilizzano i moduli flusso di lavoro di InfoPath e, pertanto, consentono tutti l'accesso diretto dalle applicazioni di Office 2007.
In Office SharePoint Server sono inoltre disponibili altri servizi correlati al flusso di lavoro, inclusi la possibilità di creare report sulla cronologia del flusso di lavoro direttamente in Excel e il supporto per il completamento di attività in blocco, che consente a un utente di approvare contemporaneamente molte attività in sospeso. Il prodotto offre anche un'ampia gamma di altre funzioni, quali ricerca avanzata, possibilità di caricare, calcolare e rappresentare fogli di calcolo di Excel nel server e altro ancora. Questo ampio insieme di funzionalità viene reso disponibile in due versioni: un'edizione di base e un'edizione Enterprise. L'edizione di base del prodotto include i flussi di lavoro predefiniti descritti in precedenza, ma non supporta i moduli flusso di lavoro di InfoPath. Gli utenti dovranno interagire con questi flussi di lavoro tramite un Web browser. L'edizione Enterprise supporta tutte le funzionalità descritte in questa sezione, inclusi i moduli flusso di lavoro di InfoPath.
Scaricare il manuale
Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:
Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).