Che cos'è la gestione dei documenti?
Contenuto dell'articolo:
Elementi di un sistema di gestione dei documenti
Processo di pianificazione
La gestione dei documenti consente di controllare il ciclo di vita dei documenti di un'organizzazione, ovvero le fasi di creazione, revisione, pubblicazione e utilizzo, nonché l'eliminazione o conservazione degli stessi. Benché il termine "gestione" indichi un controllo delle informazioni dall'alto verso il basso, un sistema di gestione dei documenti è veramente efficace solo se riflette i principi e i requisiti dell'organizzazione in cui è in uso. Gli strumenti utilizzati per gestire i documenti devono essere flessibili, consentendo uno stretto controllo sul ciclo di vita dei documenti se richiesto dalle esigenze e dagli obiettivi dell'azienda o eventualmente l'implementazione di un sistema con una struttura più libera nel caso sia più adatto per l'azienda.
Un sistema di gestione dei documenti ben progettato consente di ricercare e condividere agevolmente le informazioni, organizzando il contenuto in modo logico e facilitando la standardizzazione della creazione e presentazione del contenuto stesso all'interno di un'azienda. Rende inoltre possibili la gestione delle informazioni e il data mining e aiuta l'organizzazione ad assolvere alle proprie responsabilità di carattere legale. Offre infatti caratteristiche specifiche per tutte le fasi del ciclo di vita di un documento, dalla creazione del modello alle attività di creazione, modifica, revisione, pubblicazione, controllo e infine distruzione o memorizzazione.
Elementi di un sistema di gestione dei documenti
Una soluzione di gestione dei documenti efficace specifica quanto segue:
I tipi di documenti e di altro contenuto che è possibile creare all'interno di un'organizzazione.
I modelli da utilizzare per ogni tipo di documento.
I metadati da fornire per ogni tipo di documento.
La posizione in cui memorizzare i documenti in ogni fase del relativo ciclo di vita.
Le modalità di controllo dell'accesso a un documento in ogni fase del relativo ciclo di vita.
Le modalità di spostamento dei documenti all'interno dell'organizzazione man mano che i membri del team partecipano alle fasi di creazione, revisione, approvazione, pubblicazione ed eliminazione dei documenti stessi.
I criteri da applicare ai documenti in modo che sia possibile controllare le azioni a essi correlate, mantenere o eliminare correttamente i documenti e proteggere il contenuto importante per l'organizzazione.
Le modalità di conversione dei documenti nella transizione da una fase all'altra del relativo ciclo di vita.
Le modalità di gestione dei documenti in quanto registrazioni ufficiali dell'organizzazione da mantenere in conformità ai requisiti legali e alle linee guida aziendali.
In Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono disponibili caratteristiche che implementano tutti questi aspetti della gestione dei documenti. Per consentire agli Information Worker di avvalersi facilmente di tali caratteristiche senza abbandonare le attività giornaliere e gli strumenti di consueto utilizzo, le applicazioni del sistema Microsoft Office 2007, quali Microsoft Outlook e Microsoft Word, includono anche caratteristiche per il supporto delle diverse fasi del ciclo di vita di un documento.
Processo di pianificazione
Il processo di pianificazione della gestione dei documenti prevede le attività principali seguenti:
Identificare i ruoli per la gestione dei documenti Verificare che per la definizione dei piani vengano presi in considerazione i giudizi e i suggerimenti delle principali parti interessate dell'organizzazione, che sia disponibile il team adatto per l'implementazione della soluzione e che siano note le persone che parteciperanno ai processi di gestione dei documenti. Per ulteriori informazioni sulla creazione di un team per la pianificazione della gestione dei documenti, vedere Identificare i partecipanti e i cointeressati alla gestione dei documenti.
Analizzare l'utilizzo dei documenti Dopo aver identificato le persone che lavorano con i documenti, determinare i tipi di documenti su cui intervengono e le modalità con cui li utilizzeranno. Per ulteriori informazioni, vedere Analizzare l'utilizzo documento.
Pianificare l'organizzazione dei documenti I documenti possono essere organizzati in raccolte, siti del team e siti portale. Microsoft Office SharePoint Server 2007 offre infatti una vasta gamma di caratteristiche per l'organizzazione e la memorizzazione dei documenti, da siti specializzati come ad esempio l'Archivio record a raccolte di struttura più libera per creare e collaborare ad hoc sui documenti. All'interno di una raccolta è possibile organizzare ulteriormente il contenuto in cartelle e sottocartelle. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare raccolte documenti.
Pianificare le modalità di spostamento del contenuto da una posizione all'altra Nelle diverse fasi del ciclo di vita di un documento potrebbe essere necessario spostare o copiare il documento da un sito all'altro o da una raccolta all'altra. Il processo di pubblicazione potrebbe ad esempio prevedere lo spostamento di un documento da un sito di gestione temporanea a un sito Internet pubblico. Se per lo spostamento da un sito all'altro il contenuto deve essere convertito in un formato diverso, sarà inoltre necessario pianificare tali conversioni. Per ulteriori informazioni, vedere "Pianificare il flusso del contenuto" nell'argomento Pianificare raccolte documenti.
Pianificare i tipi di contenuto Utilizzare i tipi di contenuto per organizzare le informazioni relative ai tipi di documenti, ad esempio metadati, modelli di documento, criteri e processi del flusso di lavoro. Questa è un'attività essenziale per rendere più agevole l'organizzazione dei documenti e consentire una gestione coerente all'interno dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare i tipi di contenuto (Office SharePoint Server).
Pianificare il controllo del contenuto È possibile pianificare il livello appropriato di controllo per ogni tipo di contenuto e posizione di memorizzazione. Per una raccolta documenti ad esempio è possibile pianificare l'esecuzione obbligatoria dell'archiviazione e dell'estrazione, nonché la protezione dei documenti da una distribuzione non autorizzata mediante Information Rights Management. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare il controllo delle versioni, l'approvazione del contenuto e le estrazioni.
Pianificare i flussi di lavoro Pianificando i flussi di lavoro per l'organizzazione, è possibile controllare e tenere traccia delle modalità con cui un documento passa da un membro del team all'altro mentre i diversi partecipanti collaborano al ciclo di vita del documento. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono inclusi flussi di lavoro per le attività più comuni di un team, tra cui la revisione e l'approvazione dei documenti. Microsoft Office SharePoint Server 2007 inoltre supporta la creazione e l'installazione di flussi di lavoro personalizzati. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare i flussi di lavoro per la gestione dei documenti.
Pianificare i criteri Per ogni tipo di contenuto, pianificare alcuni criteri di gestione delle informazioni per garantire che i documenti vengano controllati, mantenuti, etichettati o altrimenti gestiti correttamente in base ai requisiti istituzionali e legali dell'organizzazione. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono inclusi criteri per implementare il controllo, il mantenimento dei documenti, l'etichettatura e i codici a barre, in modo che il contenuto stampato possa essere correlato alle versioni corrispondenti presenti nelle raccolte documenti. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare i criteri di gestione delle informazioni.
Scaricare il manuale
Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:
Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).