Sviluppare il piano di file (Office SharePoint Server)

Contenuto dell'articolo:

• Informazioni su record, documenti attivi e documenti archiviati

• Determinare cosa è un record

• Completare il piano di file

Il piano di file è il documento di pianificazione primario per la gestione dei record. Sebbene i piani di file possano differire tra le organizzazioni, in genere consentono di:

• Descrivere i tipi di elementi riconosciuti come record dall'organizzazione.

• Descrivere la categoria più ampia di record a cui gli elementi appartengono.

• Indicare dove vengono memorizzati i record.

• Descrivere i periodi di conservazione per i record.

• Delineare chi è responsabile della gestione dei vari tipi di record.

Informazioni su record, documenti attivi e documenti archiviati

Prima di determinare il piano di file, è innanzitutto necessario comprendere le differenze tra record, documenti attivi e documenti archiviati.

• Record Documenti o altre entità fisiche o elettroniche in un'organizzazione che fungono da dimostrazione di attività o transazioni eseguite dall'organizzazione. Devono essere conservati per qualche tempo, in modo da potere essere forniti in caso di necessità, ad esempio per verifiche normative o legali.

  Quando un documento viene identificato come record, viene spostato o copiato in una posizione protetta, ad esempio una cassaforte fisica o un archivio di record elettronici, e viene associato a un periodo di conservazione, che specifica per quanto tempo verrà conservato dall'organizzazione. Si noti che il periodo di conservazione potrebbe essere permanente, ovvero che il record potrebbe essere conservato in modo indefinito. Al termine del periodo di conservazione, il record viene eliminato da un responsabile della gestione dei record oppure spostato in un archivio per la conservazione come documento di interesse cronologico.

• Documenti attivi Documenti in uso, ad esempio i messaggi di posta elettronica nella cartella Posta in arrivo di un Information Worker, le specifiche del prodotto stampate sulla scrivania di un dipendente, i documenti in una raccolta documenti o le pagine di un sito Web aziendale. È previsto che i documenti attivi cambino nel corso del tempo, vengano copiati e condivisi e in genere vengano spostati all'interno dell'organizzazione.

  I documenti attivi possono essere identificati come record se fungono da dimostrazione di un'attività o una transazione eseguita dall'organizzazione. Ad esempio, se l'organizzazione offre un servizio che include la consegna di contenuto a un cliente, tale contenuto diventa un record della consegna del servizio ed è consigliabile conservare una copia di tale documento. Alcuni tipi di documenti attivi non diventeranno mai record. Ad esempio, un messaggio di posta elettronica scambiato tra colleghi per decidere dove incontrarsi per il pranzo non verrà classificato come record.

  A un determinato punto del ciclo di vita un documento non risulta più attivo. Ad esempio, quando un documento relativo ai prodotti finiti viene fornito al cliente, è possibile che non sia più necessario continuare a gestire tale contenuto come record attivo. Ma se il documento è un record, deve essere salvato e protetto per un certo periodo di conservazione.

• Documenti archiviati Documenti non più attivi ma non classificabili come record, poiché non è più necessario conservarli o perché non sono mai stati classificati come record. I documenti archiviati vengono mantenuti da un'organizzazione per fini non legali, ad esempio per la conservazione cronologica delle informazioni.

Determinare cosa è un record

La determinazione di quali documenti attivi dell'organizzazione possano essere classificabili come record richiede la collaborazione di responsabili della gestione dei record, avvocati, responsabili della conformità e responsabili della gestione del contenuto. Si noti che, anche se la propria azienda non opera in un ambito altamente regolamentato, in base ad alcune normative generali, di cui il responsabile della gestione dei record deve essere a conoscenza, la conservazione dei record da parte dell'azienda potrebbe essere obbligatoria. Oltre alle normative aziendali generali, è necessario esaminare i requisiti legali specifici per la propria azienda.

Fornire informazioni più specifiche sulla determinazione di cosa sia un record in un'organizzazione esula dall'ambito di questo articolo. È probabile che l'azienda preveda già una qualche forma di gestione dei record, che la maggior parte dei ruoli relativi alla gestione dei record siano già assegnati e infine che sia già disponibile una tassonomia dei record.

Per determinare quali siano i record nella propria organizzazione, sono in genere necessari gli elementi seguenti:

1. Comprensione degli obblighi legali e delle esigenze aziendali della propria azienda.

2. Analisi dell'utilizzo dei documenti attivi, grazie a uno sforzo collaborativo in tutte le divisioni dell'organizzazione.

3. Sviluppo di un elenco di tipi di documenti attivi da identificare come record. È ad esempio possibile determinare che è necessario conservare come record i documenti seguenti:

   • Contratti di affitto di spazio aziendale.

   • Documenti relativi ai benefici ai dipendenti.

   • Documenti relativi alla ricerca e allo sviluppo di prodotti.

4. Classificazione dei record.

Azione nel foglio di lavoro

Ciò risulta utile, poiché per i record appartenenti alla stessa categoria vengono spesso specificati gli stessi periodi di conservazione e tali record potrebbero necessitare di trattamento equivalente anche in altri modi. Per registrare i risultati della ricerca, è possibile utilizzare il foglio di lavoro Record categories worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) .

Di seguito viene riportato un foglio di lavoro di esempio:

Record	Categoria record	Descrizione	Siti
Piani per i benefici, piani assicurativi, piani pensionistici	Descrizioni dei benefici ai dipendenti	Descrizioni di tutti i piani per i benefici ai dipendenti.	http://esempio
Schede attività per paghe e stipendi, informazioni supplementari su paghe e stipendi	Record di paghe e stipendi	Riepiloghi di ore di lavoro, straordinari e retribuzioni pagate.	http://esempio
Fatture dei fornitori	Fatture	Record di prodotti o servizi acquistati dai fornitori.	http://esempio
Sondaggi relativi ai prodotti, questionari, manuali e video per la formazione	Materiale didattico	Offre corsi di formazione interni o esterni.	http://esempio
Moduli di spedizione, rapporti sulla spedizione	Record relativi alla spedizione	Documenta la spedizione di materiale.	http://esempio
Comunicati stampa, articoli di giornale	Comunicati stampa	Informazioni per pubbliche relazioni sui prodotti e servizi.	http://esempio
Fogli di contatto per emergenze, moduli di iscrizione a piani medici, curricula, rapporti di stato sui benefici	Record del personale	Record della cronologia lavorativa dei singoli dipendenti e azioni personali correlate.	http://esempio

Completare il piano di file

Dopo avere determinato quali documenti devono essere conservati come record e dopo avere creato un insieme di categorie di record, è necessario completare il piano di record definendo i periodi di conservazione per ogni categoria di record, indicando come eliminare i record al termine del periodo di conservazione e specificando altre informazioni, ad esempio il responsabile primario per la gestione di ogni tipo di record e il supporto utilizzato per la memorizzazione del record.

Di seguito viene riportato un piano di file completo di esempio:

Record	Descrizione	Supporti	Categoria record	Conservazione	Eliminazione	Contatto
Piani previdenziali	Descrizione del piano per i benefici ai dipendenti.	Pagine Web	Piani per i benefici ai dipendenti	X anni	Nessuno	Giorgio Cavaglieri
Piani assicurativi	Descrizione del piano assicurativo per i dipendenti.	Stampa	Piani per i benefici ai dipendenti	X anni	Nessuno	Giorgio Cavaglieri
Piani pensionistici	Descrizione del piano pensionistico per i dipendenti.	Stampa	Piani per i benefici ai dipendenti	X anni	Nessuno	Giorgio Cavaglieri
Schede attività per paghe e stipendi	Riepiloghi di ore di lavoro, straordinari e retribuzioni pagate.	Documenti elettronici	Record di paghe e stipendi	X anni	Distruzione	Giorgio Cavaglieri
Informazioni supplementari su paghe e stipendi	Riepiloghi di periodi di malattia, periodi di ferie e altri elementi di retribuzione non relativi a paghe e stipendi.	Documenti elettronici	Record di paghe e stipendi	X anni	Distruzione	Giorgio Cavaglieri
Fatture dei fornitori	Record di prodotti o servizi acquistati dai fornitori.	Stampa	Fatture	X anni	Distruzione	Francesca Leonetti
Sondaggi relativi ai prodotti	Sondaggi relativi alla soddisfazione del cliente.	Pagine Web	Materiale sondaggi	X anni	Archivio	Adriana Giorgi
Questionari	Questionario per determinare i dati demografici del cliente.	Stampa	Materiale sondaggi	X anni	Archivio	Adriana Giorgi
Manuali per la formazione	Contenuto stampato per la formazione.	Stampa	Materiale didattico	X anni	Distruzione	Adriana Giorgi
Video per la formazione	Contenuto video per la formazione.	Video	Materiale didattico	X anni	Distruzione	Adriana Giorgi
Moduli di spedizione	Configurare la spedizione di materiale.	Stampa	Materiale per spedizioni	X anni	Distruzione	Francesca Leonetti
Rapporti sulla spedizione	Documentare la spedizione di materiale.	Fogli di calcolo elettronici	Materiale per spedizioni	X anni	Distruzione	Francesca Leonetti
Comunicati stampa	Comunicati su prodotti e servizi.	Documenti elettronici	Informazioni per pubbliche relazioni	X anni	Archivio	Adriana Giorgi
Articoli di giornale	Notizie su prodotti e servizi.	Stampa	Informazioni per pubbliche relazioni	X anni	Archivio	Adriana Giorgi
Fogli di contatto per emergenze	Informazioni sui dipendenti.	Documenti elettronici	Record del personale	X anni	Distruzione	Giorgio Cavaglieri
Moduli di iscrizione a piani medici	Moduli di iscrizione ai piani sanitari per i dipendenti.	Documenti elettronici	Record del personale	X anni	Distruzione	Giorgio Cavaglieri
Curriculum	Curriculum ricevuti.	Combinati	Record del personale	X anni	Distruzione	Giorgio Cavaglieri

Nota

L'esempio sopra riportato è un esempio e non un'indicazione delle eventuali impostazioni piano di file specifici. Per sottolineare il fatto che si tratta di un esempio e non di un'indicazione di criteri per la gestione dei record, non è stato indicato alcun periodo di conservazione.

Foglio di lavoro

Per agevolare la pianificazione della distribuzione, è possibile utilizzare il foglio di lavoro seguente insieme a questo articolo:

• Foglio di lavoro Record categories worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese)

Scaricare il manuale

Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:

• Pianificare siti e caratteristiche, parte 1 (informazioni in lingua inglese)

Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).