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03/02/2015

Creare progetti

Aggiornamento: maggio 2009

Ultima modifica dell'argomento: 2015-02-27

Contenuto dell'articolo:

Pianificare proposte
Pianificare una struttura funzionale della risorsa (RBS, Resource Breakdown Structure)
Pianificare risorse
Pianificare campi personalizzati
Pianificare categorie

Il processo creativo è dinamico e in continua evoluzione e la creazione di progetti non fa eccezione. Esistono vari modi per realizzare un'idea di progetto. A volte il processo è informale e può risultare da un incontro di brainstorming di meno di un'ora, altre volte il progetto viene creato dopo anni di studi e attente analisi. Se non viene pianificato e gestito, il processo di creazione può diventare caotico e questa confusione può risultare costosa sotto diversi aspetti: minore efficienza, risorse male allocate, priorità errate, operazioni duplicate, approcci in conflitto e opportunità non sfruttate, solo per nominarne alcuni. Ne deriva che è necessario considerare alcuni punti chiave quando si utilizza Microsoft Office Project 2007 per creare progetti per un'organizzazione.

Pianificare proposte

La proposta di progetto offre un meccanismo per controllare l'inserimento di progetti in Project Server. Garantisce un valore aggiunto per i responsabili con incarichi decisionali in quanto consente di memorizzare i dati delle proposte insieme a quelli del progetto. Questa caratteristica include migliori strumenti per la creazione di relazioni e di modelli, nonché di analisi della pipeline, oltre a favorire l'automazione dei processi aziendali di gestione delle proposte.

Le proposte sono progetti limitati, in quanto per le proposte non sono disponibili tutte le caratteristiche disponibili quando si utilizza Office Project Professional 2007. Le proposte di progetto non sono progetti dell'organizzazione. Si tratta di un tipo di progetto limitato e semplice utile per diversi utenti. Tale caratteristica consente di presentare proposte di progetto mediante funzionalità di facile utilizzo per la pianificazione dei progetti e delle risorse e costituisce un meccanismo di controllo semplice per i progetti da aggiungere a Office Project Server 2007. Le proposte di progetto sono soggette a revisione prima di essere trasformate in progetti dell'organizzazione e contengono informazioni di base che consentono ai responsabili con incarichi decisionali in un'organizzazione di approvare o rifiutare la proposta. Le informazioni fornite possono essere le seguenti:

Nome del progetto
Descrizione del progetto
Data iniziale e finale proposta
Costo proposto
Requisiti in termini di risorse

Le proposte vengono create in Microsoft Office Project Web Access e sono accessibili dalla home page di Office Project Web Access. Il collegamento Selezionare per visualizzare le proposte e i piani di attività è disponibile nel menu a sinistra al di sotto di Progetti. Questo collegamento consente di aprire la pagina Web delle proposte e dei piani attività. Da questa pagina l'utente potrà visualizzare, creare e gestire le proposte. Qualsiasi utente disponga dell'accesso a Office Project Web Access può visualizzare le proposte. Per creare proposte di progetto, è invece necessario disporre dell'autorizzazione Crea nuovo progetto di manutenzione. I membri del gruppo di protezione Membri del team dispongono di tale autorizzazione per impostazione predefinita.

Le proposte di progetto includono un campo dello stato che può contenere i valori seguenti:

Campo	Descrizione
Proposta	Valore predefinito per una proposta. Indica che la proposta è ancora in fase di revisione.
Approvata	Questo valore indica che la proposta è stata controllata ed è stata approvata per le fasi successive.
Rifiutata	Questo valore indica che la proposta è stata controllata ed è stata rifiutata. Le proposte contrassegnate con questo stato vengono in genere eliminate dal sistema da un amministratore.

Il campo dello stato del progetto può essere modificato solo in Office Project Web Access o tramite l'interfaccia di Project Server. Tale campo può essere modificato da utenti che dispongono delle autorizzazioni di categoria appropriate per modificare le proposte e dell'autorizzazione globale Modifica stato progetto. Il campo dello stato del progetto è in grado di rilevare un flusso di lavoro. Ciò significa che le proposte possono essere configurate per l'utilizzo con i flussi di lavoro disponibili in Microsoft Office SharePoint Server 2007. Per utilizzare i flussi di lavoro, è necessario che Office Project Server 2007 e Microsoft Office SharePoint Server 2007 siano installati nella stessa farm e che l'opzione di amministrazione per il campo dello stato del progetto sia stata impostata. Se il campo dello stato dipende da un flusso di lavoro esterno, risulta sempre disattivato in Office Project Web Access. Se non dipende da un flusso di lavoro esterno, è attivato quando gli utenti dispongono dell'autorizzazione appropriata. Se il campo dello stato del progetto non dipende da un flusso di lavoro esterno, il flusso di lavoro verrà eseguito manualmente.

Per configurare il campo dello stato del progetto per l'utilizzo di un flusso di lavoro

Accedere a Office Project Web Access come utente membro del gruppo di protezione Administrators.
Scegliere Impostazioni server dal menu sul lato sinistro della home page.
Nella pagina Web di amministrazione di Project Server scegliere Impostazioni aggiuntive server dal menu Criteri operativi.
Nella pagina Web Impostazioni aggiuntive server selezionare Sì nella sezione Campo dello stato del progetto.

Quando il flusso di lavoro di una proposta viene eseguito manualmente, il campo dello stato cambia e le notifiche non sono più automatiche e devono essere inviate dai creatori e dai revisori della proposta. Ad esempio, il proprietario della proposta crea la proposta e imposta manualmente il campo dello stato su Proposta. Contatta quindi i revisori, che dovranno controllare la proposta, accettarla o rifiutarla e quindi comunicare al proprietario la propria decisione.

Quando la proposta è configurata per un flusso di lavoro, questo esegue automaticamente gran parte delle operazioni. Quando viene creata una proposta, il flusso di lavoro genera assegnazioni di attività per i revisori della proposta e per il creatore quando la proposta avanza nel processo di approvazione. Queste attività vengono visualizzate per i proprietari tramite la web part per Attività flusso di lavoro proposte.

Se si installa Office SharePoint Server 2007 in una distribuzione di Office Project Server 2007 esistente, è necessario eseguire ulteriori operazioni di configurazione per utilizzare le proposte basate su un flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere Distribuire Office SharePoint Server 2007 in una distribuzione esistente di Project Server 2007.

[!NOTA] Se si installa Office Project Server 2007 in una distribuzione di Office SharePoint Server 2007 esistente, non è necessario eseguire operazioni di configurazione aggiuntive per attivare la funzionalità delle proposte per l'utilizzo dei flussi di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere Distribuire Office Project Server 2007 con Office SharePoint Server 2007.

Pianificare una struttura funzionale della risorsa (RBS, Resource Breakdown Structure)

I campi personalizzati delle risorse dell'organizzazione vengono utilizzati per standardizzare tutti i progetti, le attività e le risorse all'interno di un'organizzazione. È possibile definire tutti i campi personalizzati delle risorse dell'organizzazione desiderati in Office Project Server 2007. Poiché tali campi personalizzati sono disposti in ordine gerarchico, facilitano la segnalazione e la modellazione dettagliata delle strutture organizzative comuni.

Data l'importanza della struttura RBS nella protezione delle applicazioni e nella gestione delle risorse per Project Server, la corretta definizione di un codice RBS per la propria organizzazione è un fattore molto importante per la configurazione di Office Project Server 2007 per l'organizzazione. I tre fattori seguenti influiscono sul codice RBS definito per l'organizzazione:

Il processo utilizzato per l'assegnazione delle risorse nell'organizzazione. Sono i project manager o i manager delle risorse i responsabili dell'assegnazione del personale ai progetti? Se questa operazione viene eseguita dai project manager, probabilmente si utilizza uno stile matrice per la gestione delle risorse. Se viene invece eseguita dai manager delle risorse, è probabile che si utilizzi uno stile gerarchico.
Gli obiettivi dell'organizzazione per la protezione dell'ambiente di gestione del progetto.
Il metodo utilizzato all'interno dell'organizzazione per determinare se una risorsa è appropriata per un'assegnazione

RBS è un campo personalizzato di risorsa dell'organizzazione predefinito utilizzato come gli altri campi personalizzati dell'organizzazione. È possibile utilizzare il campo RBS per definire le relazioni gerarchiche tra gli utenti e le risorse dell'organizzazione. Office Project Server 2007 utilizza le relazioni definite nella struttura RBS per semplificare la gestione dell'accesso per utenti e gruppi. Si tratta di un'attività necessaria per la gestione delle risorse e la protezione dell'applicazione.

È possibile utilizzare il codice RBS per definire cinque regole di protezione durante la creazione delle categorie di protezione in Office Project Web Access. Il codice RBS viene inoltre utilizzato nelle caratteristiche seguenti: Sostituzione guidata risorse, Analizzatore di portfolio, Crea team dall'organizzazione in Office Project Professional 2007 e Crea team in Office Project Web Access, nonché nelle due categorie di protezione predefinite Subalterni e Risorse personali. Se si prevede di utilizzare queste caratteristiche e il pool di risorse dell'organizzazione, è consigliabile utilizzare un codice RBS.

Determinare il processo

Per pianificare una struttura RBS efficace, è necessario innanzitutto determinare il processo utilizzato per l'assegnazione delle risorse nell'organizzazione. Ad esempio:

È il manager delle risorse ad assegnare le risorse?
Un project manager seleziona un team e quindi assegna le risorse alle attività?
Si verificano entrambe le situazioni?
È un processo di collaborazione?
È l'organizzazione o un gruppo a prendere decisioni sul personale?

La struttura RBS ha l'impatto maggiore sul processo di assegnazione delle risorse quando un manager delle risorse è responsabile dell'assegnazione delle risorse, mentre ha un'importanza minore quando il processo di assegnazione viene svolto in collaborazione o da un gruppo di persone all'interno dell'organizzazione. Infine, la struttura RBS ha un effetto ridotto o minimo sul processo di assegnazione delle risorse quando i responsabili della gestione delle risorse sono i project manager.

Determinare gli obiettivi

Successivamente, è necessario stabilire quali sono gli obiettivi dell'organizzazione per proteggere l'ambiente di gestione dei progetti. Ad esempio:

La riduzione al minimo delle operazioni amministrative è un obiettivo dell'organizzazione?
L'organizzazione consente in genere agli utenti di visualizzare e modificare tutti i dati del progetto e delle risorse oppure preferisce limitare i privilegi di accesso e modifica?
Se si desidera limitare l'accesso ai dati, è necessario che gli utenti dello stesso gruppo o divisione dell'organizzazione possano visualizzare i dati l'uno dell'altro?

Se l'organizzazione desidera implementare un sistema protetto e facile da amministrare, la struttura RBS sarà di fondamentale importanza. Se lo stile di gestione dei progetti dell'organizzazione è generalmente meno definito o è decentralizzato, la struttura RBS potrebbe ricoprire un ruolo meno importante nel modello di protezione dell'organizzazione.

Determinare il metodo

È infine necessario identificare il metodo utilizzato dall'organizzazione per determinare se una risorsa sia appropriata per un progetto. Ad esempio:

La struttura dei reparti o dell'organizzazione è rilevante?
La posizione geografica di una risorsa è rilevante?
Le competenze delle risorse sono un fattore importante nel determinare le assegnazioni?
Qual è l'ordine di priorità dei tre elementi sopra elencati?

Le risposte a queste domande possono aiutare a determinare la struttura appropriata per il codice RBS dell'organizzazione. La maggior parte delle organizzazioni può utilizzare una delle tre opzioni seguenti:

Una struttura RBS basata sull'organizzazione
Una struttura RBS basata sulle aree geografiche
Una struttura RBS basata sull'organizzazione modificata

Poiché è possibile implementare un solo codice RBS, è importante identificare la struttura più appropriata per la propria organizzazione. È possibile modificare il codice RBS successivamente, ma l'implementazione di un nuovo codice RBS quando si utilizza già Office Project Server 2007 per gestire i progetti è una soluzione che comporta un certo impatto.

Pianificare risorse

Le risorse di un'organizzazione sono le persone, le attrezzature e i materiali che vengono utilizzati per completare le attività di un progetto dell'organizzazione. Le risorse fanno parte del pool di risorse dell'organizzazione e sono archiviate in una posizione centrale nel database di Office Project Server 2007. È possibile creare il pool di risorse dell'organizzazione che verrà utilizzato dai project manager durante l'assegnazione delle risorse alle attività dei progetti aggiungendo risorse al pool o importando altre risorse. È necessario definire il contenuto del modello globale dell'organizzazione prima di aggiungere risorse al pool di risorse dell'organizzazione.

Quando si installa Office Project Server 2007, solo un account utente di Project Server viene memorizzato all'interno del database di Project Server, ovvero l'account utente di Windows identificato come amministratore della farm durante l'installazione. Tutti gli altri account utente devono essere aggiunti nel database di Project Server.

Prima di poter creare e gestire correttamente il pool di risorse dell'organizzazione, è necessario definire attentamente e documentare i campi personalizzati delle risorse dell'organizzazione e crearli. Inoltre, per le organizzazioni di grandi dimensioni, il processo di popolamento iniziale del pool di risorse dell'organizzazione è importante quanto il processo di manutenzione dell'accuratezza e dell'aggiornamento del pool di risorse dell'organizzazione. La registrazione delle modifiche significative alle informazioni sulle risorse memorizzate e gestite nel pool di risorse dell'organizzazione può rappresentare un'attività a tempo pieno.

Prima di creare il pool di risorse dell'organizzazione per Office Project Server 2007 è necessario determinare il punto di partenza. Il processo di aggiunta delle risorse al pool di risorse dell'organizzazione varia in base ai fattori seguenti:

Si inizia con progetti nuovi Questo scenario richiede una preparazione minima. Il processo risulta semplificato se è possibile raccogliere tutte le informazioni necessarie sulle risorse in un unico documento. È possibile creare un elenco cartaceo, quindi importare le risorse identificate da Active Directory o da un archivio di appartenenze se si utilizza l'autenticazione Forms. In alternativa, è possibile raccogliere queste informazioni utilizzando Microsoft Office Excel 2007, quindi importare il foglio di calcolo risultante in Office Project Professional 2007 e salvarlo nel database di Project Server.
Si esegue la migrazione di progetti attivi In questo scenario più progetti sono gestiti con Microsoft Project 2000, Microsoft Project 2002 o Microsoft Project 2003 e tali progetti vengono in genere salvati in un database. È possibile che ogni progetto utilizzi un nome di risorsa, un prezziario o un calendario diverso per la stessa risorsa. Per semplificare la migrazione di questi progetti in Office Project Server 2007, può risultare utile standardizzare l'utilizzo delle risorse all'interno dell'organizzazione e verificare che tutti i progetti utilizzino una definizione coerente per le risorse.
Si crea il pool di risorse dell'organizzazione In questo scenario viene creato il pool di risorse dell'organizzazione in Office Project Professional 2007. È necessario connettersi a Office Project Server 2007 tramite Project Professional ed estrarre il pool di risorse dell'organizzazione, quindi immettere le risorse e salvare il pool.

Pianificare campi personalizzati

Office Project 2007 include campi aggiuntivi che possono essere personalizzati. Un campo è una posizione in un foglio, modulo o grafico che contiene un tipo specifico di informazioni su un'attività, una risorsa o un'assegnazione. Ad esempio, in un foglio ogni colonna è un campo, mentre in un modulo è una casella denominata o una posizione all'interno di una colonna. In Office Project 2007 i campi che possono contenere dati personalizzati sono testo, contrassegni, numeri, date, costi, date iniziali e finali e durate. È possibile personalizzare questi campi per ottenere le informazioni desiderate utilizzando formule, calcoli di valori specifici o indicatori grafici.

È ad esempio possibile scrivere formule personalizzate che includono riferimenti ad altri campi, da calcolare in un campo personalizzato. È possibile creare un elenco di valori per un campo personalizzato per garantire l'immissione dei dati in modo rapido e preciso. Un campo personalizzato può includere un indicatore grafico anziché i dati effettivi. In questo modo, risulta più rapido controllare quando i dati in tale campo soddisfano determinati criteri, ad esempio quando i dati superano un intervallo specificato oppure quando le risorse sono sovrallocate. È inoltre possibile creare una struttura gerarchica dei campi personalizzati per le informazioni del progetto. È ad esempio consigliabile associare i codici di costo dell'azienda ai dati del progetto. Dopo aver creato la struttura e applicato questi campi personalizzati ai dati, è possibile utilizzarli in modo semplice per filtrare, ordinare e raggruppare i dati del progetto.

In Office Project 2007 esistono due tipi di campi personalizzati: locali e dell'organizzazione. I campi personalizzati locali vengono utilizzati dal project manager nell'ambito di un particolare progetto. I campi personalizzati dell'organizzazione vengono utilizzati dal PMO (Project Management Office) per raccogliere i dati per la segnalazione delle attività riportate in tutta l'organizzazione. Per i campi personalizzati delle attività dell'organizzazione e di progetto Office Project Server 2007 supporta il concetto di ambito in un programma (insieme di progetti) specifico. In questo modo, è possibile definire un campo personalizzato dell'organizzazione valido per un sottoinsieme di progetti.

Pianificare categorie

Le categorie definiscono insiemi comuni di esigenze di accesso ai dati, in genere corrispondenti a unità aziendali, reparti o altri gruppi di progetto. Le categorie sono raccolte di progetti, risorse, assegnazioni e visualizzazioni e definiscono l'ambito delle informazioni disponibili, offrendo vari tipi di accesso ai dati in base al gruppo o all'utente. Le categorie sono insiemi di oggetti di protezione. È buona norma utilizzare le categorie con parsimonia. L'utilizzo delle categorie deve infatti essere affiancato all'uso delle regole di protezione, utilizzate per definire i membri di una categoria. Queste regole possono essere attivate in ogni categoria e, se attivate, controllano le autorizzazioni concesse a ogni utente per la categoria e applicano le autorizzazioni a tutti i progetti restituiti dalla regola per l'utente. Le regole consentono di ottenere categorie e autorizzazioni dinamiche. È possibile creare categorie personalizzate per fornire nuove soluzioni per accedere a un progetto o a una risorsa e per visualizzare dati. Project Web Access include le categorie predefinite seguenti:

Attività personali: questa categoria è progettata per i singoli membri del team assegnati ad attività di uno o più progetti dell'organizzazione. Autorizza gli utenti a visualizzare i documenti, i problemi, i rischi e le schede attività di Microsoft Windows SharePoint™ Services, nonché le relazioni sullo stato per i progetti a cui sono assegnati.
Progetti personali: questa categoria è progettata per i project manager e consente di concedere l'accesso in lettura e scrittura ai piani di progetto creati personalmente. Per impostazione predefinita, i project manager possono visualizzare tutte le risorse dell'azienda.
Risorse personali: questa categoria è progettata per i manager delle risorse e utilizza una regola di protezione basata su RBS che risulta utile solo quando è definito un codice RBS.
Subalterni: questa categoria è progettata per i manager delle risorse che devono poter approvare le schede attività.
Organizzazione: questa categoria viene utilizzata per concedere l'accesso a tutte le informazioni dell'organizzazione. È progettata per i membri di un PMO (Project Management Office), i dirigenti di un'organizzazione e altri utenti con incarichi importanti che devono essere in grado di visualizzare i progetti e le risorse dell'intera organizzazione.

È possibile aggiungere categorie di protezione personalizzate se necessario per creare un modello di protezione di Office Project Server 2007 in grado di soddisfare le esigenze specifiche di utenti e gruppi all'interno dell'organizzazione. Una categoria personalizzata potrebbe ad esempio risultare utile quando il codice RBS è configurato in modo da impedire l'accesso di due utenti allo stesso progetto contemporaneamente. Questa situazione può verificarsi se il codice RBS è stato impostato in base all'area geografica e gli utenti si trovano in posizioni diverse. La creazione di una categoria personalizzata consente agli utenti di località diverse di accedere al progetto.

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