Configurare le impostazioni di conservazione e archiviazione automatica in Outlook 2007
Aggiornamento: settembre 2007
Si applica a: Office Resource Kit
Ultima modifica dell'argomento: 2015-03-09
Contenuto dell'articolo:
Configurazione delle impostazioni di conservazione
Configurazione delle impostazioni di archiviazione automatica
Funzionamento dell'archiviazione automatica in Outlook
Funzionamento delle impostazioni di conservazione in Outlook
Utilizzo con l'archiviazione di Outlook e la gestione dei documenti di Exchange
In Microsoft Office Outlook 2007 le impostazioni di conservazione e archiviazione automatica consentono di determinare la modalità di gestione dei messaggi di posta elettronica nelle cassette postali degli utenti. È possibile configurare queste impostazioni per gli utenti dell'organizzazione specificando, ad esempio, la frequenza con cui eseguire l'archiviazione automatica e se devono essere visualizzate richieste di conferma prima di eseguire l'archiviazione automatica.
Se si configurano impostazioni di gestione dei documenti di Exchange Server per gli utenti e impostazioni di conservazione e archiviazione automatica di Outlook, tenere presente che le impostazioni di Exchange possono incidere sul comportamento di conservazione e archiviazione automatica di Outlook. Vedere Utilizzo con l'archiviazione di Outlook e la gestione dei documenti di Exchange più avanti in questo articolo.
[!NOTA] Questo articolo è destinato agli amministratori di Outlook. Per configurare le opzioni di archiviazione automatica di Outlook nel proprio computer, vedere Archiviazione automatica (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=100151&clcid=0x410).
Configurazione delle impostazioni di conservazione
È possibile bloccare le impostazioni per personalizzare le impostazioni di conservazione utilizzando il modello Criteri di gruppo di Outlook (Outlk12.adm). In alternativa, è possibile configurare le impostazioni predefinite utilizzando lo Strumento di personalizzazione di Office. In questo caso, gli utenti possono modificare le impostazioni. Le impostazioni di tale strumento si trovano nelle corrispondenti posizioni della pagina Modifica impostazioni utente dello strumento stesso.
È possibile scaricare il modello di Outlook e altri file di amministrazione da Modelli amministrativi di Office System 2007 (ADM) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78161\&clcid=0x410) nell'Area download Microsoft.
Utilizzare la procedura riportata di seguito per personalizzare le impostazioni di conservazione mediante Criteri di gruppo.
Personalizzare le impostazioni di conservazione mediante Criteri di gruppo
In Criteri di gruppo caricare il modello di Office Outlook 2007 (Outlk12.adm).
Per personalizzare il funzionamento delle impostazioni di conservazione, in Configurazione utente\Modelli amministrativi\Microsoft Office Outlook 2007\Strumenti | Opzioni\Altro\Archiviazione automatica fare doppio clic su Impostazioni di conservazione.
Fare clic su Attivato, quindi configurare le opzioni relative alle impostazioni di conservazione. Ad esempio, attivare le impostazioni di protezione selezionando Attiva criteri di conservazione.
Fare clic su OK.
Le impostazioni che è possibile configurare per le impostazioni di conservazione sono illustrate nella tabella riportata di seguito. Si noti che le impostazioni di conservazione hanno la priorità sulle impostazioni di archiviazione per le cartelle.
| Opzione di archiviazione automatica | Descrizione |
|---|---|
Attiva criteri di conservazione |
Consente di attivare le impostazioni di conservazione per le cassette postali degli utenti. |
Numero massimo di giorni in cui un elemento rimane in |
Consente di specificare il numero di giorni di conservazione per i messaggi in Posta in arrivo, tutte le cartelle di posta esclusa Posta in arrivo, gli elementi del calendario in qualsiasi cartella e tutte le altre cartelle archiviate automaticamente. |
Per gli elementi che non vengono conservati |
Consente di specificare se gli elementi devono essere spostati nella cartella Posta eliminata o eliminati definitivamente. |
URL con informazioni sui criteri di conservazione della società |
Consente di specificare un sito in cui sono descritti i criteri di conservazione dell'organizzazione. Non esiste un URL predefinito. |
Configurazione delle impostazioni di archiviazione automatica
È possibile bloccare le impostazioni per personalizzare le impostazioni di archiviazione automatica utilizzando il modello Criteri di gruppo di Outlook (Outlk12.adm). In alternativa, è possibile configurare le impostazioni predefinite utilizzando lo Strumento di personalizzazione di Office. In questo caso, gli utenti possono modificare le impostazioni. Le impostazioni di tale strumento si trovano nelle corrispondenti posizioni della pagina Modifica impostazioni utente dello strumento stesso.
È possibile scaricare il modello di Outlook e altri file ADM da Modelli amministrativi di Office System 2007 (ADM) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78161\&clcid=0x410) nell'Area download Microsoft.
Utilizzare la procedura riportata di seguito per personalizzare le opzioni di archiviazione automatica mediante Criteri di gruppo.
Personalizzare le opzioni di archiviazione automatica mediante Criteri di gruppo
In Criteri di gruppo caricare il modello di Office Outlook 2007 (Outlk12.adm).
Per personalizzare il funzionamento dell'archiviazione automatica, in Configurazione utente\Modelli amministrativi\Microsoft Office Outlook 2007\Strumenti | Opzioni\Altro\Archiviazione automatica fare doppio clic su Archiviazione automatica.
Fare clic su Attivato, quindi configurare le opzioni di archiviazione automatica. Ad esempio, attivare l'archiviazione automatica selezionando Attiva archiviazione automatica e scegliere un intervallo di archiviazione selezionando un numero nella casella Archivia automaticamente ogni <x> giorni.
Fare clic su OK.
Le impostazioni che è possibile configurare per l'archiviazione automatica sono illustrate nella tabella riportata di seguito.
| Opzione di archiviazione automatica | Descrizione |
|---|---|
Attiva archiviazione automatica |
Consente di impostare l'esecuzione dell'archiviazione automatica per gli utenti, con la frequenza specificata mediante l'impostazione Archivia automaticamente ogni <x> giorni. |
Archivia automaticamente ogni <x> giorni |
Consente di specificare un intervallo di archiviazione automatica in numero di giorni. |
Avvisa prima di archiviare automaticamente |
Consente di comunicare agli utenti che verrà eseguita l'archiviazione automatica, anziché eseguirla automaticamente. |
Elimina gli elementi scaduti (solo cartelle posta elettronica) |
Consente di eliminare i messaggi di posta elettronica scaduti, anziché spostarli in una cartella di archivio. |
Archivia o elimina i vecchi elementi |
Consente di spostare gli elementi di Outlook nel file di archivio o di eliminarli. |
Mostra cartella archivi nell'elenco delle cartelle |
Consente di visualizzare la cartella di archivio nell'elenco delle cartelle di Outlook dell'utente. |
Elimina gli elementi dopo |
Specifica il tempo di permanenza degli elementi prima della relativa archiviazione o eliminazione. |
Elimina permanentemente i vecchi elementi |
Consente di eliminare definitivamente gli elementi anziché spostarli nella cartella Posta eliminata. |
Funzionamento dell'archiviazione automatica in Outlook
Le dimensioni delle cassette postali di Outlook aumentano man mano che gli utenti creano e ricevono elementi. Per fare in modo che la cassetta sia sempre gestibile, è necessario che gli utenti dispongano di un'altra posizione in cui memorizzare, ossia archiviare, i vecchi elementi che ritengono importanti ma non utilizzano di frequente. In genere risulta più comodo spostare automaticamente i vecchi elementi nella cartella di archivio ed eliminare gli elementi il cui contenuto è scaduto e non più valido. L'archiviazione automatica consente di gestire questo processo in modo automatico per gli utenti.
Pianificazione dell'archiviazione automatica
L'archiviazione automatica è attivata per impostazione predefinita e viene eseguita automaticamente con la frequenza pianificata, eliminando gli elementi datati e scaduti dalle cartelle. Gli elementi datati sono quelli che hanno raggiunto il limite di permanenza specificato dall'utente per l'archiviazione (i periodi di permanenza predefiniti per l'archiviazione variano a seconda del tipo di elemento di Outlook). Gli elementi scaduti sono messaggi e riunioni non più validi dopo una determinata data, ad esempio un elemento di posta configurato per la scadenza due mesi fa e ancora presente nella Posta in arrivo dell'utente.
Gli utenti possono specificare una data di scadenza per gli elementi di Outlook al momento della creazione o dell'invio dell'elemento o successivamente. Alla scadenza, l'elemento non sarà più disponibile e verrà visualizzato in un elenco di cartelle con un segno di cancellazione.
Percorso della cartella di archivio
Quando viene eseguita l'archiviazione automatica, gli elementi possono essere eliminati o spostati in una cartella di archivio, a seconda delle impostazioni specificate.
Il file di archivio è un file di dati di Outlook (file PST) che viene riportato come Cartelle archivio nell'elenco di cartelle di Outlook. La prima volta che viene eseguita l'archiviazione automatica, viene creato automaticamente il file di archivio nel percorso seguente:
%UserProfile%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst
Funzionamento delle impostazioni di conservazione in Outlook
Oltre alle impostazioni di archiviazione automatica, è possibile attivare le impostazioni dei criteri di conservazione per gli elementi nelle cassette postali degli utenti. Le impostazioni dei criteri di conservazione contribuiscono a garantire che gli utenti si attengano alle linee guida sui criteri di conservazione stabiliti dalla società per la conservazione dei documenti.
[!NOTA] Dato che le impostazioni dei criteri di conservazione fanno parte della funzionalità Archiviazione automatica di Outlook, le impostazioni di conservazione vengono eseguite solo quando viene eseguita l'archiviazione automatica. L'esecuzione di un'archiviazione manuale non determina l'applicazione delle impostazioni di conservazione.
Le impostazioni di Criteri di gruppo relative alla conservazione in Outlook possono essere configurate per incoraggiare gli utenti a conservare documenti ed elementi solo per un determinato periodo di tempo, secondo quanto definito dai criteri della società. L'implementazione delle impostazioni di conservazione richiede l'attivazione dell'archiviazione automatica, ma tali impostazioni hanno la precedenza sulle impostazioni di archiviazione automatica.
Utilizzo con l'archiviazione di Outlook e la gestione dei documenti di Exchange
Se Microsoft Exchange è configurato per l'implementazione delle funzionalità di gestione dei documenti che impostano le date di scadenza dei messaggi di posta elettronica per le cassette postali degli utenti, assicurarsi che le impostazioni di archiviazione di Outlook siano configurate in modo che la scadenza, l'archiviazione o l'eliminazione degli elementi funzionino in modo prevedibile per gli utenti.
Nella maggior parte delle configurazioni i criteri di conservazione di Exchange sostituiscono le impostazioni di conservazione di Outlook per impostazione predefinita. Gli utenti non consapevoli del fatto che i criteri di Exchange hanno la precedenza potrebbero perdere elementi di Outlook. Questo può verificarsi se gli utenti prevedono che gli elementi vengano spostati in un file di dati di Outlook in base alle impostazioni di archiviazione automatica, mentre i file vengono rimossi dalle procedure di gestione dei documenti di Exchange.
Per evitare confusione per l'utente in questo scenario, disattivare l'opzione per la configurazione dell'archiviazione manuale. Utilizzare la procedura riportata di seguito per disattivare l'archiviazione manuale mediante Criteri di gruppo.
Disabilitare l'archiviazione manuale mediante Criteri di gruppo
In Criteri di gruppo caricare il modello di Office Outlook 2007 (Outlk12.adm).
In Configurazione utente\Modelli amministrativi\Microsoft Office Outlook 2007\Strumenti | Opzioni\Altro\Archiviazione automatica fare doppio clic su Disattiva File|Archivia.
Fare clic su Attivato.
Fare clic su OK.