Informazioni sulla conservazione in caso di dispute

 

Si applica a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Ultima modifica dell'argomento: 2015-06-24

In presenza di un ragionevole rischio di controversia, le organizzazioni sono tenute a conservare le informazioni in forma elettronica (compresa la posta elettronica) pertinenti al caso. Questa aspettativa può divenire realtà prima che siano note le specifiche del caso, richiedendo pertanto una conservazione ad ampio spettro. Le organizzazioni possono conservare tutti i messaggi di posta elettronica relativi a uno specifico argomento oppure tutti i messaggi di posta elettronica di determinati individui. A seconda delle procedure di individuazione elettronica (eDiscovery) dell'organizzazione, tra le misure adottate per conservare la posta elettronica si possono ricordare le seguenti:

• È possibile che agli utenti finali venga richiesto di non eliminare alcun messaggio per conservare la posta elettronica. Tuttavia, gli utenti potrebbero comunque eliminare alcuni messaggi di posta elettronica, consapevolmente o inavvertitamente.

• È possibile che vengano sospesi i meccanismi di eliminazione automatica, ad esempio Gestione record di messaggistica (MRM). Con questa procedura la posta elettronica potrebbe intasare la cassetta postale dell'utente, influendo sulla sua produttività. La sospensione dell'eliminazione automatica, inoltre, non impedisce l'eliminazione manuale di messaggi di posta elettronica da parte degli utenti.

• Alcune organizzazioni copiano o spostano la posta elettronica in un archivio per assicurarsi che non venga eliminata, modificata o manomessa. In questo caso aumentano i costi, a seguito delle operazioni manuali richieste per copiare o spostare i messaggi in un archivio oppure dovuti all'acquisto di prodotti di terze parti utilizzati per raccogliere e archiviare la posta elettronica all'esterno di Microsoft Exchange.

La mancata conservazione della posta elettronica può esporre un'organizzazione a rischi legali e finanziari, ad esempio l'esame minuzioso dei processi conoscitivi e di conservazione dei registri dell'organizzazioni, sentenze legali avverse, sanzioni o multe.

In Exchange Server 2010, è possibile utilizzare la conservazione in caso di dispute per raggiungere i seguenti obiettivi:

• Consentire agli utenti di conservare gli elementi delle cassette postali in uno stato non modificato

• Conservare gli elementi delle cassette postali che potrebbero essere stati eliminati o modificati dagli utenti

• Preservare gli elementi delle cassette postali eliminati automaticamente da MRM

• Garantire la trasparenza della conservazione in caso di dispute dal punto di vista dell'utente, senza dover sospendere MRM

• Abilitare le ricerche di individuazione degli elementi conservati

Conservazione di una cassetta postale in caso di dispute

Gli utenti autorizzati che sono stati aggiunti al gruppo di ruoli RBAC (Role-Based Access Control) di Gestione individuazione o che sono stati assegnati al ruolo di gestione della conservazione a fini giudiziari possono attivare la conservazione in caso di dispute per gli utenti delle cassette postali. È possibile delegare l'attività ai gestori dei record, ai responsabili della conformità o agli avvocati della divisione legale dell'azienda, assegnando privilegi minimi. Per ulteriori informazioni sull'assegnazione del gruppo di ruoli Gestione individuazione, vedere Aggiunta di un utente al gruppo di ruolo di gestione dell'individuazione (Discovery management).

In Exchange 2010 SP1, è possibile utilizzare Exchange Management Console (EMC), il Pannello di controllo di Exchange (ECP) o Exchange 2010 Management Shell per eseguire la conservazione di una cassetta postale in caso di dispute. In Exchange 2010 RTM è necessario utilizzare il cmdlet Set-Mailbox per eseguire la conservazione di una cassetta postale in caso di dispute. Per ulteriori informazioni sull'esecuzione della conservazione di una cassetta postale in caso di dispute, vedere Conservazione di una cassetta postale a fini giudiziari.

Molte organizzazioni richiedono che gli utenti siano informati quando viene eseguita la conservazione in caso di dispute. Inoltre, se una cassetta postale utilizza la conservazione in caso di dispute, non è necessario sospendere tutti i criteri di conservazione applicabili all'utente della cassetta postale. Dal momento che i messaggi continuano a essere eliminati come previsto, è possibile che gli utenti non si accorgano dell'attivazione della conservazione in caso di dispute. Se l'organizzazione richiede di informare gli utenti in merito alla conservazione in caso di dispute, è possibile aggiungere una notifica nella proprietà Retention Comment dell'utente della cassetta postale. Outlook 2010 visualizza la notifica nell'area di sfondo. La proprietà Retention Comment può essere aggiunta utilizzando Exchange Management Console (EMC) o Exchange Management Shell.

Nota

In Exchange 2010, la proprietà Retention Comment consente di visualizzare una notifica sia per il mantenimento che per la conservazione in caso di dispute.

Conservazione in caso di dispute e quote delle cassette postali

Il calcolo degli elementi nella cartella degli elementi ripristinabili non viene considerato nella quota della cassetta postale dell'utente. In Exchange 2010 la cartella degli elementi ripristinabili ha una propria quota. Quando la cartella degli elementi ripristinabili di un utente supera la quota di avviso per gli elementi ripristinabili (secondo quanto specificato dal parametro RecoverableItemsWarningQuota), nel registro eventi Applicazione del server di cassette postali viene registrato un evento. Quando la cartella supera la quota per gli elementi ripristinabili (secondo quanto specificato dal parametro RecoverableItemsQuota), gli utenti non saranno in grado di svuotare la cartella Posta eliminata o di eliminare definitivamente gli elementi della cassetta postale. Anche copy-on-write non sarà in grado di creare copie degli elementi modificati. Di conseguenza, è fondamentale controllare le quote degli elementi ripristinabili per gli utenti delle cassette postali in regime di conservazione in caso di dispute.

Per i database delle cassette postali, i valori predefiniti per RecoverableItemsWarningQuota e RecoverableItemsQuota corrispondono rispettivamente a 20 GB e 30 GB. Queste impostazioni sono di solito sufficienti per archiviare diversi anni di dati delle cassette postali per la conservazione in caso di dispute. Per modificare questi valori per un database delle cassette postali, utilizzare il cmdlet Set-MailboxDatabase. Per modificarli per le singole cassette postali, utilizzare il cmdlet Set-Mailbox.

Conservazione in caso di dispute e cartella degli elementi ripristinabili

La conservazione in caso di dispute utilizza una nuova funzionalità di Exchange 2010 denominata cartella degli elementi ripristinabili. Questa cartella sostituisce la funzionalità del dumpster nelle precedenti versioni di Exchange. La cartella degli elementi ripristinabili è nascosta nella visualizzazione predefinita di Microsoft Outlook, Microsoft Office Outlook Web App e altri client di posta elettronica. Per ulteriori informazioni sulla cartella degli elementi ripristinabili, vedere Informazioni su elementi ripristinabili.

Per impostazione predefinita, quando un utente elimina un messaggio da una cartella (fatta eccezione per la cartella Posta eliminata), il messaggio viene trasferito nella cartella Posta eliminata. Questa caratteristica è nota con il nome di spostamento. Quando un utente elimina temporaneamente un elemento (premendo MAIUSC+CANC), elimina un elemento dalla cartella Posta eliminata oppure svuota la cartella Posta eliminata, il messaggio viene trasferito nella cartella degli elementi ripristinabili, scomparendo dalla vista dell'utente.

Gli elementi nella cartella degli elementi ripristinabili vengono conservati per il periodo di conservazione degli elementi eliminati configurato nel database delle cassette postali dell'utente. Per impostazione predefinita, il periodo di conservazione degli elementi eliminati è impostato su 14 giorni per i database delle cassette postali. In Exchange 2010, è inoltre possibile configurare una quota di archiviazione per la cartella degli elementi ripristinabili. In questo modo è possibile proteggere l'organizzazione da un potenziale attacco DoS (Denial of Service) dovuto alla rapida crescita della cartella degli elementi ripristinabili e di conseguenza del database delle cassette postali. Se per una cassetta postale non viene eseguita la conservazione in caso di dispute, se viene superata la quota di archiviazione della cartella degli elementi ripristinabili, oppure se l'elemento si trova nella cartella da un tempo superiore al periodo di conservazione degli elementi eliminati, gli elementi vengono eliminati definitivamente dalla cartella degli elementi ripristinabili con la procedura FIFO (First In, First Out).

La cartella degli elementi ripristinabili contiene tre sottocartelle utilizzate per archiviare gli elementi eliminati nei diversi stati e facilitare la conservazione in caso di dispute:

1. Deletions   Gli elementi rimossi dalla cartella Posta eliminata o eliminati definitivamente da altre cartelle vengono trasferiti nella sottocartella Deletions e sono visibili all'utente che utilizza la funzionalità Ripristina elementi eliminati in Outlook. Per impostazione predefinita, gli elementi risiedono in questa cartella fino alla scadenza del periodo di conservazione degli elementi eliminati configurato per la cassetta postale.

2. Purges   Quando un utente elimina un elemento dalla cartella degli elementi ripristinabili (utilizzando lo strumento Ripristina elementi eliminati in Outlook oppure Outlook Web App), l'elemento viene spostato nella cartella Purges. Anche gli elementi che superano il periodo di conservazione degli elementi eliminati configurato nel database delle cassette postali o nella cassetta postale vengono spostati nella cartella Purges. Gli elementi in questa cartella non sono visibili agli utenti che utilizzano lo strumento Ripristina elementi eliminati. Quando l'assistente della cassetta postale elabora la cassetta postale, gli elementi nella cartella Purges vengono eliminati dal database delle cassette postali. Se l'utente della cassetta postale è nel regime di conservazione in caso di dispute, l'assistente della cassetta postale non elimina gli elementi presenti in questa cartella.

3. Versions   In Exchange 2010, quando un utente in regime di conservazione in caso di dispute apporta modifiche a proprietà specifiche di un elemento della cassetta postale, l'elemento originale viene preservato per rispettare gli obblighi conoscitivi. La copia dell'elemento originale della cassetta postale viene creata prima della scrittura dell'elemento modificato. La copia originale viene salvata nella cartella Versions. Questo processo è noto come copia in scrittura. La copia in scrittura viene applicata agli elementi che si trovano in qualsiasi cartella della cassetta postale. La cartella Versions non è visibile agli utenti.

   Nella tabella riportata di seguito sono elencate le proprietà dei messaggi che attivano la copia in scrittura.

   Proprietà che attivano la copia in scrittura

   Tipo di elemento	Proprietà che attivano la copia in scrittura
   Messaggi (IPM.Note*) Post (IPM.Post*)	Oggetto Corpo Allegati Mittenti/Destinatari Date di invio e ricezione
   Elementi diversi da messaggi e post	Qualsiasi modifica apportata a una proprietà visibile, ad eccezione delle seguenti: Percorso dell'elemento (quando un elemento viene spostato tra le cartelle) Modifica dello stato dell'elemento (letto o non letto) Modifiche apportate a un tag di conservazione applicato a un elemento
   Elementi nella cartella Bozze predefinita	Nessuno (gli elementi nella cartella Bozze sono esenti dalla copia in scrittura)

Importante

In Exchange 2010 SP1, copy-on-write è disabilitato per gli elementi di calendario nella cassetta postale dell'organizzazione quando si ricevono le risposte dei partecipanti alle convocazioni di riunione e le informazioni di verifica della riunione vengono aggiornate. Le modifiche ai feed RSS non vengono acquisite da copy-on-write.

Nota

Anche se le cartelle Purges e Versions non sono visibili all'utente, tutti gli elementi nella cartella degli elementi ripristinabili vengono indicizzati dalla ricerca di Exchange e possono essere individuati utilizzando la ricerca in più cassette postali.

Una volta rimosso l'utente di una cassetta postale dalla conservazione in caso di dispute, gli elementi nelle cartelle Purges e Versions vengono eliminati dall'assistente cassette postali.

Migrazione delle cassette postali in conservazione in caso di dispute da Exchange 2010 a Office 365

Se si dispone di una distribuzione ibrida di Exchange, si verificano le condizioni seguenti quando si sposta (si carica) una cassetta postale di Exchange 2010 locale in Office 365:

• Se la cassetta postale locale è in conservazione in caso di dispute, le impostazioni di conservazione vengono mantenute dopo il trasferimento della cassetta postale in Office 365.

• Se la cassetta postale locale è in conservazione in caso di dispute, qualsiasi contenuto nella cartella Elementi ripristinabili viene spostato nella cassetta postale basata su cloud in Office 365.

Nota

I contenuti e le impostazioni di conservazione nella cartella Elementi ripristinabili vengono inoltre mantenuti quando si sposta (offboard) una cassetta postale basata su cloud nell'organizzazione Exchange 2010 locale.

Esistono altri modi per migrare i dati di posta elettronica locali in Office 365, come l'utilizzo di una migrazione a fasi di Exchange o una migrazione cutover di Exchange.

• È possibile utilizzare una migrazione a fasi per spostare le cassette postali da Exchange 2003 o Exchange 2007 a Office 365. In queste versioni di Exchange, la cartella Elementi ripristinabili (e le sue funzionalità) non esiste. Pertanto, quando si effettua la migrazione delle cassette postali di Exchange 2003 o Exchange 2007 a Office 365, non sono presenti contenuti della cartella Elementi ripristinabili da spostare.

• È possibile utilizzare una migrazione cutover per spostare le cassette postali da Exchange 2003, Exchange 2007 e Exchange 2010 a Office 365. Come affermato in precedenza, le cassette postali di Exchange 2003 e Exchange 2007 non dispongono di una cartella Elementi ripristinabili che è possibile migrare. Poiché la cartella Elementi ripristinabili è stata introdotta in Exchange 2010, il contenuto di tale cartella viene trasferito in Office 365 quando si utilizza una migrazione cutover per spostare le cassette postali di Exchange 2010.

Suggerimento

Per Exchange 2010, si consiglia di utilizzare una distribuzione ibrida di Exchange per migrare le cassette postali locali in Office 365.

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