Regole del risponditore automatico per l'utente finale

 

Si applica a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Ultima modifica dell'argomento: 2010-04-12

Alcune funzionalità principali della messaggistica unificata di Exchange sono: rispondere alle chiamate in arrivo, registrare un messaggio vocale e inviarlo alla Posta in arrivo. Le regole di ricezione chiamata consentono di indicare al sistema di caselle vocali come gestire le chiamate in arrivo. È possibile impostare il sistema di caselle vocali in modo che risponda solo alle chiamate in arrivo e registri un messaggio vocale oppure è possibile configurare le condizioni e le azioni in modo che la chiamata venga gestita in modo differente.

Sommario

Panoramica sulle regole di ricezione chiamata

Analisi di una regola di ricezione chiamata

Registrazione di un messaggio di saluto personalizzato della casella vocale

Salvataggio delle regole di ricezione chiamata

Panoramica sulle regole di ricezione chiamata

Se la cassetta postale è abilitata per la messaggistica unificata di Exchange 2010, è possibile impostare fino a nove regole di ricezione chiamata. Queste regole sono diverse dalle regole della Posta in arrivo configurate. Per impostazione predefinita, nessuna regola di ricezione chiamata è stata creata per l'utente. Fino alla configurazione delle regole di ricezione chiamata, a tutti i chiamanti verrà richiesto di lasciare un messaggio vocale. Se si desidera che il sistema di caselle vocali risponda solo alle chiamate in arrivo e registri un messaggio vocale, non è necessario creare alcuna regola di ricezione chiamata. Tuttavia, se si desidera configurare condizioni o azioni, è possibile configurarle utilizzando la sezione Regole di ricezione chiamata nella scheda Sistema di caselle vocali in Outlook Web App. Utilizzare la sezione Regole di ricezione chiamata, descritta di seguito, per creare, modificare ed eliminare le regole di ricezione chiamata.

Per creare una nuova regola di ricezione chiamata, fare clic su .

Analisi di una regola di ricezione chiamata

Ogni regola di ricezione chiamata creata contiene due parti principali:

• Condizioni – I criteri da soddisfare prima di poter applicare la regola a una chiamata in arrivo.

• Azioni – Le opzioni disponibili per il chiamante quando tutte le condizioni vengono soddisfatte. Queste azioni verranno lette al chiamante per telefono, che potrà scegliere le operazioni da eseguire utilizzando la tastiera del telefono.

Nella seguente figura viene illustrato il modulo per la creazione di una regola di ricezione chiamata. Il modulo è diviso in due colonne. Nella colonna di destra viene visualizzato l'elenco delle condizioni e delle azioni disponibili da utilizzare per la creazione della regola. Nella colonna di sinistra viene visualizzato l'elenco delle condizioni e delle azioni aggiunte alla regola.

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Condizioni

Le condizioni sono regole applicabili alle regole di ricezione chiamata. Utilizzando una combinazione di condizioni, è possibile creare più regole di ricezione chiamata attivabili quando le condizioni vengono soddisfatte. Per creare una regola predefinita da applicare a tutte le chiamate, si crea una regola che non contiene alcuna condizione.

Le condizioni da utilizzare quando si configurano le regole di ricezione chiamata sono quattro:

• ID chiamante

• Ora

• Stato della disponibilità

• Risposta automatica di posta elettronica abilitata/disabilitata

Utilizzare una delle seguenti opzioni per aggiungere una condizione a una regola di ricezione chiamata:

Azioni

Le azioni vengono utilizzate per definire cosa accade quando una condizione viene soddisfatta. Le azioni sono di tre tipi:

• Numeri alternativi

• Trasferimento chiamata

• Lascia un messaggio vocale

Utilizzare una delle seguenti opzioni per aggiungere un'azione a una regola di ricezione chiamata:

Aggiunta di un'azione Numeri alternativi

Quando un chiamante seleziona Numeri alternativi, il sistema di caselle vocali tenterà di individuare l'utente fino a un massimo di 2 numeri di telefono e di connettere il chiamante all'utente, se quest'ultimo risulta disponibile a uno dei numeri di telefono. Per aggiungere Numeri alternativi all'elenco delle azioni, fare clic su .

Nella finestra di dialogo Numeri alternativi, specificare i numeri di telefono e altre impostazioni. Le impostazioni disponibili sono:

È possibile specificare il testo da leggere al chiamante. Ad esempio, se si immette “Questioni urgenti” per informare i chiamanti che devono selezionare questa azione solo se devono discutere di questioni importanti, il sistema di caselle vocali dirà: "Per questioni urgenti, premere il tasto 1".

È necessario associare l'azione Numeri alternativi al numero sulla tastiera del telefono che il chiamate dovrà premere per selezionare l'azione. Nell'esempio precedente, 1 è il tasto del telefono che i chiamanti premeranno per contattare l'utente a uno dei numeri di telefono specificati.

Quindi, è necessario specificare uno o due numeri di telefono da far comporre al sistema di caselle vocali. Se si specificano due numeri di telefono, il secondo verrà composto nel caso in cui non si risulti disponibile al primo. Ogni numero di telefono specificato dispone di una durata associata. La durata indica il periodo di tempo durante cui il sistema di caselle vocali tenterà di comporre il numero di telefono prima di passare al numero successivo. Oppure, se non è possibile contattare l'utente, il sistema di caselle vocali tornerà al menu delle opzioni.

Una volta immesse queste informazioni, fare clic su Applica per salvare le impostazioni Numeri alternativi.

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Aggiunta delle opzioni di trasferimento chiamata

Impostando l'azione Trasferimento di chiamata, si fornisce ai chiamanti l'opzione di essere trasferiti al numero di telefono di un'altra persona. Per aggiungere Trasferimento di chiamata all'elenco delle azioni, fare clic su .

Esistono diverse opzioni disponibili quando si desidera trasferire una chiamata in arrivo a un altro telefono o Contatto. La finestra di dialogo Trasferire chiamante viene illustrata di seguito.

• È possibile specificare il testo da leggere al chiamante. Ad esempio, è possibile immettere “Questioni importanti” per informare i chiamanti che devono scegliere questa opzione se desiderano discutere di una questione importante con qualcuno.

• È necessario associare l'azione Trasferimento di chiamata al numero sulla tastiera del telefono che il chiamate dovrà premere per selezionare l'azione.

• Quando si sceglie l'azione Trasferimento di chiamata, è necessario specificare una persona o un numero di telefono a cui trasferire il chiamante. È possibile scegliere un numero di telefono o selezionare un contatto da chiamare quando il chiamante preme il tasto corretto sulla tastiera del telefono. Se si specifica un contatto all'interno della directory aziendale, il sistema di caselle vocali tenterà di trasferire la chiamata al numero di interno del contatto.

• Oltre a specificare una persona o un numero a cui trasferire il chiamante, è necessario specificare anche il numero sulla tastiera del telefono che il chiamante dovrà premere per selezionare l'azione Trasferimento di chiamata.

• Una volta immesse queste informazioni, fare clic su Applica per salvare le impostazioni Trasferimento di chiamata.

Aggiunta ed eliminazione dell'azione Lascia un messaggio vocale

Per impostazione predefinita, l'opzione dei messaggi vocali viene automaticamente aggiunta a tutte le regole di ricezione chiamata. Se non si desidera utilizzare questa opzione, è possibile eliminarla facendo clic su . Premere il tasto # per registrare un messaggio vocale. Se l'opzione di ricezione dei messaggi vocali è stata eliminata, è possibile aggiungerla di nuovo facendo clic sull'opzione .

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Registrazione di un messaggio di saluto personalizzato della casella vocale

È possibile registrare un messaggio di saluto personalizzato per ogni regola di ricezione chiamata creata. Per impostazione predefinita, la messaggistica unificata genererà un messaggio di saluto predefinito in base alle azioni configurate. Per registrare un messaggio di saluto personalizzato, è possibile fare clic su .

nella finestra Regola di ricezione chiamata e il sistema di caselle vocali chiamerà l'utente in modo che possa registrare un messaggio di saluto. Nella registrazione, è necessario comprendere tutte le azioni configurate per la regola stessa. Se è stato registrato un messaggio di saluto personalizzato, il sistema di caselle vocali non elencherà le azioni.

È possibile anche consentire o impedire ai chiamanti di interrompere il messaggio di saluto della casella vocale durante la riproduzione, selezionando o deselezionando la casella di controllo .

Salvataggio delle regole di ricezione chiamata

Prima di salvare la regola, è necessario assegnarle un nome. Una volta effettuata questa operazione, fare clic su Salva e chiudi per creare la regola. Quindi, è necessario verificare il corretto funzionamento della regola di ricezione chiamata tentando di chiamare il numero dell'interno e attendendo la risposta della messaggistica unificata.

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