Utilizzo dei modelli Word in Dynamics 365

 

Si applica a: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Questa funzionalità è stata introdotta nell'Aggiornamento di CRM Online 2016 e in CRM 2016 (locale).

Se desideri ottenere questa funzionalità, contatta l'amministratore Dynamics 365 o il personale di supporto.

Dopo aver creato e importato i modelli Microsoft Office Word in Microsoft Dynamics 365, con un solo clic gli utenti possono generare documenti standard popolati automaticamente con i dati Dynamics 365. Questa funzionalità ha alcune considerazioni speciali che devi conoscere sulla creazione corretta di modelli Word.

Suggerimento

Guarda i video seguenti: Crea i documenti direttamente da Dynamics CRM con i modelli Word ed Excel (2:38)

Avviso

C'è un problema noto quando si creano i modelli in Word. Questo argomento contiene informazioni su come impedire le interazioni che potrebbero potenzialmente destabilizzare Word. Vedi: Importante! Un problema noto e come evitarlo

Vengono di seguito riportate le versioni supportate di Word.

Area	Versione Word
Creazione di un modello Word	2013, 2016
Utilizzo di un documento Word generato in Dynamics 365	2010, 2013, 2016

Segui i passaggi in questo argomento per creare e utilizzare correttamente i modelli di Word in Dynamics 365.

Passaggio 1: Crea un modello Word

Quando crei un modello

Ci sono tre posizioni in Dynamics 365 dove puoi creare un modello Word:

• Dalla pagina Impostazioni. Passa a Impostazioni > Modelli > Modelli di documento > Nuovo(). Hai bisogno delle autorizzazioni sufficienti per accedere alla pagina Impostazioni, come Amministratore di sistema o Addetto alla personalizzazione di sistema.

• Da un record. Apri un record come un account nelle Vendite. Vai a Vendite > Client_Accounts > Account attivi personali. Fai clic su un account per aprirlo, quindi fai clic su Altro (…) > Modelli Word > Crea modello Word. I modelli creati qui sono personali e disponibili soltanto all'utente che crea il modello.

• Da un elenco di record. Ad esempio, vai a Vendite > Client_Accounts > Account attivi personali. Seleziona un account singolo, quindi fai clic su Altro (…) > Modelli Word > Crea modello Word.

  

Suggerimento

Per cancellare i modelli di documento personali, procedi come segue:

1. Fai clic su Ricerca Avanzata ().

2. Per Cerca, seleziona Modelli di documento personali.

3. Fai clic su Risultati (!).

4. Seleziona il modello di documento personale da cancellare, quindi fai clic su Elimina ().

Dopo aver selezionato Crea modello Word, seleziona un'entità con cui filtrare, quindi fai clic su Modello Word > Selezioni entità.

Verrà visualizzata la pagina di selezione della relazione.

Cosa sono le relazioni 1:N, N:1 e N:N?

Questo schermo richiede una comprensione della vostra Dynamics 365 struttura di dati. L'amministratore o l'addetto alla personalizzazione di Dynamics 365 può fornire informazioni sulle relazioni tra entità. Per il contenuto di amministrazione, vedi TechNet: Creazione e modifica delle relazioni di entità.

Vengono di seguito riportate alcune relazioni di esempio per l'entità Account.

Relazione	Descrizione
	Un account può avere più contatti.
	Un lead, un account o un contatto possono avere più account.
	Un account può avere più elenchi marketing. Un elenco marketing può avere più account.

Le relazioni selezionate su questo schermo determinano le entità e i campi disponibili successivamente quando definisci il modello Word. Seleziona solo le relazioni necessarie per aggiungere i dati Dynamics 365 al modello Word.

Nota

Per assicurare il download dei documenti in tempo, c'è un limite superiore di 100 per il numero di record correlati restituiti per ogni relazione. Ad esempio, se stai esportando un modello per un account e desideri includere un elenco dei suoi contatti, il documento restituirà al massimo 100 dei contatti dell'account.

Scarica il modello

Fai clic su Scarica il modello nella pagina Seleziona entità per creare un file Word sul computer locale con l'entità esportata inclusa come dati XML.

Passaggio 2: Scheda Abilita developer

Apri il file del modello Word. A questo punto, il documento sembra essere vuoto.

Per vedere e aggiungere i dati XML Dynamics 365, devi abilitare la scheda Developer Word.

1. Vai a File > Opzioni > Personalizza barra multifunzione, quindi abilita Developer.

   

2. Fare clic su OK.

Developer verrà ora visualizzato nella barra multifunzione Word.

Importante! Un problema noto e come evitarlo

C'è un problema noto con i modelli Word e Microsoft Office Word generati da Dynamics 365. Nella sezione successiva, verranno aggiunti i campi di controllo del contenuto XML al modello Word.

Avviso

Alcune cose possono causare l'arresto di Word, richiedendoti di utilizzare Gestione attività per arrestare Word:

• Inserisci un controllo del contenuto diverso da Immagine o Puro normale.

• Hai apportato una modifica al testo, ad esempio sono state aggiunte maiuscole o un testo al controllo del contenuto. Questi cambiamenti possono verificarsi attraverso la correzione automatica e le modifiche da parte dell'utente. Per impostazione predefinita, la correzione automatica di Microsoft Word mette in maiuscolo le frasi. Quando aggiungi un campo di controllo del contenuto, Word lo vede come una nuova frase e lo trasforma in maiuscolo quando si sposta dal campo.

Per impedire problemi con i campi di controllo, procedere nel modo seguente:

Aggiungi soltanto i campi come Testo normale o Immagine

1. Usa il riquadro di mapping XML per aggiungere i campi di entità di Dynamics 365 al modello Word. Verifica solo di aggiungere campi come Testo normale o Immagine.

   

Non apportare modifiche testuali al controllo del contenuto aggiunto

1. Puoi apportare modifiche di formattazione ai campi di controllo del contenuto, ad esempio mettendo in grassetto il testo, ma non puoi apportare altre modifiche di testo, compresa l'applicazione delle maiuscole.

   

Se prevedi una degradazione delle prestazioni o un blocco di Word, prova a disattivare la Correzione automatica.

Disattiva Correzione automatica

1. Con il file di modello aperto in Word, passa a File > Opzioni > Correzione > Opzioni di correzione automatica.

   

2. Annulla la selezione di Applica maiuscola alla prima lettera delle frasi e Usa automaticamente i suggerimenti dal controllo ortografico.

   

3. Deseleziona Trattini (--) con trattino (-) nelle schede Formattazione automatica e Formattazione automatica durante la digitazione.

4. Fare clic su OK.

Se segui le raccomandazioni riportate di sopra, sei pronto a definire il modello Word.

Passaggio 3: Definisci il modello Word

Usa il riquadro di mapping XML per definire il modello Word con i campi di entità Dynamics 365.

1. Nel modello Word, fai clic su Developer > Riquadro di mapping XML.

   

   Lo schema XML predefinito è selezionato.

   

2. Seleziona lo schema XML di Dynamics 365. Non inizierà con “urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   Importante

   Se hai frequenti modifiche involontarie che causa il blocco di Word o causano una degradazione delle prestazioni, verifica di disattivare le opzioni di correzione automatica in base alla sezione: "Un problema noto e come evitarlo".

3. Espandi l'entità Dynamics 365, fai clic con il pulsante destro del mouse sul campo, quindi fai clic su Inserisci controllo del contenuto > Testo normale.

   

Il campo dell'entità di Dynamics 365 viene aggiunto al modello Word.

Aggiungi i campi di entità supplementari, aggiungi le etichette descrittive e il testo e formatta il documento.

Un modello completato dovrebbe somigliare a questo:

Alcuni campi del controllo contenuto inseriti hanno probabilmente più linee di dati. Ad esempio, gli account hanno più di un contatto. Per includere tutti i dati nel modello Word, imposta il controllo del contenuto da ripetere.

Imposta i campi di controllo del contenuto per ripetere

1. Inserisci i campi con i dati che si ripetono in una riga della tabella.

2. Seleziona l'intera riga della tabelle nel modello.

   

3. Nel riquadro Mapping XML, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla relazione che contiene i campi di controllo del contenuto, quindi fai clic su Ripetizione.

   

Quando utilizzi il modello Word in Dynamics 365 per creare un documento, la tabella si popolerà con più righe di dati.

Quando il modello ha i campi e la formattazione che desideri, conservalo e caricalo in Dynamics 365.

Passaggio 4: Caricare il modello Word nuovamente in Dynamics 365

"Quando il modello Word è costruito nel modo desiderato, salvalo in modo da poterlo carica in Dynamics 365.

L'accesso al modello Word appena creato dipende da come lo hai caricato e all'accesso garantito al ruolo di sicurezza. Verifica Usa i ruoli di sicurezza per controllare l'accesso ai modelli.

Gli amministratori di Dynamics 365 possono usare la pagina Impostazioni per caricare il modello Word in Dynamics 365. Un modello caricato nelle Impostazioni è disponibile per tutti gli utenti nell'organizzazione di Dynamics 365.

Per gli amministratori: Caricare il modello Word in Dynamics 365

1. In Dynamics 365, passa a Impostazioni > Modelli > Modelli di documento.

2. Fai clic su Carica modello.

3. Trascina il file Word nella finestra di dialogo o cerca il file.

   

4. Fare clic su Carica.

Gli utenti non amministrativi possono caricare da soli il loro proprio uso da un elenco di record.

Per gli amministratori e i non amministratori che desiderano creare un modello personale: carica il modello Word in Dynamics 365

1. In Dynamics 365 apri una pagina con un elenco di record, ad esempio, l'elenco degli account cliente nelle vendite.

2. Seleziona un elemento singolo come un account, fai clic su Altro (…) > Modelli Word > Crea modello Word.

3. Fai clic su Modello word > Carica.

   

4. Trascina il file Word nella finestra di dialogo o cerca il file.

5. Fare clic su Carica.

Passaggio 5: Generare un documento dal modello Word

Per utilizzare il modello Word creato, procedi nel modo seguente:

1. Apri un record con le informazioni desiderate per creare un documento. Apri, ad esempio, un record di account cliente in Vendite.

2. Fai clic su Altro (…) > Modelli Word, quindi in Modelli Word seleziona il modello creato.

   Se il modello creato non è visibile, ci sono due possibilità:

   1. Verranno visualizzati solo i modelli creati per il tipo di record selezionato (entità). Ad esempio, se apri un record di opportunità, non verrà visualizzato un modello creato con l'entità Account.

   2. Non devi aggiornare Dynamics 365 per vedere il modello. Aggiorna il browser o chiudi e riapri Dynamics 365.

Dopo aver selezionato il modello Word, Dynamics 365 crea un documento Word dal record selezionato.

Prova i modelli Word di esempio

Ci sono cinque modelli Word inclusi con Microsoft Dynamics 365.

I modelli Word di esempio sono stati creati con un tipo di record particolare (entità). Sarà possibile soltanto applicare il modello ai record dello stesso tipo di record.

Nome	Entità
Riepilogo opportunità	Opportunità (area Vendite)
Riepilogo campagna	Campagna (Area marketing)
Riepilogo caso	Caso (area Servizio)
Fattura	Fattura (area Vendite)
Riepilogo account	Client_Account (Aree Vendite, Servizio e Marketing)

Per applicare un modello Word di esempio

1. Apri un record con le informazioni con il tipo di entità che corrisponde al modello di esempio. Ad esempio, apri un record di account cliente nelle vendite per applicare il modello Riepilogo account.

2. Fai clic su Altro (…) > Modelli Word, quindi in Modelli Word seleziona il modello di esempio.

Apri il modello Word appena creato e dagli un'occhiata

Nota

Puoi rivedere ma non modificare i modelli che sono inclusi in Microsoft Dynamics 365.

Considerazioni aggiuntive

Usa i ruoli di sicurezza per controllare l'accesso ai modelli

Gli amministratori Dynamics 365 possono controllare l'accesso ai modelli word con una certa granularità. Per esempio, puoi dare ai venditori accesso di lettura ma non di scrittura al modello Word.

1. In Dynamics 365, fai clic su Impostazioni > Sicurezza > Ruoli di sicurezza.

2. Seleziona un ruolo di sicurezza, quindi fai clic sulla scheda Gestione aziendale.

3. Seleziona Modello del documento per impostare l'accesso per i modelli disponibili all'intera organizzazione. Seleziona Modello del documento personale per i modelli condivisi con diversi utenti.

4. Fai clic sui cerchi per regolare il livello di accesso.

Gli elenchi nei documenti creati non sono nello stesso ordine dei record

Gli elenchi di record creati da un modello personalizzato potrebbero non essere visualizzati nello stesso ordine nei documenti Word come l'ordine in Dynamics 365. I record sono elencati nell'ordine dell'ora e della data in cui sono stati creati.

Vedere anche

Analizza i dati con i modelli di Excel