Liberare spazio di archiviazione in Microsoft Dynamics CRM
Data di pubblicazione: novembre 2016
Si applica a: Dynamics CRM 2015
Di seguito sono illustrate le modalità per ridurre la quantità di spazio di archiviazione utilizzato rimuovendo o eliminando tipi diversi di informazioni da Microsoft Dynamics 365. Utilizzare una o più di queste modalità per controllare l'utilizzo totale dello spazio di archiviazione per i dati di Microsoft Dynamics 365. È possibile eliminare determinate categorie di dati quando necessario oppure configurare processi di eliminazione in blocco ricorrenti a intervalli prefissati.
Avviso
I suggerimenti contenuti in questo argomento includono l'eliminazione di note, allegati, cronologia di importazione e altri dati. Prima di eliminare i dati, assicurarsi che i dati non siano più necessari perché non è possibile ripristinare i dati eliminati. Non è possibile annullare l'operazione né ripristinare i dati eliminati. Di conseguenza, anziché ridurre la quantità di spazio di archiviazione utilizzato, potrebbe essere più opportuno aumentare lo spazio di archiviazione associato alla sottoscrizione di Sottoscrizione a Microsoft Dynamics CRM Online.
Nota
Tutte queste modalità, ad eccezione della 3 e della 5, richiedono che l'utente disponga di un ruolo di sicurezza di amministratore di Microsoft Dynamics 365, come ad esempio l'Amministratore di sistema. In questo modo sarà possibile eliminare record in blocco e processi di sistema.
In questo argomento
Metodo 1: eliminare posta elettronica inviata in blocco e istanze di flusso di lavoro tramite un processo di eliminazione in blocco
Metodo 2: valutare ed eliminare flussi di lavoro sospesi
Metodo 3: rimuovere allegati di posta elettronica tramite la funzionalità Ricerca avanzata
Metodo 4: rimuovere messaggi di posta elettronica con allegati tramite un processo di eliminazione in blocco
Metodo 5: rimuovere note con allegati tramite la funzionalità Ricerca avanzata
Metodo 6: rimuovere note con allegati tramite un processo di eliminazione in blocco
Metodo 7: rimuovere processi di rilevamento in blocco dei duplicati e copie associate di record duplicati
Metodo 8: eliminare istanze di importazione di massa tramite un processo di eliminazione in blocco
Metodo 9: eliminare istanze di processi di eliminazione in blocco tramite un processo di eliminazione in blocco
Metodo 10: Eliminare i registri di controllo
Metodo 1: eliminare posta elettronica inviata in blocco e istanze di flusso di lavoro tramite un processo di eliminazione in blocco
Avviso
Se si eliminano questi dati, non sarà più possibile determinare se il messaggio di posta elettronica sia stato inviato in blocco o se una regola del flusso di lavoro sia stata eseguita su un record. I messaggi di posta elettronica inviati e le azioni eseguite sul record nel flusso di lavoro verranno mantenuti.
Passa a Impostazioni > Gestione dati.
Scegliere Eliminazione in blocco record. Nella barra dei menu, scegliere Nuovo. Verrà avviata la procedura guidata per l'eliminazione di massa.
Scegli Avanti.
Nell'elenco Cerca selezionare Processi di sistema.
Nell'area dei criteri di ricerca aggiungere criteri simili ai seguenti:
Tipo processo di sistema – Uguale a – Posta elettronica inviata in blocco; Flusso di lavoro;
Motivo stato – Uguale a – Completato
Data completamento – Oltre X mesi fa – 1
Raggruppare le tre righe di criteri:
Scegliere la freccia accanto a ogni riga di criteri e quindi scegliere Seleziona riga.
Con tutte e tre le righe selezionate scegliere Raggruppa con AND.
Scegli Avanti.
Nella casella di testo Nome digitare un nome per il processo di eliminazione in blocco.
Selezionare la data e l'ora di inizio del processo, scegliendo preferibilmente un orario nel quale gli utenti non utilizzano Microsoft Dynamics 365.
Selezionare la casella di controllo Esegui il processo dopo ogni e quindi selezionare la frequenza di esecuzione del processo nell'elenco giorni.
Se si desidera ricevere una notifica tramite posta elettronica, selezionare la casella di controllo Al termine del processo invia un messaggio di posta elettronica a (postaelettronica@dominio.com).
Scegliere Avanti, controllare il processo di eliminazione in blocco e quindi scegliere Invia per creare il processo ricorrente.
Metodo 2: valutare ed eliminare flussi di lavoro sospesi
Talvolta i flussi di lavoro passano a uno stato sospeso a causa di una condizione che non può essere soddisfatta o per altri motivi che non consentono il proseguimento del flusso di lavoro.
Avviso
Alcuni flussi di lavoro passano allo stato sospeso perché in attesa di una condizione non ancora soddisfatta, ma che si prevede verrà soddisfatta. Un flusso di lavoro, ad esempio, potrebbe restare in attesa del completamento di un'attività.
Scegliere Ricerca avanzata.
Nell'elenco Cerca selezionare Processi di sistema.
Nell'area dei criteri di ricerca aggiungere criteri simili ai seguenti:
Tipo processo di sistema – Uguale a – Flusso di lavoro
Motivo stato – Uguale a – In attesa
Raggruppare le due righe di criteri:
Scegliere la freccia accanto a ogni riga di criteri e quindi scegliere Seleziona riga.
Con tutte e tre le righe selezionate scegliere Raggruppa con AND.
Scegliere Trova.
Nella finestra dei risultati è possibile aprire ogni elemento per determinare se il flusso di lavoro possa essere eliminato.
Metodo 3: rimuovere allegati di posta elettronica tramite la funzionalità Ricerca avanzata
Avviso
Se si eliminano questi dati, gli allegati non saranno più disponibili in Microsoft Dynamics 365. Se sono stati salvati in Microsoft Office Outlook, tuttavia, gli allegati saranno ancora disponibili in tale applicazione.
Scegliere Ricerca avanzata.
Nell'elenco Cerca selezionare Messaggi di posta elettronica.
Nell'area dei criteri di ricerca aggiungere criteri simili ai seguenti:
Allegati di posta elettronica (elemento)
Dimensioni file (byte) – È maggiore di - Nella casella di testo digitare un valore byte, ad esempio 25000.
Scegliere Risultati.
In Attività verrà visualizzato un elenco di messaggi di posta elettronica con allegati di dimensioni maggiori di "X" byte. Verificare i messaggi di posta elettronica ed eliminare gli allegati in base alle esigenze.
Metodo 4: rimuovere messaggi di posta elettronica con allegati tramite un processo di eliminazione in blocco
Avviso
Se si eliminano questi dati, i messaggi di posta elettronica e gli allegati associati non saranno più disponibili in Microsoft Dynamics 365. Se sono stati salvati in Microsoft Office Outlook, tuttavia, gli allegati saranno ancora disponibili in tale applicazione.
Passa a Impostazioni > Gestione dati.
Scegliere Eliminazione in blocco record e nella barra dei menu, scegliere Nuovo. Verrà avviata la procedura guidata per l'eliminazione di massa.
Scegli Avanti.
Nell'elenco Cerca selezionare Messaggi di posta elettronica.
Nell'area dei criteri di ricerca aggiungere criteri simili ai seguenti:
Motivo stato – Uguale a – Completato
Fine effettiva – Oltre X mesi fa – 1
Allegati di posta elettronica (elemento)
Dimensioni file (byte) – È maggiore di – Nella casella di testo digitare un valore byte, ad esempio 25000.
Raggruppare le prime due righe di criteri:
Scegliere la freccia accanto a ogni riga di criteri e quindi scegliere Seleziona riga.
Dopo avere selezionato entrambe le righe, scegliere Raggruppa con AND.
Scegli Avanti.
Nella casella di testo Nome digitare un nome per il processo di eliminazione in blocco.
Selezionare la data e l'ora di inizio del processo, scegliendo preferibilmente un orario nel quale gli utenti non utilizzano Microsoft Dynamics 365.
Selezionare la casella di controllo Esegui il processo dopo ogni e quindi selezionare la frequenza di esecuzione del processo nell'elenco giorni.
Se si desidera ricevere una notifica tramite posta elettronica, selezionare la casella di controllo Al termine del processo invia un messaggio di posta elettronica a (postaelettronica@dominio.com).
Scegliere Avanti, controllare il processo di eliminazione in blocco e quindi scegliere Invia per creare il processo ricorrente.
Metodo 5: rimuovere note con allegati tramite la funzionalità Ricerca avanzata
Avviso
Se si eliminano questi dati, le note e gli allegati associati non saranno più disponibili in Microsoft Dynamics 365.
Scegliere Ricerca avanzata.
Nell'elenco Cerca selezionare Note.
Nell'area dei criteri di ricerca aggiungere criteri simili ai seguenti:
Dimensioni file (byte) – È maggiore di – Nella casella di testo digitare un valore byte, ad esempio 1048576.
Scegliere Risultati.
Verrà visualizzato un elenco di allegati di dimensioni maggiori rispetto al valore specificato.
Selezionare singoli allegati o più allegati e quindi scegliere Elimina (X).
Metodo 6: rimuovere note con allegati tramite un processo di eliminazione in blocco
Avviso
Se si eliminano questi dati, le note e gli allegati associati non saranno più disponibili in Microsoft Dynamics 365.
Passa a Impostazioni > Gestione dati.
Scegliere Eliminazione in blocco record e nella barra dei menu, scegliere Nuovo. Verrà avviata la procedura guidata per l'eliminazione di massa.
Scegli Avanti.
Nell'elenco Cerca selezionare Note.
Nell'area dei criteri di ricerca aggiungere criteri simili ai seguenti:
Dimensioni file (byte) – È maggiore di – Nella casella di testo digitare un valore byte, ad esempio 1048576.
Data creazione – Oltre X mesi fa – 1
Raggruppare le due righe di criteri:
Scegliere la freccia accanto a ogni riga di criteri e quindi scegliere Seleziona riga.
Con tutte e tre le righe selezionate scegliere Raggruppa con AND.
Scegli Avanti.
Nella casella di testo Nome digitare un nome per il processo di eliminazione in blocco.
Selezionare la data e l'ora di inizio del processo, scegliendo preferibilmente un orario nel quale gli utenti non utilizzano Microsoft Dynamics 365.
Selezionare la casella di controllo Esegui il processo dopo ogni e quindi selezionare la frequenza di esecuzione del processo nell'elenco giorni.
Se si desidera ricevere una notifica tramite posta elettronica, selezionare la casella di controllo Al termine del processo invia un messaggio di posta elettronica a (postaelettronica@dominio.com).
Scegliere Avanti, controllare il processo di eliminazione in blocco e quindi scegliere Invia per creare il processo ricorrente.
Metodo 7: rimuovere processi di rilevamento in blocco dei duplicati e copie associate di record duplicati
Ogni volta che viene eseguito un processo di eliminazione dei duplicati, una copia di ogni record duplicato viene archiviata nel database come parte del processo di eliminazione dei duplicati. Se, ad esempio, sono presenti 100 record duplicati, ogni volta che si esegue un processo di eliminazione dei duplicati che individua tali duplicati, sia che si tratti di un processo manuale o ricorrente, i 100 record duplicati verranno archiviati nel database all'interno dell'istanza del processo duplicato fino a quando i duplicati non verranno uniti o eliminati o fino a quando non verrà eliminata l'istanza di tale processo di eliminazione dei duplicati.
Passa a Impostazioni > Gestione dati.
Choose Processi di rilevamento duplicati.
Selezionare le istanze del processo di rilevamento dei duplicati che si desidera eliminare e quindi scegliere Elimina (X).
Per evitare lo spreco di spazio di archiviazione, assicurarsi che i duplicati vengano risolti tempestivamente in modo da impedirne la segnalazione in più processi di eliminazione dei duplicati.
Metodo 8: eliminare istanze di importazione di massa tramite un processo di eliminazione in blocco
Ogni volta che si esegue un'importazione di massa, all'importazione è associato un processo di sistema. Nei dettagli del processo di sistema vengono illustrati i record importati correttamente e quelli non importati.
Avviso
Dopo avere eliminato i processi di importazione di massa, non sarà più possibile determinare i dati importati né eseguire il rollback dell'importazione.
Passa a Impostazioni > Gestione dati.
Scegliere Eliminazione in blocco record e nella barra dei menu, scegliere Nuovo. Verrà avviata la procedura guidata per l'eliminazione di massa.
Scegli Avanti.
Nell'elenco Cerca selezionare Processi di sistema.
Nell'area dei criteri di ricerca aggiungere criteri simili ai seguenti:
Tipo processo di sistema – Uguale a – Importazione
Motivo stato – Uguale a – Completato
Data completamento – Oltre X mesi fa – 1
Raggruppare le tre righe di criteri:
Scegliere la freccia accanto a ogni riga di criteri e quindi scegliere Seleziona riga.
Con tutte e tre le righe selezionate scegliere Raggruppa con AND.
Scegli Avanti.
Nella casella di testo Nome digitare un nome per il processo di eliminazione in blocco.
Selezionare la data e l'ora di inizio del processo, scegliendo preferibilmente un orario nel quale gli utenti non utilizzano Microsoft Dynamics 365.
Selezionare la casella di controllo Esegui il processo dopo ogni e quindi selezionare la frequenza di esecuzione del processo nell'elenco giorni.
Se si desidera ricevere una notifica tramite posta elettronica, selezionare la casella di controllo Al termine del processo invia un messaggio di posta elettronica a (postaelettronica@dominio.com).
Scegliere Avanti, controllare il processo di eliminazione in blocco e quindi scegliere Invia per creare il processo ricorrente.
Metodo 9: eliminare istanze di processi di eliminazione in blocco tramite un processo di eliminazione in blocco
Durante l'eliminazione di massa dei dati, come in molti dei metodi descritti in questo articolo, viene creato un processo di sistema di eliminazione di massa, che può essere eliminato.
Avviso
Al termine dell'eliminazione di tali processi, la cronologia dei processi di eliminazione di massa eseguiti in precedenza non sarà più disponibile.
Passa a Impostazioni > Gestione dati.
Scegliere Eliminazione in blocco record e nella barra dei menu, scegliere Nuovo. Verrà avviata la procedura guidata per l'eliminazione di massa.
Scegli Avanti.
Nell'elenco Cerca selezionare Processi di sistema.
Nell'area dei criteri di ricerca aggiungere criteri simili ai seguenti:
Tipo processo di sistema – Uguale a – Eliminazione in blocco
Motivo stato – Uguale a – Completato
Data completamento – Oltre X mesi fa – 1
Nota
È inoltre possibile eliminare processi non riusciti o annullati.
Raggruppare le tre righe di criteri:
Scegliere la freccia accanto a ogni riga di criteri e quindi scegliere Seleziona riga.
Con tutte e tre le righe selezionate scegliere Raggruppa con AND.
Scegli Avanti.
Nella casella di testo Nome digitare un nome per il processo di eliminazione in blocco.
Selezionare la data e l'ora di inizio del processo, scegliendo preferibilmente un orario nel quale gli utenti non utilizzano Microsoft Dynamics 365.
Selezionare la casella di controllo Esegui il processo dopo ogni e quindi selezionare la frequenza di esecuzione del processo nell'elenco giorni.
Se si desidera ricevere una notifica tramite posta elettronica, selezionare la casella di controllo Al termine del processo invia un messaggio di posta elettronica a (postaelettronica@dominio.com).
Scegliere Avanti, controllare il processo di eliminazione in blocco e quindi scegliere Invia per creare il processo ricorrente.
Metodo 10: Eliminare i registri di controllo
Quando si abilita il controllo, in Microsoft Dynamics 365 vengono creati registri di controllo per archiviare la cronologia di controllo dei record. Quando non sono più necessari, è possibile eliminare i registri di controllo per liberare spazio.
Avviso
Quando si elimina un registro di controllo, non è più possibile visualizzare la cronologia di controllo per il periodo relativo a tale registro di controllo.
Vai a Impostazioni > Controllo.
Nell'area Controllo scegliere Gestione registri di controllo.
Selezionare il registro di controllo meno recente, quindi scegliere Elimina log.
Nel messaggio di conferma scegliere OK.
Nota
È possibile eliminare solo il registro di controllo meno recente nel sistema. Per eliminare più di un registro, è necessario ripetere l'eliminazione del registro di controllo meno recente disponibile finché non sono stati eliminati i registri sufficienti.
Vedere anche
Gestire i dati
Crittografia dati
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